Tibusid loetakse sügisel – edukad arengu- ja hindamisvestlused HTMis

2018. aastal alustasime vestluste ettevalmistustega juba varakevadel.

HTMis on arengu- ja hindamisvestluste administreerimiseks kasutusel PlanPro infosüsteem juba aastast 2013. Siiani esines infosüsteemis mitmeid probleeme, nii tehnilisi kui ka sisulisi. Esmane vajadus seisnes välja selgitamisel, kas loobuda antud süsteemist sootuks või leida võimalusi olemasoleva süsteemiga jätkamiseks. Otsus langes viimase variandi kasuks. Selleks, et ühte süsteemi oleks võimalik tõhusamaks muuta, oli vaja eelnevalt analüüsida, mis on hästi ja mis halvasti. Hindamiseks viisime läbi kaks erinevat analüüsi. Esimene kandis sisulist mõõdet, mille tulemusena saime sisendi ankeetide parandamise ja täiendamise jaoks ning teine, tehnilisem analüüs, andis meile omakorda võimaluse ära kaardistada tehnoloogilised kitsaskohad. Tegevuskava nägi ette esmalt tehniliste probleemide kõrvaldamise, mis omakorda võimaldaks seeläbi tegeleda efektiivselt sisuprobleemidega.

Tehnilisema poole pealt tegelesime esmalt teenistujate struktuuri loomisega, mille alla kuuluvad nii infosüsteemi kasutajaõigused kui ka kasutajarollid tulevaste vestluste läbiviimiseks. Põhilist tähelepanu nõudsid Internet Exploreri veebilehitseja iseärasustest tingitud tarkvaralised parendused ning teiste levinud veebilehitsejate toe lisandumine. Hilisemas etapis lisandus PlanPro keskkonda ka ID-kaardiga autentimise võimekus.

Lisaks vaatasime üle kõik vestluste ankeedid (arengu- ja hindamisvestlused, lahkumisvestlused ja katseajavestlused). Täiendasime ankeetide kujundust ja sisu, mis eelkõige tähendas küsimuste muutmist, lisamist või eemaldamist. Kuna tehnilise poole pealt lisandus järk-järgult uut funktsionaalsust, mis tihtilugu aitas kaasa uute ankeetide valmimisele ja võimaldas muuta olemasolevad ankeedid lihtsamini täidetavaks ning välimuselt kaasaegsemaks. Keskkond sai kasutusvalmiks möödunud aasta maikuus, kuid kuna suvi tuli oodatust varem, siis otsustasime siiski keskkonnaga aktiivselt tegelema asuda alles peale suvist puhkuste perioodi.

Augustis korraldamise juhtidele arenguvestluste koolituse, kus koolitaja keskendus vestluste korraldamise teoreetilistele aspektidele ja headele tavadele ning meie omalt poolt pakkusime HTMile omaseid näiteid ja selgitasime PlanPro tehnilisi nüansse. Erilist tähelepanu pöörasime teavitusvajadusele ning kutsusime üles juhte oma osakondades teavitustööd tegema: mis need arengu- ja hindamisvestlused on, mis on nende eesmärk, kuidas neid efektiivselt läbi viia nii vestleja kui alluva rollis ning pakkusime võimalust kaasata aruteludesse ka personali- ja dokumendihalduse osakonna inimest. Antud võimalust kasutasid edukalt viis osakonda.

Arengu- ja hindamisvestluste perioodi avasime sel korral juba septembris, mis tähendas, et aega oli vestlusi pidada kauem kui varasemalt. Välja saatsime PlanPros kokku 180 ankeeti ning tegevusele tõmbasime joone alla 11. novembril, mil saabus ametlik vestlusperioodi lõpp. Tulemused olid üle ootuste positiivsed ning statistikagi pani PlanPros imestusest silmi hõõruma. Vestlused olid edukalt sooritatud kõigil 180 teenistujal, kellele ankeet algselt välja saadeti ning mis omakorda tähendas seda, et esimest korda saime öelda, et meie eesmärk sai 100%-liselt täidetud.

Kuhu edasi?

  • 2019. aasta vestlused on plaanis teha terve aasta jooksul täidetavaks, mis tähendab seda, et meil on üks ankeet aktiivne terve aasta, et oleks võimalik seada töös vahe-eesmärke, neid jooksvalt hinnata ning alles sügisel kokkuvõtteid tegema asuda.
  • 2019. aasta veebruaris toimub arengu- ja hindamisvestluste koolitus tervele organisatsioonile. See tähendab seda, et lisaks juhtidele koolitame ka kõiki teisi, et vestlustest tulevikus veel rohkem kasu oleks.

Margot Saluse

HTM personali- ja dokumendihalduse osakonna personaliarenduse juhtivekspert

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga