Elektrooniline dokumendihaldussüsteem – organisatsioonikultuuri hoidja?

Asjaajamine, info- või teabehaldus, dokumendihaldus – need on vaid mõned kasutusel olevatest terminitest iseloomustamaks tööd dokumentide ja seda ümbritsevaga. E-riigina on digitaalsuse areng ning sellega seonduvad uuendused andnud nii avalikus sektoris, ettevõtetes aga ka indiviidide argises elus dokumendihaldusele täiesti teistsuguse hingamise. Aastate eest välja öeldud märksõnad nagu paberivaba asjaajamine, liidestamine, koosvõime ning tõhusus on teinud tubli sammu edasi ja sündinud on uus kontseptsioon – teenusepõhisus. Ma ei keskendu siinkohal uuele määrusele, aga mainin ära, et selle rakendamine nõuab meilt varasemate parimate praktikate hoolikat analüüsimist ning jätkusuutlike detailide taaskasutamist. Arusaadavalt peame senisest veelgi rohkem panustama olemasoleva süsteemsuse tõhustamisele, aga kui jätame kõrvale organisatsioonikultuuri – ajas tekkinud normide kogumi, mida võime segatuna tehnoloogiliste arengutega nimetada isegi asutuse infokultuuriks, ei pruugi tulemus enam ootustele vastata. Kas asutuse kultuur võib tõepoolest olla infosüsteemidega nii tugevas seoses?

Ajalooliselt, klassikaliselt võime kultuuri all silmas pidada kunsti, kirjandust ning ideid ja seda kõike väga klassipõhiselt. Ühesõnaga, kultuur on midagi sellist, mida mõnel ühiskonnal (või täpsemini, mõne ühiskonna mõnel rühmal) oli ja teistel mitte¹. Igasuguses keskkonnas kehtib sama põhimõte ning organisatsioon ei ole sisuliselt midagi muud, kui ühiskond, mis koosneb samuti klassidest – hierarhiast. Juba 1923. aastal märkis Mannheim² oma essees, et kui ei oleks inimeste vahelist sotsiaalset interaktsiooni, määratletavat sotsiaalset struktuuri ja kindlale jätkusuutlikkusele tuginevat ajalugu, siis generatsiooni, kui sotsiaalselt fenomeni, ei eksisteeriks. Seda mõtet saab tegelikult kohandada ka igale asutusele, sest ühiskondade, sh organisatsioonide aluseks on alati olnud informatsioon, üksteisega suhtlemine ning põlvest põlve (ametikohalt ametikohale) teadmiste edasi andmine. Võime sellist infokäitumist mõista nähtusena, mida vormitakse organisatsiooni kliima, ehk sisuliselt kultuuri poolt³, mis omakorda koosneb üldistest, jagatud väärtustest ning grupipõhistest (osakonna põhistest) käitumisnormidest. Informatsioonikultuur on seega vaieldamatult osa organisatsioonikultuurist ning ongi põhiliselt mõjutatud just teabest³. Sotsiaalses võtmes võiks informatsioonikultuuri defineerida kui ühiskonnas väljakujunenud normide ja mustrite kasutamist teabe vahetamise eesmärgil. Taaskord, võtmeroll on just informatsiooni jagamisel, mille mõjuriks on omakorda teabe tähtsuse tajumine ning uue informatsiooni liigitamise põhimõtted. Kui oluliseks keegi saadud informatsiooni peab, määrab ära ka teabe edastamise kiiruse ning skoobi. Mõju dokumendihaldusele tuleneb just inimfaktorist, st hoiakutest, teadlikkusest ning oskustest. See kõik toetab väga tugevalt seost infokultuuri ning elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDHS) vahel, sest asutused, kes on EDHS’i kasutusele võtnud või uue vastu vahetanud, on pidanud juurutamisprotsessides nentima just sotsiaalse mõõtme osakaalu tähtsust.

EDHS on loodud vähendama bürokraatiat ja inimteguritest tulenevaid vigu. Selle põhiliseks kasuteguriks on protsesside kiirendamine ning kvaliteedi ja usaldusväärsuse tõstmine. EDHS’i kasutatakse eelkõige organisatsiooni tegevuse tõendamiseks, kasutajate töö tõhustamiseks, kontrollimiseks ning kiirendamiseks läbi süsteemsete, eeldefineeritud töövoogude. Siit nähtub, et selliste süsteemide kasutamine on kasutajatega ning nende harjumustega üldjuhul kooskõlas. Samas, tõhususe säilitamiseks on asutuse loomulikuks arengusammuks protsesside ajas ümberhindamine ja eelnevate tegevuste analüüsimine mis mõjutab organisatsiooni kõiki liikmeid. Ka dokumendihalduses on toimunud suured muudatused – lisandunud on uusi nõudeid, termineid, standardeid ning õigusakte. Kõige lihtsama näitena saab välja tuua paberdokumentide osakaalu ning olulisuse muutuse. Töö- ja teabemahu suurenemisega on ilmselgelt tekkinud vajadus informatsiooni veelgi kiirema jagamise järele, mistõttu on suurel määral paberist kas täielikult loobutud või on paberi kasutamise osakaal järjest vähenemas. Siin tulebki mängu EDHS, mis on osa asutuse kultuurist ning korrektse juurutamise korral kinnistab kasutajates infokäitumuslikke norme. EDHS on tugevas seoses üldise kommunikatsiooniga, sest infokäitumine asutuses johtub eelkõige just inimeste vahelisest suhtlemisest, mis omakorda aitab kaasa organisatsioonikultuuri arengule ning EDHS’i kasutamise normidele.

Niisiis, EDHS’i kasutatakse eelkõige asutuses välja kujunenud suhtlemisnormide ühtlustamiseks ning formaliseerimiseks. Hea süsteemi tunnuseks on selle aktiivne argine kasutamine toetades asutuse protsesse, mille käigus luuakse või omakorda saadakse asutuse tegevuseks vajalikke dokumente. Lisaks EDHS’i funktsionaalsusele, mis tagab informatsiooni kindlapiirilise vormingu, seisab süsteem hea selle eest, et asutuse üldises suhtluses tekkinud (mitte)formaalsed harjumused ei kahjustaks loodud teabe tõendusväärtust. Organisatsiooni- ning informatsioonikultuur on läbi asutuses väljakujunenud normide ja teabe omavahel väga tihedalt seotud ning EDHS’i kasutatakse just teabele struktuuri loomiseks ja säilitamiseks. Tõsi, see ei pruugi alati olla teadlik tegevus, kuid organisatsioonikultuuri mõju töötajate infokäitumisele on kahtlemata sümbioosne nähtus. Ühelt poolt sätestab EDHS mängureeglid töötajate omavahelises suhtlemises, teisalt sõltuvad need samad mängureeglid töötajate hoiakutest, väärtustest ning uskumustest. Seega võib väita, et dokumendihaldussüsteem tõepoolest hoiab asutuse organisatsiooni- ja informatsioonikultuuri sidudes kasutajate tööalase infokäitumise indiviidi enda hoiakutega, käitumisnormidega ning harjumustega.

Mait Kask, haldusala dokumendihalduse koordinaator

__________________________________________________________________

¹Burke, P. (2004). Kultuuriajaloo ühtsus ja mitmekesisus. (A. Väljataga, Toim.) Tuna (4), 102-117. Allikas: http://www.arhiiv.ee/public/TUNA/Artiklid_Biblio/BurkePeter_Kultuuriajaloo_TUNA2004_4.pdf

²Sundqvist, A., & Proscovia, S. (2016). Information culture and records management: a suitable match? Conceptualizations of information culture and their application onrecords management. International Journal of Information Management, 9-15.

³Wright, T. (2013). Information culture in a government organization. Records Management Journal, 23(1), 14-36.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga