Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 5

Head kolleegid, taas on käes infokirja aeg!

Aasta teises personalitöö ja dokumendihalduse infokirja numbris avaldame personalitöö hea tava teksti, mille loomisesse panustasid paljud meie haldusala aktiivsed personalijuhid. Loodame väga, et kokkulepitud põhimõtetest juhindudes tagame läbipaistva ning professionaalse personalitöö kogu haldusalas!

Meie dokumendihalduse tiim on teile lugemiseks postitanud kaks aktuaalset teemat: isikuandmete kaitse seaduse rakendamisest tulenevad muudatused meie haldusala õigusaktides ning dokumentide avalikustamise ja juurdepääsupiirangu seadmisega esile kerkinud küsimused koolide dokumendihalduses.

Personalitöö jurist annab seekordses infokirjas näpunäited töötajate tervise-edenduse kompenseerimiseks. Selleks, et tööandja saaks nimetatud kulutusi teha erisoodustusmaksu maksmata, peab kulutuste hüvitamine vastama mitmesugustele tingimustele. Nendest tingimustest ka lähemalt juttu tuleb.

Aasta alguses valmisid HTMi erinevate ekspertide koostöös personalitöö ja asjaajamise juhendmaterjalid, mis on mõeldud abistamaks meie haldusala koole korrastamaks vastavaid asutusesiseseid regulatsioone. Postitusest leiate nii juhendmaterjalid kui ka koostamises osalenud ekspertide nimed, kellega võite küsimuste korral julgelt ühendust võtta. Kontaktandmed leiate siit.

Lõpetuseks on infokirja lisatud CV Online kasutuselevõtu juhised haldusala asutustele.

Toredat kevade jätku ning tegusat õppeaasta lõppu!

HTMi personali- ja dokumendihalduse osakond

 

 

 

 

Personalitöö hea tava põhimõtted haldusalas

Ministeeriumi haldusala personalijuhtide koostöös on valminud HTM haldusala personalitöö hea tava.

Personalitöö hea tava kujutab endast soovituslikku põhimõtete ja tegutsemisviiside kogumit, millest juhindudes tagame eesmärgipärase ja läbipaistva personalijuhtimise haldusalas.

Personalitöö hea tava koostamist vedas eest HTMi personalitiim, kuid selle valmimisse panustasid palju meie haldusala aktiivsed personalijuhid. 

Suur tänu kõigile!

Arutelude käigus leidsid personalijuhid, et hea tava kontekstis vajaksid käsitlemist eelkõige järgmised personalitöö valdkonnad: värbamine ja valik, organisatsiooni sisenemine ja väljumine, töösoorituse hindamine, tasustamine, personalikoolitus, tööohutus ja -tervishoid, isikuandmete kaitse ja korruptsiooniennetus.

Hea tava ei ole nö kivisse raiutud tekst, vaid peaks  arenema koos haldusala personalivaldkonnaga.

Personali värbamine ja valik

*     Värbamise ja valiku protsessi sätestame asutusesiseses eeskirjas ja see on avalikustatud.

*     Värbamise ja valiku viime läbi ausalt ja läbipaistvalt.

*     Üldjuhul eelistame avalikke konkursse.

*     Avaldame töökuulutusi võimalikult paljudes erinevates värbamiskanalites.

*     Hoiame töökuulutusi aktiivsena mõistliku aja.

*     Alati teavitame tulemusest ka mittevalituid kandidaate.

*     Hindame ja soodustame haldusalasisest värbamisalast koostööd.

Organisatsiooni sisenemine ja väljumine

*     Töötajate organisatsiooni sisenemise ja väljumisega kaasnevad tegevused mõtleme hoolikalt läbi, koostame tegevuskava (nn checklist), määrame iga tegevuse eest vastutaja ja järgime kokkulepitud tegevustest kinnipidamist.

*     Võimaldame töötajale organisatsiooni sisseelamisel nii tööalast juhendamist kui ka mentori abi.

*     Viime vajadusel läbi uue töötaja koolitusi.

*     Loome uuele töötajale selge katseaja plaani ja lepime kokku selle hindamise viisi(d), sh viime tööajaga läbi katseaja vestluse.

*     Töösuhte lõppemisel viime töötajaga läbi lahkumisvestluse.

Töösoorituse hindamine

*     Tagasisidestame ja tunnustame oma töötajaid, et tõsta nende motiveeritust, tugevdada pühendumust ja parandada töösooritust.

*     Töötajate tööalased eesmärgid ja ülesanded sätestame ametijuhendis.

*     Viime vähemalt üks kord aastas iga töötajaga läbi arengu- ja hindamisvestluse, mille käigus hindame töötaja tulemusi, tema tööalast arengut ja koolitusvajadust ning räägime läbi järgmise perioodi eesmärgid.

*     Dokumenteerime töötaja tööelu erinevaid etappe omamaks ülevaadet töötaja tööalasest arengust.

Tasustamine

*     Töötajate tasustamise tingimused ja korra sätestame asutuse palgajuhendis ning see on avalikustatud.

*     Palgajuhendis käsitleme mõisteid järgmises tähenduses:

Palk on töötajale makstav töötasu, mis koosneb põhipalgast, muutuvpalgast ning muudest õigusaktides ja palgajuhendis sätestatud tasudest ja hüvitistest.

Põhipalk on töötaja igakuine kokkulepitud töötasu, mida makstakse töökoha ülesannete ning tööalaste teadmiste, oskuste ja kogemuste põhjal.

Muutuvpalk on palga ebaregulaarne osa, mida makstakse tulemuspalgana, lisatasuna täiendavate tööülesannete täitmise eest või preemiana.

Tulemuspalk on tööplaanis ja/või ametijuhendis sätestatud ja/või muul viisil kokkulepitud tööülesannete kvaliteetse ja tähtaegse täitmise eest makstav tasu.

Preemia on ühekordne lisatasu erakordsete tööalaste saavutuste eest.

*     Järgime riiklikult kehtestatud palgamäärasid.

*     Oleme kursis palgatasemega tööturul ning püüdleme konkurentsivõimelise töötasu maksmise poole (nn välimine õiglus).

*     Tasustamisel tagame võrdse kohtlemise organisatsioonis (nn sisemine õiglus).

Koolitus- ja arendustegevus

*     Iga asutuse koolitus- ja arendustegevuse korraldamise reeglid kirjeldatakse eraldi korras (nt koolituskord), töökorralduse reeglites või muus dokumendis, mis peab sisaldama koolituse planeerimise, korraldamise, tulemuslikkuse hindamise, aruandluse, koolituskulude hüvitamise ja asutusesisese vastutuse jaotuse põhimõtteid.

*     Asutuste koolitus- ja arendustegevus on vajaduspõhine, see tähendab, et koolitus- ja arendustegevus on mõeldud asutuse tööplaani, tegevus- ja arengukavade eesmärkide täitmiseks ning töötaja arengu toetamiseks.

*     Selgitame perioodiliselt välja töötajate koolitusvajaduse.

*     Võimaldame igale töötajale aastas vähemalt ühe koolitus- või arendustegevuse (tööalane koolitus, konverents, seminar, stažeerimine, õppereis vms).

*     RTIP koolitusmoodulisse sisestab asutuse koolituste haldur kõik tellimuskoolitused (sh tasuta ja sisekoolitused) ja iga töötaja vormistab avatud koolitustel (sh tasuta koolitused) osalemiseks koolitus(lähetus)taotluse.

*     Võimalusel ja vajadusel kaasame teisi asutusi enda korraldatud koolitustele, et hoida kokku kulusid ning teha koostööd.

Tööohutus ja -tervishoid

*     Tagame kõigile töötajatele tööülesannete täitmiseks sobiva, ohutu, töötaja töövõimet ning heaolu tagava, tervisliku ja nõuetele vastava töökeskkonna.

*     Korraldame asutuses riskianalüüsi läbiviimise ning selle tulemustest lähtuvalt vajalikud regulaarsed tervisekontrollid töötervishoiuarsti juures.

*     Määrame ja/või valime töökeskkonna eest vastutavad ja selle arendamisega tegelevad isikud: töökeskkonnaspetsialisti, töökeskkonnavolinik(ud), esmaabiandja, vajadusel töökeskkonnanõukogu.

*     Väärtustame oma töötajate tervist ja heaolu, kompenseerides terviseedendust vastavalt asutuse eelarvelistele võimalustele.

*     Propageerime tervislikku eluviisi, pakkudes võimalusel töökohas täisväärtuslikku toitu, ning rohelist mõtteviisi.

Isikuandmete kaitse ja töötlemine

*     Töötleme isikuandmeid seaduslikult, õiglaselt ja läbipaistvalt kooskõlas üldmäärusest[1] tulenevate nõuetega.

*     Määrame asutuses vähemalt ühe isikuandmete kaitse ja töötlemise eest vastutava isiku, kellele pakub tuge ja nõustamist HTM.

*     Jagame oma kogemusi isikuandmete kaitse ja töötlemise valdkonnas haldusala teiste asutustega.

Korruptsiooniennetus

*     Täidame tööülesandeid ausalt, erapooletult ja läbipaistvalt, püüdes vältida korruptsiooniohtlikke olukordi ning hoidudes korruptsiooniohtlikest suhetest.

*     Väldime asutuse ressursside kasutamist isiklikul otstarbel ning oma mõju võimupositsiooni kasutamist isiklike eesmärkide täitmiseks.

*     Kehtestame toimingupiirangute regulatsiooni, vältimaks korruptsiooniohtlikke olukordi ning huvide konflikti.

*     Me ei võta vastu kingitusi, soodustusi ega pakkumisi, mis võivad mõjutada erapooletust tööülesannete täitmisel ning seada kahtluse alla objektiivsuse.

[1] Euroopa Parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus 2016/679

 

Margot Saluse, personaliarenduse juhtivekspert

Isikuandmete kaitse seaduse rakendamise seadusest tulenevad muudatused haridusvaldkonna õigusaktides

Märtsi keskpaigas jõustus isikuandmete kaitse seaduse rakendamise seadus, mis näeb ette Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse ja õiguskaitsevaldkonna direktiivi rakendumise eri õigusvaldkondades. Seaduses on sätestatud isikuandmete töötlemise täpsed eesmärgid ja alused ning isikuandmete töötlemise lubatud ulatus.

Seadusega uuendatakse erinevate andmekogude regulatsioone – täiendatakse isikuandmete töötlemise eesmärke ja andmekoosseise ning piiratakse andmete säilitamise tähtaega. Andmekogude põhimääruste kehtestamine on viidud võimalusel valitsuse tasandilt ministri pädevusse.

IKSi rakendamise seadusega tehakse muudatusi järgmistes hariduse valdkonnaga seotud erinevates seadustes:

1. Arhiiviseadus (ArhS)

  • Muudatustega täpsustatakse juurdepääsu arhivaalile ja arhivaali kasutamist pärast isiku surma (ArhS § 10 lg 6).

2.   Avaliku teabe seadus (AvTs)

  • Muudatustega sõnastatakse ümber mõiste „delikaatsed isikuandmed“ ning selle asemel kasutatakse seaduses läbivalt mõistet „eriliiki isikuandmed“.
  • Täiendava juurdepääsupiirangu alusena on seadusesse lisatud teave isikuandmetega seotud rikkumistest teavitamise kohta (AvTs § 35 lg 1 p 18)2.
  • Täpsustatakse AvTs § 36 lg 1 p 9, mille alusel riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusest ja avalik-õiguslikust juriidilisest isikust teabevaldaja ei tohi asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistada dokumente riigi, kohaliku omavalitsuse üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise ning eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta.

3.   Avaliku teenistuse seadus (ATS)

  • Muudatustega täiendatakse 12 peatükki „Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu“ andmete säilitamise paragrahviga, milles sätestatakse isikuandmete arhiveerimise põhimõtted, andmete säilitustähtajad ning riigitöötaja iseteenindusportaalis raamatupidamise algdokumentide säilitamise põhimõtted (ATS § 1061).

4.   Eesti Vabariigi haridusseadus (HaS)

  • Muudatustega täpsustatakse ja täiendatakse andmekogu Eesti hariduse infosüsteem (EHIS) osas järgmist (HaS § 366):
  1. Täpsustatakse EHIS andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on Haridus- ja Teadusministeerium (HTM) ning volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et EHISe volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et EHISesse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

5.       Erakooliseadus (EraKS)

  • Muudatusega sätestatakse, et õpilase ja erakooli pidaja vahelises lepingus tuleb määratleda õpilase isikuandmete töötlemise tingimused ja kord (EraKS § 17 lg 4 p 31)

6.       Keeleseadus (KeeleS)

  • Muudatustega sätestatakse (KeeleS§ 27), et eesti keele tasemeeksamite ja –tunnistuste üle arvestuse pidamiseks asutab Vabariigi Valitsus testide andmekogu (endine Eksamite Infosüsteem ehk EIS):
  1. Täpsustatakse testide andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et testide andmekogu volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et testide andmekogusse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

7.       Kutseseadus (KutS)

  • Muudatustega täpsustatakse ja täiendatakse andmekogu kutseregister osas järgmist (KutS § 14):
  1. Täpsustatakse kutseregistri pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et kutseregistri volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et kutseregistrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

8.       Põhikooli- ja gümnaasiumiseadus (PGS)

  • Muudatustega sätestatakse (PGS § 32), et testide ja testimisega seonduvate andmete töötlemiseks asutab Vabariigi Valitsus testide andmekogu (endine Eksamite Infosüsteem ehk EIS):
  1. Täpsustatakse testide andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et testide andmekogu volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et testide andmekogusse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
  • Muudatustega sõnastatakse ümber mõiste „delikaatsed isikuandmed“ ning selle asemel kasutatakse seaduses läbivalt mõistet „eriliiki isikuandmed“.
  • Muudetakse PGS § 47 lg 5: Koolivälise nõustamismeeskonna liikmel on õigus töödelda soovituse andmiseks vajalikke õpilase isikuandmeid, sealhulgas eriliiki isikuandmeid, üksnes soovituse andmiseks vajalikus mahus ja ulatuses (varasemalt oli andmete töötlemiseks vajalik lapsevanema nõusolek).

9.   Teadus- ja arendustegevuse korralduse seadus (TAKS)

  • Muudatustega täpsustatakse ja täiendatakse andmekogu Eesti Teaduse Infosüsteem (ETIS) osas järgmist (TAKS § 31):
  1. Täpsustatakse ETIS andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et ETISe volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et ETISesse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

10.    Töötervishoiu ja tööohutuse seadus (TTOS)

  • Täpsustatakse ja muudetakse dokumentide ja andmete säilitustähtaegasid (TTOS § 131 lg 11; § 24 lg 11).

Ingrid Lehto, andmekaitse peaspetsialist                            

Aire Õismäe, dokumendihalduse peaspetsialist               

Mait Kask, haldusala dokumendihaldus koordinaator  

Dokumentide avalikustamise ja juurdepääsupiirangute küsimused koolides

Möödunud aasta augustikuises infokirjas andsime põgusa ülevaate nii dokumentide avalikustamisest kui ka asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamisest, ehk teisisõnu AK märke kasutamisest. Lubasime juba siis, et võtame sel aastal teema detailsemalt ette.

Käesolevasse postitusse oleme koondanud juurdepääsupiirangute ja dokumentide avalikustamisega seotud küsimused, mis on viimasel ajal kerkinud esile meie haldusala koolide dokumendihalduses.

1. Töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste avalikustamine

Käesoleva aasta 15. märtsist jõustus isikuandmete kaitse seaduse rakendamise seadus, millega muuhulgas muudeti avaliku teabe seaduse (AvTS) § 36 lõike 1 punkti 9 ning sätestati asutusele keeld tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks mh dokumente asutuse eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta. Järgnevalt selgitame nimetatud sätte rakendamist.

Töölepingud tuleb piirata vastavalt sisalduvatele andmetele korrektse juurdepääsupiirangu alusega. Reeglina on selleks aluseks AvTS § 35 lõike 1 punkt 12.

Lisaks on tööandja töölepingu seaduse (TLS) § 28 lõike 2 punkti 13 kohaselt kohustatud töötaja nõusolekuta või seadusest tuleneva aluseta mitte avaldama andmeid töötajale arvutatud, makstud või maksmisele kuuluva töötasu kohta.

Nimetatud seadusest tuleneva aluse kehtestab AvTS § 36 lõike 1 punkt 9, mis sätestab keelu tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks dokumente riigi, KOV üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise ning sätte muudatuse kohaselt ka eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta.

Nimetatud kahe sätte koosmõjus oleme seisukohal, et tööleping kui dokument on asutusesiseseks kasutamiseks. Samas on teabenõude korras avalikustatavad andmed töötasu suuruse kohta, kuivõrd nende näol on tegemist eelarvevahendite kasutamisega.

Töölepingu lisad, mis sisaldavad üksnes andmeid töötasu suuruse kohta (töötasu suurendamine või ka vähendamine) võivad olla avalikud, kui dokumendis ei ole piiramist vajavaid isikuandmeid ning töölepingu lisa on üheselt mõistetav ilma põhidokumenti kasutamata.

Olenemata sellest, kuidas asutus otsustab, peab ta siiski riigi eelarvevahendite kasutamisega seonduva põhjendatud teabenõude korras väljastama.

Sama kehtib ka tasude kohta, mida makstakse EL rahadest või asutuse omatulust – ka nende näol on tegemist asutuse eelarvevahenditega.

Tehnilise poole pealt – EKISe puhul on ainult kaks valikut: avalik või piiratud. Kui dokument on piiratud, kuvatakse avalikult vaid metaandmed, fail jääb piiratuks. Kui dokument on märgitud EKISes avalikuks, saavad kõik tutvuda ka faili sisuga.

2. Hankedokumentide avalikustamine

AvTs § 12 lg 41 kohaselt tagatakse dokumendiregistris registreeritud ja asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud, juurdepääs dokumendiregistri kaudu, välja arvatud dokumentidele, mis avaldatakse Riigi Teatajas.

Sellest tulenevalt peavad EKISes registreeritud hankedokumendid (sh hankelepingud) olema nähtavad, kui nende sisust ei tulene teisiti.

Lisaks, vastavalt AvTS § 28 lõike 1 punktile 20 on teabevaldajal kohustus avalikustada andmed riigi ja kohaliku omavalitsuse üksuste poolt teostatavate ja teostatud riigihangete kohta, mida tuleb hinnata koosmõjus sama seaduse § 35 lõike 1 punktiga 17, mille kohaselt ei tohi avalikustada teavet, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust.

3. Hanke- ja majanduslepingute avalikustamine

Avaliku teabe seaduse § 36 lõike 1 punkti 9 kohaselt ei tohi teabevaldaja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada dokumente riigi, kohaliku omavalitsuse üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise kohta.

Hanke- ja majanduslepingud on dokumendid, mis sisaldavad infot eelarvevahendite kasutamise kohta, seega peaksid need olema avalikud. Asutusesiseseks kasutamiseks tohib neid tunnistada üksnes juhtudel, kui selline alus on avaliku teabe seaduses või mõnes muus eriseaduses sätestatud.

Lepingute puhul on kõige levinumaks asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise aluseks AvTS § 35 lõike 1 punkt 17 – kui leping sisaldab teavet, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust.

Juhime Teie tähelepanu, et avalikke ülesandeid täitval asutusel ei saa olla ärisaladust, vaid see saab olla lepingu teisel poolel, kui ta on eraõiguslik juriidiline isik. Riigihangete seaduse kohaselt on hangete puhul pakkuja kohustus hinnata ning pakkumises ära märkida, milline teave on pakkuja ärisaladus ning seejuures ka põhjendada, mis muudab selle teabe ärisaladuseks. Analoogselt ka majanduslepingute puhul on lepingu teine pool see, kes peab teada andma, et teatud osa lepingust sisaldab ärisaladust, milline osa see on ning põhjendama, miks see on ärisaladus. Sellisel juhul on Teie kohustus see leping asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada.

Eelnevast tulenevalt – lepingu sisu tuleb igal üksikjuhtumil hinnata ning otsustada, kas seaduses leidub vastav alus, mis võimaldab lepingu tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks. Kui sellist alust ei leidu, on leping avalik.

Kui leping sisaldab üksnes osaliselt ärisaladust, siis kuivõrd tehnilistel põhjustel EKIS ei võimalda dokumenti osaliselt piirata, saab süsteemis märkida lepingu juurdepääsupiirangu ärisaladuse alusega ning kui esitatakse võimalik teabenõue, siis väljastatakse see osa infost, mis ei ole ärisaladus.

4.  Eksamitööde kinnitamine ja avalikustamine

Viimasel ajal on mitmel korral tulnud jutuks eksamitööde avalikustamisega seonduv. Oleme selles osas täheldanud erinevaid praktikaid, mistõttu otsustasime teema ka siin avada.

Senine praktika on järgmine – käskkiri millega kinnitatakse eksamitööd ning hindamise alused on piiratud juurdepääsupiirangu alusega (JPP) AvTS § 35 lg 2 p 3. Lisaks on JPP kehtivus lisatud konkreetse kuupäevana viidates sellele, et dokumendid avalikustatakse pärast ühe või teise eksami toimumist pärast mida ei ole nende piiramine enam vajalik. Nimetatud alus viitab sellele, et tegemist on dokumentidega, mida võib põhjendatud juhtudel piirata, st nad on asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida dokumendiregistris ei registreerita.

Antud aluse kasutamine direktori käskkirjade puhul ei ole korrektne, kuna nimetatud dokumentide puhul ei ole tegemist asutusesiseste dokumentidega. Lisaks ei ole kindlasti õige määrata piirangutele konkreetset lõppemise kuupäeva, mis ei lähe kokku alustes fikseeritud perioodidega. Avaliku teabe seadus annab JPP aluste osas ammendava loetelu ning JPP kehtivusaeg ei saa olla muud kui 5.a või 75.a. Seaduses on toodud välja ka alused, mis võimaldavad määratud JPP tähtaega konkreetse sündmuse toimumisega seoses muuta, nt AvTs §35 lg 1 p 2 (riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve menetluse käigus kogutud teabe kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni), AvTs § 35 lg 2 p 1, 2 ja 4. Sama seaduse § 42 kohustab teabevaldajat tunnistama juurdepääsupiirangu kehtetuks, kui selle kehtestamise põhjus on kadunud.

Eksamitöödega seonduvalt soovitab AKI kasutada AutÕS § 12 lg 1 p 6, mille raames käsitletakse kooli (asutust) autorina, st eksamitöö on koostatud asutuse ülesannete täitmise raames. Antud viide lubab teose autoril (koolil) otsustada, millal teos on valmis üldsusele esitamiseks (õigus teose avalikustamisele).

Ingrid Lehto, andmekaitse peaspetsialist                          

Aire Õismäe, dokumendihalduse peaspetsialist              

Mait Kask, haldusala dokumendihalduse koordinaator 

 

Lähemalt tervise-edenduse kompenseerimisest

Alates 1. jaanuarist 2018 jõustus tulumaksuseaduse (edaspidi TuMS) muudatus, millega muudeti tööandja jaoks erisoodustusmaksuvabaks töötaja tervise edendamiseks tehtavad kulutused kuni 100 euro ulatuses ühes kvartalis. Selleks, et tööandja saaks nimetatud kulutusi teha erisoodustusmaksu maksmata, peab kulutuste hüvitamine vastama mitmesugustele tingimustele.

Missugused on need tingimused, sellest räägime järgnevalt lähemalt.

Esmalt sätestab tulumaksuseadus väga konkreetselt nende tervise edendamiseks kasutatavate teenuste nimekirja, mida ilma erisoodustusmaksu tasumata on lubatud kompenseerida. Need teenused on järgmised:

1)     Avaliku  rahvaspordiürituse osavõtutasu. Avaliku rahvaspordiüritusena mõistetakse siinkohal erinevaid ürituste sarju ja üksiküritusi, millest on võimalik osa võtta kõikidel huvilistel. Näiteks kõikvõimalikud avalikud jooksu-, ratta- ja rulluisumaratonid, üksiküritustena triatlonid, orienteerumised jmt. Siia alla ei kuulu üritused, mis on seotud osaleja töösuhtega (nt asutuse talve- või suvepäevad) või kättesaadavad mingile konkreetsele kitsale sihtrühmale (nt Eesti omavalitsuste talimängud).

Erisoodustusmaksuvabalt on kompenseeritav üksnes osavõtutasu. See tähendab, et lisateenused, mis ei ole otseselt sportimisega seotud nagu näiteks toitlustamine, transport, parkimine, riidehoid, üritusele järgnev pidulik vastuvõtt vms, maksuvabalt hüvitamisele ei kuulu.

2)     Sportimis- või liikumispaiga regulaarse kasutamisega otseselt seotud kulutused.

Sportimis- või liikumispaigana mõeldakse nii avalikke kui ka näiteks ettevõttesiseseid spordiklubisid, aga ka erinevaid staadione, spordisaale, -väljakuid jmt. Samuti suusamägesid, mille külastamise eest ostetakse mäepilet. Sportimis- või liikumispaiga regulaarse kasutamisega otseselt seotud kulutuseks ei loeta vahendeid, riideid ega jalanõusid, mida selle kasutamiseks vajatakse.

Küsimusi on tekitanud nimetatud sättes mõiste „regulaarne kasutamine“. Seadusandja eesmärk on toetada töötajate regulaarset terviseedendamist. Lähtudes mõiste „regulaarne“ grammatilisest tõlgendusest peab eelduslikult töötaja poolt spordipaiga külastusel esinema teatud püsivus, pidevus ning korrapärasus. Samas ei ütle seadusandja, kui sage sportimis- või liikumispaiga külastus peaks olema. Kas ja kuidas tööandja seda regulaarsust kontrollib, on tööandja otsus.

Seadus ei nõua ka, et regulaarselt tuleks tingimata kasutada ühte sportimis- või liikumispaika (nt jõusaal), seega võib eeldada, et töötaja võib sportimiseks kasutada erinevaid võimalusi – näiteks käia ühel nädalal jõusaalis, teisel nädalal ujumas, kolmandal tennist mängimas jne.

3)     Tööandja olemasolevate spordirajatiste ülalpidamiseks tehtavaid kulutusi. Ehitusseadustiku kohaselt on rajatis ehitis, mis ei ole hoone. Nimetatud spordirajatiseks võivad olla seega jõusaalid, staadionid, spordiväljakud, liuväljad, väliujulad jmt. Maksuvabastust võib kasutada ka spordisaalidele.

Mõeldud on siinkohal juba olemasolevate rajatistega seonduvaid kulutusi, mitte rajatiste loomiseks tehtavaid kulutusi. Kulutused võivad olla spordirajatiste ülalpidamisega otseselt seotud kulud – näiteks ruumi või seadme remont, koristamiskulud, elektri- ja vee tarbimisega seotud kulud vmt.

Spordirajatiste ülalpidamiseks võib tööandja erisoodustusmaksuvabalt kasutada üksnes nende töötajate piirmäära, kes spordirajatisi reaalselt kasutavad.

4)     Kulutused tervishoiutöötajate riiklikusse registrisse kantud või vastavat kutsetunnistust omava taastusarsti, füsioterapeudi, tegevusterapeudi, kliinilise logopeedi või kliinilise psühholoogi teenused

Säte loetleb üles spetsialistid, kelle teenustele kulutatud summad on võimalik kompenseerida erisoodustusmaksuvabalt. Taastusarst on tervishoiutöötaja, kes peab olema registreeritud tervishoiutöötajate riiklikus registris. Ülejäänud spetsialistide puhul on olemas kutsestandardid ning neile omistatakse kutsetunnistus, mis on registreeritud kutseregistris. Mõlemas registris on võimalik kontrollida, kas vastav isik vastab nõutud kriteeriumitele. Füsioterapeutide puhul tõendab nende kvalifikatsiooni lisaks kutsetunnistusele ka füsioterapeudi diplom ning tegevusterapeudi puhul rakenduskõrghariduse diplom või diplom koos kutsetunnistusega.

Maksu- ja Tolliamet on öelnud, et maksusoodustuse saamise eelduseks on see, et teenuse osutaja on tervishoiutöötajate riiklikusse registrisse kantud või vastavat kutsetunnistust omav taastusarst, füsioterapeut, tegevusterapeut, kliiniline logopeed või kliiniline psühholoog. Seega võib esineda ka juhtumeid, mil eelnimetatud spetsialist (nt taastusarst) koostab raviplaani, kuid teenust osutab mõni teine spetsialist. Et sellisel juhul maksuvabastust kasutada, peab teenust osutav teine spetsialist olema registrisse kantud või kutsetunnistust omav taastusarst, füsio- või tegevusterapeut, kliiniline logopeed või psühholoog. Ehk siis maksuvabastuse saamiseks on oluline, et konkreetne teenust läbi viiv isik omaks seaduses nõutud kutsetunnistust või oleks kantud vastavasse registrisse.

5)     Ravikindlustuslepingu kindlustusmakse. Ravikindlustusleping (so vabatahtlik eraravikindlustus) on võimalik sõlmida juhtudel, kui isikul puudub riiklik haigekassa ravikindlustus või sõlmitakse töötajale täiendav ravikindlustuskaitse või kasutatakse eraraviasutusi või toimub ravi osutamine välisriigis.

Nimetatud teenuste loetelu on ammendav. Kõik teenused, mis eelnimetatud nõuetele ei vasta, erisoodustusmaksuvabalt kompenseerimisele ei kuulu. Tööandja võib küll töötaja eest kinni maksta ka muud teenused (nt massaaži, mida ei osuta kutsetunnistust omav füsioterapeut), kuid sellisel juhul tuleb tööandjal maksta erisoodustusmaksu.

Teise eeldusena, et tööandja saaks töötaja tervise edendamiseks teha kulutusi ilma erisoodustusmaksu maksmata, sätestab TuMS § 48 lõike 55 nõudmise, et tööandja peab võimaldama kulutusi teha kõigil töötajatel. Töötajate all konkreetse regulatsiooni mõttes mõeldakse nii töölepinguga töötavaid isikuid, ametnikke, juhtimis- või kontrollorgani liikmeid, aga ka FIE-sid, kes müüvad tööandjale kaupu pikema aja jooksul kui 6 kuud ning võlaõigusliku lepingu (nt käsundus- ja töövõtulepingu) alusel töötavaid või teenuseid osutavaid isikuid. Samuti tuleb soodustust võimaldada lapsehoolduspuhkusel olevatele töötajatele.

Seejuures on Maksu- ja Tolliamet antud tulumaksuseaduse sätet tõlgendades öelnud, et tööandja ei ole kohustatud soodustust võimaldama siiski neile töötajatele, kes töötavad lühiajaliste lepingute alusel. Näitena on toodud ühepäevased käsunduslepingud, aga eelduslikult ei ole siinkohal siiski mõeldud, et soodustust tuleks maksta kõigile neile isikutele, kellega on sõlmitud leping pikemaks kui 1 päevaks. Näitena toob Maksu- ja Tolliamet siinkohal välja ajakirjandusväljaande või õppeasutuse vabakutselised kaastöötajad, õppeülesande täitjad, lõputööde kaitsmiskomisjonide liikmed, retsensendid, eksperdid jne.

Täpsemat selgitust lühiajalise lepingu mõiste sisustamisel seadusandja ei anna, seega tuleb tööandjal soodustuse määramisel vastavalt konkreetsetele asjaoludele igakordselt hinnata, kas konkreetse töötaja töösuhet asutuses saab pidada lühiajaliseks või mitte.

Seejuures ei ole kindlasti keelatud ka lühiajaliste lepingute alusel töötavatele isikutele maksuvabalt tervise edendamise kulutusi kompenseerida, kuid juhul, kui tööandja seda ei tee, ei loeta seda selle tingimuse rikkumiseks, mis eeldab soodustuse pakkumist kõigile töötajatele.

Kulutuste hüvitamine peab olema isiklik – maksuvabalt ei saa hüvitada töötaja pereliikmete kulutusi või ühe töötaja kulutuste summat üle kanda teisele töötajale. Kui aga ühel töötajal on mitu tööandjat, siis on lubatud kõigil tööandjatel 100 euro väärtuses kvartalis töötaja tervise edendamise kulutusi erisoodustusmaksuvabalt kompenseerida.

Maksu- ja Tolliamet on terviseedenduse kompenseerimist kommenteerides öelnud, et tööandja võib ise otsustada, kas, milliseid tegevusi ja millises summas ta töötajatele soodustust kasutades võimaldab. Samuti, et tööandja võib kehtestada töötajatele kulude hüvitamisel erinevaid piirmäärasid, kui kulude hüvitamise võimalus tagatakse kõigile töötajatele.

See on korduvalt tekitanud küsimuse, et kas see tähendab, et tööandja võib määrata erineva kompensatsioonisumma tulenevalt sellest, millise koormusega töötaja tööandja juures töötab. Ehk siis kui on töötajaid, kes töötavad täistööajaga, so 8 tundi päevas ja 40 tundi 7-päevase ajavahemiku kohta (koormus 1,0) ning töötajaid, kes töötavad osalise tööajaga, nt üksnes 2 tundi päevas ja 10 tundi 7-päevase ajavahemiku kohta (koormus 0,25), siis kas neile võib maksta kompensatsiooni näiteks proportsionaalselt?

TuMS sätestab selgelt nõude, et soodustus tuleb võimaldada kõigile töötajatele (sh ka nt käsundus- või töövõtulepingutega töötavatele isikutele või lapsehoolduspuhkusel olevatele töötajatele). Seadus ei ütle sõnagi selle kohta, et kompensatsiooni saamine või suurus sõltuks kuidagi töötaja koormusest (nt võlaõigusliku lepinguga tööd tegevatel isikutel ei määratagi  koormust) või ka näiteks töötasu suurusest. Pigem on seaduse mõte, mida rõhutab ka seaduse seletuskiri, et kompensatsiooni tuleb rakendada kõigile töötajatele võrdselt. Tuuakse näide, et kui näiteks ettevõtte tippjuhtide kompensatsioon on 100 eurot, kuid tavatöötajal 10 eurot, siis käsitletakse seda kui fakti, et kõigile töötajatele pole soodustust pakutud ning järelikult on toimunud rikkumine. Eelnevast tulenevalt saab järeldada, et sõltumata sellest, kui suure koormusega töötaja tööandja juures töötab, peab kompensatsioonisumma olema kõigile töötajatele võrdne ning summat ei tohi arvestada töötajale tema koormusega proportsionaalselt.

Saime sellele küsimusele järgmise kommentaari ka Maksu- ja Tolliametist: „Tööandja võib kehtestada töötajatele kulude hüvitamisel erinevaid piirmäärasid, kui kulude hüvitamise võimalus tagatakse kõigile töötajatele“. See tähendab, et ettevõte võib kehtestada oma töötajatele tervise edendamise kulude hüvitamiseks igas kvartalis näiteks 50 eurot (mitte 100 eurot). Sel juhul peab see olema tagatud kõikidele töötajatele ühtemoodi, olenemata kas töötaja töötab täis- või osalise tööajaga, samuti ei olene tervise edendamise kulude piirmäär töötatud tundide arvust.“

Küll on lubatud tööandjal kulusid hüvitada erinevalt tulenevalt sellest, millist eelnimetatud teenustest töötaja kasutab. Näiteks ministeerium kompenseerib oma teenistujatele viiest lubatud teenusest üksnes kolme kasutamist (ei kompenseerita ravikindlustuslepingu kindlustusmakset ega kaeta kulutusi tööandja spordirajatiste ülalpidamiseks).

Üheks nõutavaks tingimuseks terviseedenduse kulutuste erisoodustusmaksuvabalt kompenseerimisel on veel isikupõhise arvestuse pidamine. See tähendab, et vajadusel peab olema võimalik esitada aruandlus selle kohta, milline töötaja vastavas kvartalis millist teenust  ning millise kuludokumendi alusel tarbinud on. Arvestuse pidamine võib seejuures olla nii kassapõhine, st kulu arvestatakse soodustuse maksmise kuu järgi kui ka tekkepõhine, st kulu arvestatakse teenuse tegeliku kasutamise või teenuse arve kuupäeva järgi.

Lõpetuseks – töötervishoiu ja tööohutuse seadusest tuleneb tööandja kohustus tegelda tööohutuse ennetustegevusega, see tähendab juba eos võimalike riskide tekkimist vältida ja vähendada.

Üheks selliseks – seejuures tööandjale üheks odavamaks – võimaluseks on kompenseerida töötajatele kulutused, mida töötaja on teinud oma tervise edendamiseks. Seetõttu ministeerium mitte üksnes ei luba, vaid lausa soosib haldusala asutuste poolset tegevust töötajate tervise edendamise toetamiseks. Millisel viisil ja määral asutus töötajate tervise edendamist toetab, on iga asutuse enese otsus ning sõltub paljuski tema eelarvelistest võimalustest. Näitena võib tuua, et ministeeriumis kompenseeritakse teenistujatele tervise edendamiseks kuni 100 eurot kvartalis ning kompenseeritavad on tegevused, mis on tulumaksuseaduse § 48 lõike   55 punktide 1, 2 ja 4 kohaselt erisoodustusmaksuvabad. Haldusala koolides on kompensatsiooni summad erinevad – mõned koolid kompenseerivad näiteks 60 eurot kvartalis, mõned ka 60 eurot aastas. On ka koole, kus kompenseeritakse kõigile töötajatele näiteks kaks korda nädalas ujula kasutamist vmt. Seega saab iga asutus seda teha oma soovi ja võimaluste piires.

Ragne Tsäkko, jurist

 

Personalitöö ja asjaajamise valdkonna juhendmaterjalid HTM haldusala koolidele

Käesoleva aasta veebruarikuus valmisid ministeeriumi ekspertide ühistööna personalitöö ja asjaajamise juhendmaterjalid, mis on mõeldud abistama meie koole korrastamaks vastavaid asutusesiseseid regulatsioone.

Loodame, et koostatud materjalidest on teile tõesti kasu, kuid täiendavate küsimuste korral pöörduge julgesti HTMi ekspertide poole, kes materjalide koostamisse panustasid: jurist Ragne Tsäkko, andmekaitse peaspetsialist Ingrid Lehto, haldusala dokumendihalduse koordinaator Mait Kask, IT-taristu ja infoturbe juht Risto Rahu ning haldusala personalitöö koordinaator Karit Eensoo.

Juhendmaterjalid leiate siit:

Karti Eensoo, peaekspert, haldusala personalitöö koordinaator

CV Online kasutamisvõimalus HTM haldusalale

Meil on hea meel anda teada, et Haridus- ja Teadusministeerium on loonud võimaluse kasutada ka meie haldusala asutustel CV Online’i keskkonda töökuulutuste avaldamiseks.

Selleks palun võtke ühendust Anzelika Ruubeliga (anzelika@cv.ee; 699 0520), kes on ministeeriumi kliendihaldur ja teeb teile CV Online süsteemi kasutaja ning vajadusel ka juhendab.

Tegemist on ministeeriumi lepingu lisaga ning võimalus kehtib esialgu kuni 2019. aasta lõpuni. Asutusele sellega seoses kulusid ei teki. Kuulutuste arv ei ole piiratud, seega saate töökuulutusi avaldada nii palju kui vajalik. Need asutused, kellel on juba leping CV Online’ga, saavad jätkata vanaviisi.

Kui on küsimusi, siis pöörduge julgesti: margot.saluse@hm.ee; 523 6637