Arhiivi-talgud

Kevad ongi käes. Kevade üks olulisemaid teemasid on korrastamine ja koristamine. Teeme suurpuhastuse, pühime tolmu, koristame kappe, viskame minema vanakskantud saapad.

Kevad käes – aeg üle vaadata ka kooli arhiiv.

Kuidas alustada arhiivi korrastamist?

Alustame paberkandjal arhiiviosaga. Kõigepealt vaadake ringi – mis juba olemas on: toimikute nomenklatuurid, toimikute loetelud, dokumentide loetelud, nimistud, arhiivi ülevaade (endise nimetusega arhivaalide loetelud), hindamisotsused vms.

Siis tuleb ikkagi üles leida koht, kus on varasemad dokumendid hoiul (tavaliselt kelder või pööning; hea kui riiulitel, tihtipeale kastides).

Nüüd siis kõige mustem töö – tuleb saada ülevaade, mis tegelikult olemas on. Vanemaid toimikuid saab võrrelda nimistutega, arhivaalide loeteludega. Mida kirjas ei ole, tuleb kirja panna. Vaadata toimikud üle ka selle pilguga, millel on säilitustähtaeg möödunud, need tuleks hävitada. Kui leiate dokumente, mis ei ole paigutatud toimikutesse, siis tuleb need läbi vaadata ja püüda aru saada, mis väärusega on dokumentides sisalduv informatsioon. Seejärel saate otsustada, mida selliste dokumentidega teha – kas on vaja korrastada või mida võib hävitada.

Säilitamist vajavad dokumendid tuleb korrastada. Kuidas seda teha, vaata Rahvusarhiivi kodulehelt: http://www.ra.ee/arhiivihaldus/juhised/.

Selgus olemas, tuleb toimikud kanda arhiivi ülevaatesse, säilitustähtaja ületanud toimikud hävitada (NB! Kindlasti koostada hävitamise akt).

Hiljuti olid talgud „Teeme ära“.

Sellel aastal võiksime teha ka arhiivi-talgud! Saame paberkandjal arhiiviosad korda!

Anu Koiduaru, arhivaar

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga