Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 4

Head kolleegid!

Loodame, et selle aasta esimeses infokirjas avaldatud postitused pakuvad erialast huvi kõigile personalitöö ja dokumendihalduse valdkonnas tegutsejatele.

Värskes infokirjas annab meie hea kolleeg Urmas Jaagusoo HTM-i riigivaraosakonnast ülevaate keskse hankimise ja ühishankimise võimalusest.

Personali- ja dokumendihalduse osakonna jurist Ragne Tsäkko jätkab tööõiguse põhimõistete teemal. Seekord räägitakse töölepingute lõpetamisest. Samuti annab Ragne ülevaate haldusala asutuste juhtide töösuhteid reguleerivatest uutest aktidest.

Hästi õnnestunud arenguvestluste perioodist HTM-s teeb kokkuvõtte meie osakonna juhtivekspert Margot Saluse.

RTIP-i koolitusmooduli iga-aastase “suurpuhastuse”  asjus annab näpunäiteid  personali- ja dokumendihalduse osakonna koolitus- ja arendustegevuse peaekspert Sören Jakobson.

Ministeeriumi haldusala asutuste dokumendihalduse väljakutsete ja arenguvajaduste teemalisel kokkusaamisel toimunud arutelu kohta annab ülevaate haldusala dokumendihalduse koordinaator Mait Kask.

Järgmises infokirjas toome teieni aga kindlasti haldusala personalitöö hea tava kokkuleppe teksti, mida möödunud aasta detsembris Tartus koos arutasime.

Tartus, 5.12.2018 haldusala personalitöö hea tava arutelu

 

 

 

Uued töösuhet reguleerivad aktid haldusala juhtidele

Möödunud aasta teisel poolel asus personali- ja dokumendihalduse osakond koos sisuosakondadega kaasajastama haldusala asutuste juhtidele mõeldud õigusakte.

Selle käigus muudeti kolme ministeeriumi haldusala asutuste juhtidele kohalduvat õigusakti: palgajuhend, puhkusejuhend ja lähetusjuhend.

Uus palgajuhend hakkab kehtima 1. märtsist 2019. Peamised muudatused palgajuhendis on järgmised: sätestatakse erinevate tasuliikide mõisted ning defineeritakse mõisted tulemuspalk (tasu, mida makstakse tööplaanis ja/või ametijuhendis sätestatud ja/või muul viisil kokkulepitud tööülesannete kvaliteetse ja tähtaegse täitmise eest) ning preemia (preemiat makstakse ühekordse lisatasuna silmapaistvate töötulemuste eest). Juhendis sätestatakse täpsem regulatsioon tulemustasu maksmise tingimuste kohta ning antakse ka täiendav võimalus maksta põhjendatud juhtudel täiendavat tulemuspalka.

Uuendusena sätestatakse juhendis õigus maksta asutuse juhile toetusi ja hüvitisi ühtsetel alustel ministeeriumi teenistujatega. Nimetatud põhimõte sätestatakse juhendisse kooskõlas korruptsioonivastase seaduse ning Riigikontrolli seisukohaga, mille kohaselt ei tohi ametiisik iseenda suhtes otsuseid teha, sh asutuse juht iseendale rahalisi soodustusi määrata.

Juhendis sätestatakse siiski võimalus erandlikel ning igakordselt põhjendatud juhul maksta toetust või hüvitist asutuse korras sätestatud alusel, kuid tasu maksmine vormistatakse ministeeriumis.

Käesoleva aasta 1. jaanuarist rakendunud puhkusejuhend uuendas siiani ligi 10 aastat kehtinud regulatsiooni. Juhend ühtlustas haldusala asutuste juhtide puhkuseregulatsiooni ministeeriumi teenistujate omaga. Puhkusejuhendi muudatused on valdavalt formaalsed: juhend sätestab, et puhkus vormistatakse RTIPis, määrab vajaliku kooskõlastusringi, ajakava koostamise regulatsiooni, puhkuse korralduse ning erisused erinevate puhkuseliikide (õppepuhkus, vanemapuhkused jne) korral.

Lähetusjuhend, mis jõustus samuti 1. jaanuarist 2019, täpsustati lähetuse definitsiooni ning sätestati nõue, mille kohaselt lähetuskorraldus peab olema koostatud ja kinnitatud enne lähetusse minekut. Uus lähetuseregulatsioon ei nõua enam kuludokumendina laeva või lennuki pardakaarte, vaid võimaldab kulu tekkimist tõendada broneeringu kinnitusega. Tehniline muudatus tehti kuluaruannete kinnitamise osas, mille kohaselt kinnitab kuluaruanded ministeeriumi rahandusosakonna vastav teenistuja ning üksnes juhtumil, kus kulud ületavad algselt märgitud kulusummat või lisandub uus kulurida, kooskõlastab lisaks rahandusosakonna teenistujale kuluaruande ka asutuse juhi vahetu juht.

Muudeti ka sõiduauto kasutamisega tekkinud kütusekulu hüvitamise aluseid, mis senise piirmäära kuni 15 liitrit 100 kilomeetri asemel on nüüdsest kuni 0,30 eurot ühe kilomeetri kohta. Nimetatud 30 senti on hüvitise maksimaalmäär. Hüvitise taotlemisel peab asutuse juht aluseks võtma auto tegeliku kütusekulu ning vajadusel suutma seda ka tõendada.

Ragne Tsäkko

personali- ja dokumendihalduse osakonna jurist

Vaadata tagasi, et minna edasi

HTMi personali- ja dokumendihalduse osakond alustas taaskord aastat tegusalt. Jaanuaris kutsusime kokku haldusala asutuste kontaktisikud, et üheskoos arutada viimasel aastal dokumendihalduses tehtut ja tegemata jäetut ning mõtiskleda uue perioodi väljakutsete ja arendusvajaduste üle. HTMi haldusala on dokumendihalduse osas jagatud kahe süsteemi vahel – Parim INfo Alati Leitav (PINAL) ja Eesti Koolide Infosüsteem (EKIS).

Tarkvara aja- ning asjakohasena hoidmine on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi jätkusuutlikkuse tagamiseks väga oluline. Seetõttu oli eelmisel aastal arendusmeeskonna üks prioriteetidest PINALi baastarkvara SharePoint 2010 uuendamine 2016. aasta versioonile. Ajaga peab kaasas käima! Eelmisel aastal liitus PINALiga ka uus asutus – Keeleinspektsioon, kes end nüüdseks süsteemis väga koduselt tunneb ning tänaseks kasutab PINALit koos HTMiga veel neli asutust. Lisaks realiseeriti eelmisel aastal mitmeid 2016. aastal läbi viidud kasutusmugavusuuringust selgunud kasutajate soove. Sestap on nüüdsest PINALi kasutajatel oluliselt mugavam süsteemis toimetada. Kindlasti peab ära märkima uue otsingusüsteemi, mis võimaldab nüüdsest otsida üle kõikide dokumentide sisu. Täiendusi said mitmed detailid (nt asjaajamise aasta lõpetamine), läbi mille on edaspidi PINALi, kui terviku haldamine oluliselt mugavam ning lihtsam. Jaanuari kohtumisest jäi samuti kõlama, et kasutajatel, aga ka halduritel endil on mitmeid ettepanekuid süsteemi parendamiseks, millega kindlasti võimalikult palju ka arvestatakse. Uue arendusperioodi võib laias laastus jagada kolmeks:

  1. Kasutusmugavusega seonduvad arendused
  2. Dokumendi elukäigu etappide tõhustamine
  3. Möödapääsmatud, süsteemsed arendused (nt uue ID- kaardi tugi jmt)

Kokkuvõttes arendati eelmisel aastal PINALit igal tööpäeval 8,58 tundi ning soov on kurssi sellisena ka edaspidi hoida. Samuti viime 2019. aastal läbi uue kasutusmugavusuuringu.

EKISe jaoks oli eelmine aasta tõepoolest tormiline – muutus palju, avastati palju, juhtus palju ja tehti väga palju. Ka arendustega mindi edasi ning seda igal tööpäeval keskmiselt 4,39 tundi. 2018. aastal toimusid seoses HTMi struktuurimuudatustega ning tööülesannete ümberjagamisega muudatused ka EKISe meeskonnas. Kasutajatoe ning tehnilise arendustegevuse korraldamine anti üle Hariduse Infotehnoloogia Sihtasutusele (HITSA). Arendusvajaduste väljaselgitamist, kasutusmugavuse monitoorimist ning süsteemi vastavuse tagamist seadusandlusele koordineerib HTM. EKISt kasutavate asutuste erinevate vajadustega arvestamiseks ja realiseerimiseks vajas süsteem paremaks toimimiseks põhimõttelisi muudatusi. Sellest tulenevalt võttis uus koosseis 2018. aasta peamiseks eesmärgiks EKISe seniste ebakõlade korrastamise ning kõikide asutuste dokumendiregistrite, sh avalike veebiliideste ühtlustamise. Tänaseks on EKIS suuresti ka vajadustele vastavalt korrastatud (menüüd ühildatud, vastavad kanded migreeritud), kuid töö mõistagi jätkub.

Uus, 2019. aasta arendusperiood on lisaks suurtematele sisulistele arendustele suunatud spetsiifiliselt kasutusmugavuse ning koolitüübist tulenevate arendussoovide täitmisele. Samuti pööratakse senisest enam tähelepanu asutuste sisemist töökorraldust (sh vajalikke dokumenditüüpe) puudutavatele lahendustele. See vajadus sai kinnitust jaanuarikuisel kohtumisel. HTM peab kõikide osapoolte kaasamist arenduste planeerimisse ning valmislahenduste tehnilise kontrolli teostamisse äärmiselt oluliseks ning rõõm on tõdeda, et kõik kohtumisel osalejad olid lahkelt nõus abistama. Eesmärgi täitmiseks organiseeritakse uuest aastast regulaarselt kohtumisi, et midagi ei jääks tähelepanuta. Vahetute kogemuste jagamine ning tagasiside igapäevase süsteemi kasutamise osas on hindamatu osa eduka EKISe loomises.

Personali- ja dokumendihalduse osakond on 2019. aasta väljakutseteks valmis ning astub koos haldusalaga innukalt uuele perioodile vastu.

Mait Kask

HTM haldusala dokumendihalduse koordinaator