Värbamisest ja valikust HTM-s

Haridus- ja Teadusministeerium sai käesoleva aasta aprillis endale uue värbamise ja valiku korra, millega kehtestati teenistujate värbamise ning valiku põhimõtted ministeeriumis. Varasemalt oli kord üks HTM personalipoliitika lisadest, kuid eraldi õigusaktina kinnitati see esmakordselt. Lisaks värbamise ja valiku protseduurikirjeldusele leiab uuest korrast ka esildise vormi teenistuja värbamiseks ning valimistulemuste protokolli näidise. Uues korras on eraldi välja toodud ka teenistujatele esitatavad  kvalifikatsiooninõuded, mida hakatakse kohaldama uutele teenistujatele.

Värbamist ja valikut korraldab ministeeriumis personali- ja dokumendihalduse osakond, kes kaasab valikuprotsessi valitava teenistuja tulevase vahetu juhi ning vajadusel ka teisi teenistujaid või eksperte. Enne värbamist on oluline välja selgitada täiendava tööjõu vajadus ning selleks analüüsitakse olemasolevat tööjõudu, tööülesannete jaotust ja muud ning otsustatakse, kas värbamine on vajalik või mitte. Värbamine algab vahetu juhi koostatud esildisest, kus ta kirjeldab ära kõik värbamise ja valiku protsessi puudutavad asjaolud, kooskõlastab selle rahandusosakonnaga finantside olemasolu hindamiseks. Lõpliku kooskõlastuse uue teenistuja värbamise esildisele annab kantsler.

Äsjavalminud kord kirjeldab ära konkursikuulutuse protsessi ning ka kuulutusele kehtestatud nõuded. Lisaks on uues korras kirjas värbamise viisid, kus lisaks avalikule konkursile ja sisekonkursile on eraldi välja toodud ka sihtotsing. Ametnike värbamise puhul kasutakse sihtotsingut vaid juhul kui avalik või sisekonkurss on luhtunud. Töötajate värbamise puhul siis, kui on alust arvata, et konkursiga ei ole võimalik või mõistlik antud ametikohta täita. Haridus- ja Teadusministeeriumi kõik avalikud konkursid kuulutatakse välja Töötukassa veebilehel, ministeeriumi sise- ja välisveebis, tööotsinguportaalis CV Online ja Facebookis. Värbamiskanalid on suures osas erinevate konkursside lõikes sarnased, kuid lähtuvalt teenistuskoha tegevusvaldkonnast võivad need vähesel määral ka erineda. Näiteks võib kasutada erinevaid erialaliste kuulutuse jagamiseks jne.

Eraldi on korras välja toodud konfidentsiaalsusnõue, mis tähendab seda, et konkursi raames saadud informatsiooni kolmandatele isikutele ei väljastata. Samuti sätestab see punkt kohustuse kandidaate võrdselt kohelda.

Personalivaliku käigus määratakse kindlaks kandidaatide sobivus teenistuskohale ja selleks kasutatakse erinevaid hindamismeetodeid. Kandideerimisdokumentide analüüs ja intervjuud on need kaks hindamismeetodit, mida kasutatakse iga konkursi puhul. Teised meetodid (n testid, grupitööd, näidiskaasuste lahendamine jms) on valikulised ja nende vajadus selgitatakse välja valikuprotsessi käigus. Taustauuringu teeb värbaja ja alati kandidaadi eelneval nõusolekul ja /või kandidaadi poolt esitatud soovitaja(te)ga vesteldes. See tähendab seda, et ühiste tuttavate kaudu kandidaadi kohta lisainformatsiooni küsida ei tohiks.

Uues korras on ära kirjeldatud ka vestluste läbiviimise protseduur. Vestlusi juhib värbaja, kes teeb sissejuhatuse, küsib üldisi küsimusi ning ka lõpetab vestluse. Lisaks viibib vestluse juures ka valitava teenistuja vahetu juht ning vajadusel ka mõni muu isik. Hea oleks, kui vestlusel ei oleks väga palju inimesi, sest vastasel juhul on kandidaat nõrgemas positsioonis. Valiku langetamisel avaldavad oma arvamuse kandidaatide võimaliku teenistuskohale sobivuse kohta kõik valikuprotsessis osalenud isikud. Väljavalitud teenistuja peab vastama sama korraga kehtestatud teenistujate kvalifikatsiooninõuetele.

Ministeeriumi kord näeb ette hea tava, et väljavalitud kandidaati teavitab otsusest vahetu juht ning teeb kandidaadile pakkumise tööle asuda. See pakkumine tehakse tavaliselt telefoni teel ning lisaks lepitakse kokku ka uus kohtumine juhi ja tööle tuleva inimese vahel, et täpsustada tööle tuleku detaile (näiteks tööle tuleku kuupäev, palk jne). Ametikohale mittevalitud kandidaate teavitab värbaja e-kirja teel peale lõpliku valiku tegemist. Korda on pandud kirja ka kandidaadi õigus küsida enda kohta värbajalt selgitusi ja põhjendusi teda puudutavates otsustes. See tähendab seda, et ka peale konkursi lõppu peavad värbaja ja teised valikuprotsessis osalenud isikud olema valmis vajadusel kandidaadi soovil jagama täiendavaid selgitusi.

Ministeeriumi värbamise ja valiku korra järgi loetakse konkurss luhtunuks, kui ei laekunud ühtegi avaldust, ükski kandidaat ei vastanud teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele või väljavalitud kandidaat loobub tööle tulemisest. Peale luhtunud konkurssi on võimalik välja kuulutada uus konkurss (avalik või sisekonkurss) või minna edasi sihtotsinguga. Otsus konkursi luhtumise kohta tuleb teha 120 päeva jooksul pärast konkursi osalemiseks määratud tähtaja möödumist. Asutuse juhil või tema volitatud isikul on võimalus peale konkursi luhtumist 120 kalendripäeva jooksul nimetada ametikohale või võtta tööle isik ilma konkurssi korraldamata. Valikuprotsess lõppeb protokolli vormistamisega (sh ka luhtumise puhul). Protokolli allkirjastavad värbaja ja valitava teenistuja vahetu juht ning protokoll registreeritakse dokumendihaldussüsteemis.

Margot Saluse, personaliarenduse juhtivekspert

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga