Vaadata tagasi, et minna edasi

HTMi personali- ja dokumendihalduse osakond alustas taaskord aastat tegusalt. Jaanuaris kutsusime kokku haldusala asutuste kontaktisikud, et üheskoos arutada viimasel aastal dokumendihalduses tehtut ja tegemata jäetut ning mõtiskleda uue perioodi väljakutsete ja arendusvajaduste üle. HTMi haldusala on dokumendihalduse osas jagatud kahe süsteemi vahel – Parim INfo Alati Leitav (PINAL) ja Eesti Koolide Infosüsteem (EKIS).

Tarkvara aja- ning asjakohasena hoidmine on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi jätkusuutlikkuse tagamiseks väga oluline. Seetõttu oli eelmisel aastal arendusmeeskonna üks prioriteetidest PINALi baastarkvara SharePoint 2010 uuendamine 2016. aasta versioonile. Ajaga peab kaasas käima! Eelmisel aastal liitus PINALiga ka uus asutus – Keeleinspektsioon, kes end nüüdseks süsteemis väga koduselt tunneb ning tänaseks kasutab PINALit koos HTMiga veel neli asutust. Lisaks realiseeriti eelmisel aastal mitmeid 2016. aastal läbi viidud kasutusmugavusuuringust selgunud kasutajate soove. Sestap on nüüdsest PINALi kasutajatel oluliselt mugavam süsteemis toimetada. Kindlasti peab ära märkima uue otsingusüsteemi, mis võimaldab nüüdsest otsida üle kõikide dokumentide sisu. Täiendusi said mitmed detailid (nt asjaajamise aasta lõpetamine), läbi mille on edaspidi PINALi, kui terviku haldamine oluliselt mugavam ning lihtsam. Jaanuari kohtumisest jäi samuti kõlama, et kasutajatel, aga ka halduritel endil on mitmeid ettepanekuid süsteemi parendamiseks, millega kindlasti võimalikult palju ka arvestatakse. Uue arendusperioodi võib laias laastus jagada kolmeks:

  1. Kasutusmugavusega seonduvad arendused
  2. Dokumendi elukäigu etappide tõhustamine
  3. Möödapääsmatud, süsteemsed arendused (nt uue ID- kaardi tugi jmt)

Kokkuvõttes arendati eelmisel aastal PINALit igal tööpäeval 8,58 tundi ning soov on kurssi sellisena ka edaspidi hoida. Samuti viime 2019. aastal läbi uue kasutusmugavusuuringu.

EKISe jaoks oli eelmine aasta tõepoolest tormiline – muutus palju, avastati palju, juhtus palju ja tehti väga palju. Ka arendustega mindi edasi ning seda igal tööpäeval keskmiselt 4,39 tundi. 2018. aastal toimusid seoses HTMi struktuurimuudatustega ning tööülesannete ümberjagamisega muudatused ka EKISe meeskonnas. Kasutajatoe ning tehnilise arendustegevuse korraldamine anti üle Hariduse Infotehnoloogia Sihtasutusele (HITSA). Arendusvajaduste väljaselgitamist, kasutusmugavuse monitoorimist ning süsteemi vastavuse tagamist seadusandlusele koordineerib HTM. EKISt kasutavate asutuste erinevate vajadustega arvestamiseks ja realiseerimiseks vajas süsteem paremaks toimimiseks põhimõttelisi muudatusi. Sellest tulenevalt võttis uus koosseis 2018. aasta peamiseks eesmärgiks EKISe seniste ebakõlade korrastamise ning kõikide asutuste dokumendiregistrite, sh avalike veebiliideste ühtlustamise. Tänaseks on EKIS suuresti ka vajadustele vastavalt korrastatud (menüüd ühildatud, vastavad kanded migreeritud), kuid töö mõistagi jätkub.

Uus, 2019. aasta arendusperiood on lisaks suurtematele sisulistele arendustele suunatud spetsiifiliselt kasutusmugavuse ning koolitüübist tulenevate arendussoovide täitmisele. Samuti pööratakse senisest enam tähelepanu asutuste sisemist töökorraldust (sh vajalikke dokumenditüüpe) puudutavatele lahendustele. See vajadus sai kinnitust jaanuarikuisel kohtumisel. HTM peab kõikide osapoolte kaasamist arenduste planeerimisse ning valmislahenduste tehnilise kontrolli teostamisse äärmiselt oluliseks ning rõõm on tõdeda, et kõik kohtumisel osalejad olid lahkelt nõus abistama. Eesmärgi täitmiseks organiseeritakse uuest aastast regulaarselt kohtumisi, et midagi ei jääks tähelepanuta. Vahetute kogemuste jagamine ning tagasiside igapäevase süsteemi kasutamise osas on hindamatu osa eduka EKISe loomises.

Personali- ja dokumendihalduse osakond on 2019. aasta väljakutseteks valmis ning astub koos haldusalaga innukalt uuele perioodile vastu.

Mait Kask

HTM haldusala dokumendihalduse koordinaator