Dokumentide avalikustamine ja AK märge

Juba 2009. aasta algusest on kõikidel avaliku sektori asutustel kohustus kuvada dokumendiregistris registreeritud dokumendid oma veebilehel. Seega kõik elektroonilises dokumendihaldussüsteemis registreeritud dokumendid, mis ei ole märgitud asutusesiseseks kasutamiseks (AK), avalikustatakse pärast allkirjastamist/registreerimist asutuse avalikus dokumendiregistris (ADR).

Juurdepääsupiirangu seadmist reguleerib nii avaliku teabe seadus (AvTS) § 35 kui ka erinevad valdkondlikud õigusaktid. Avaliku teabe seaduse juurde on kinnitatud üldjuhend, mis selgitab head haldustava avaliku teabe seaduse täitmisel.

Milline teave on salajane või avalik, saab täpsemalt lugeda ka Andmekaitse Inspektsiooni kodulehelt.

Vaata ka korduma kippuvaid küsimusi Andmekaitse Inspektsiooni kodulehelt.

Dokumendihalduses kasutame igapäevaselt juurdepääsupiiranguid. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on kehtestanud juurdepääsupiirangute klassifikaatorid, mille viimane versioon on leitav Riigi Infosüsteemide Ameti kodulehelt. Antud klassifikaatorid on tervikloend dokumentidele juurdepääsupiirangute kehtestamise õiguslikest alustest.

AK märge dokumendil (kui teabekandja võimaldab) märgitakse suurtähtedega «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS». Märkele lisatakse teabevaldaja nimi, juurdepääsupiirangu algus- ja lõppkuupäev ning alus.

Ministeeriumi näide märkest väljaminevast kirjast:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.01.2018

Kehtib kuni: 31.12.2022

Alus: 5 aastat - AvTS § 35 lg 1 p 3

Teabevaldaja: Haridus- ja Teadusministeerium

Lisaks dokumendile märgitakse juurdepääsupiirangu info ka dokumendihaldussüsteemi.

Avaliku teabe seadusest tulenevalt kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastaks, alates isiku sünnist. Teistel juhtudel kehtestatakse dokumendile piirang kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Juurdepääsupiirangut võib pikendada kuni viie aasta võrra, kui piirangu põhjus püsib. Erandiks on näitkes struktuuritoetusi reguleerivad õigusaktid, mis sätestavad juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäevalaselt.

Piirangute kohaldamise, tühistamise ja pikendamise otsustab asutuse juht või tema poolt volitatud isik.

HEA TEADA!

  • Dokumendi koostaja vastutab dokumendile juurdepääsupiirangu (kas dokument on avalik või juurdepääsupiiranguga) märkimise ja piirangu aluse kohaldamise eest!
  • Kui koostad dokumenti, mille saajaks/üheks osapooleks on kodanik, siis kirjuta elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kuvatavale väljale kodaniku ees- ja perekonnanime initsiaalid (nt „Kodanik M. A.“). Oluline, sest AvTS § 12 p (31) kohaselt ei tohi kodaniku nime ADRi avalikus vaates kuvada.
  • Kui asutusele (ka otse teenistuja e-postile) edastatud dokumendil puudub juurdepääsupiirangu märge, kuid dokument on sisust tulenevalt siiski juurdepääsupiiranguga, tuleb sellele registreerimisel lisada piirang ning teavitada sellest dokumendi saatjat.

 

Aire Õismäe, dokumendihalduse peaspetsialist

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga