Dokumentide avalikustamise ja juurdepääsupiirangute küsimused koolides

Möödunud aasta augustikuises infokirjas andsime põgusa ülevaate nii dokumentide avalikustamisest kui ka asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamisest, ehk teisisõnu AK märke kasutamisest. Lubasime juba siis, et võtame sel aastal teema detailsemalt ette.

Käesolevasse postitusse oleme koondanud juurdepääsupiirangute ja dokumentide avalikustamisega seotud küsimused, mis on viimasel ajal kerkinud esile meie haldusala koolide dokumendihalduses.

1. Töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste avalikustamine

Käesoleva aasta 15. märtsist jõustus isikuandmete kaitse seaduse rakendamise seadus, millega muuhulgas muudeti avaliku teabe seaduse (AvTS) § 36 lõike 1 punkti 9 ning sätestati asutusele keeld tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks mh dokumente asutuse eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta. Järgnevalt selgitame nimetatud sätte rakendamist.

Töölepingud tuleb piirata vastavalt sisalduvatele andmetele korrektse juurdepääsupiirangu alusega. Reeglina on selleks aluseks AvTS § 35 lõike 1 punkt 12.

Lisaks on tööandja töölepingu seaduse (TLS) § 28 lõike 2 punkti 13 kohaselt kohustatud töötaja nõusolekuta või seadusest tuleneva aluseta mitte avaldama andmeid töötajale arvutatud, makstud või maksmisele kuuluva töötasu kohta.

Nimetatud seadusest tuleneva aluse kehtestab AvTS § 36 lõike 1 punkt 9, mis sätestab keelu tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks dokumente riigi, KOV üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise ning sätte muudatuse kohaselt ka eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta.

Nimetatud kahe sätte koosmõjus oleme seisukohal, et tööleping kui dokument on asutusesiseseks kasutamiseks. Samas on teabenõude korras avalikustatavad andmed töötasu suuruse kohta, kuivõrd nende näol on tegemist eelarvevahendite kasutamisega.

Töölepingu lisad, mis sisaldavad üksnes andmeid töötasu suuruse kohta (töötasu suurendamine või ka vähendamine) võivad olla avalikud, kui dokumendis ei ole piiramist vajavaid isikuandmeid ning töölepingu lisa on üheselt mõistetav ilma põhidokumenti kasutamata.

Olenemata sellest, kuidas asutus otsustab, peab ta siiski riigi eelarvevahendite kasutamisega seonduva põhjendatud teabenõude korras väljastama.

Sama kehtib ka tasude kohta, mida makstakse EL rahadest või asutuse omatulust – ka nende näol on tegemist asutuse eelarvevahenditega.

Tehnilise poole pealt – EKISe puhul on ainult kaks valikut: avalik või piiratud. Kui dokument on piiratud, kuvatakse avalikult vaid metaandmed, fail jääb piiratuks. Kui dokument on märgitud EKISes avalikuks, saavad kõik tutvuda ka faili sisuga.

2. Hankedokumentide avalikustamine

AvTs § 12 lg 41 kohaselt tagatakse dokumendiregistris registreeritud ja asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud, juurdepääs dokumendiregistri kaudu, välja arvatud dokumentidele, mis avaldatakse Riigi Teatajas.

Sellest tulenevalt peavad EKISes registreeritud hankedokumendid (sh hankelepingud) olema nähtavad, kui nende sisust ei tulene teisiti.

Lisaks, vastavalt AvTS § 28 lõike 1 punktile 20 on teabevaldajal kohustus avalikustada andmed riigi ja kohaliku omavalitsuse üksuste poolt teostatavate ja teostatud riigihangete kohta, mida tuleb hinnata koosmõjus sama seaduse § 35 lõike 1 punktiga 17, mille kohaselt ei tohi avalikustada teavet, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust.

3. Hanke- ja majanduslepingute avalikustamine

Avaliku teabe seaduse § 36 lõike 1 punkti 9 kohaselt ei tohi teabevaldaja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada dokumente riigi, kohaliku omavalitsuse üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise kohta.

Hanke- ja majanduslepingud on dokumendid, mis sisaldavad infot eelarvevahendite kasutamise kohta, seega peaksid need olema avalikud. Asutusesiseseks kasutamiseks tohib neid tunnistada üksnes juhtudel, kui selline alus on avaliku teabe seaduses või mõnes muus eriseaduses sätestatud.

Lepingute puhul on kõige levinumaks asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise aluseks AvTS § 35 lõike 1 punkt 17 – kui leping sisaldab teavet, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust.

Juhime Teie tähelepanu, et avalikke ülesandeid täitval asutusel ei saa olla ärisaladust, vaid see saab olla lepingu teisel poolel, kui ta on eraõiguslik juriidiline isik. Riigihangete seaduse kohaselt on hangete puhul pakkuja kohustus hinnata ning pakkumises ära märkida, milline teave on pakkuja ärisaladus ning seejuures ka põhjendada, mis muudab selle teabe ärisaladuseks. Analoogselt ka majanduslepingute puhul on lepingu teine pool see, kes peab teada andma, et teatud osa lepingust sisaldab ärisaladust, milline osa see on ning põhjendama, miks see on ärisaladus. Sellisel juhul on Teie kohustus see leping asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada.

Eelnevast tulenevalt – lepingu sisu tuleb igal üksikjuhtumil hinnata ning otsustada, kas seaduses leidub vastav alus, mis võimaldab lepingu tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks. Kui sellist alust ei leidu, on leping avalik.

Kui leping sisaldab üksnes osaliselt ärisaladust, siis kuivõrd tehnilistel põhjustel EKIS ei võimalda dokumenti osaliselt piirata, saab süsteemis märkida lepingu juurdepääsupiirangu ärisaladuse alusega ning kui esitatakse võimalik teabenõue, siis väljastatakse see osa infost, mis ei ole ärisaladus.

4.  Eksamitööde kinnitamine ja avalikustamine

Viimasel ajal on mitmel korral tulnud jutuks eksamitööde avalikustamisega seonduv. Oleme selles osas täheldanud erinevaid praktikaid, mistõttu otsustasime teema ka siin avada.

Senine praktika on järgmine – käskkiri millega kinnitatakse eksamitööd ning hindamise alused on piiratud juurdepääsupiirangu alusega (JPP) AvTS § 35 lg 2 p 3. Lisaks on JPP kehtivus lisatud konkreetse kuupäevana viidates sellele, et dokumendid avalikustatakse pärast ühe või teise eksami toimumist pärast mida ei ole nende piiramine enam vajalik. Nimetatud alus viitab sellele, et tegemist on dokumentidega, mida võib põhjendatud juhtudel piirata, st nad on asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida dokumendiregistris ei registreerita.

Antud aluse kasutamine direktori käskkirjade puhul ei ole korrektne, kuna nimetatud dokumentide puhul ei ole tegemist asutusesiseste dokumentidega. Lisaks ei ole kindlasti õige määrata piirangutele konkreetset lõppemise kuupäeva, mis ei lähe kokku alustes fikseeritud perioodidega. Avaliku teabe seadus annab JPP aluste osas ammendava loetelu ning JPP kehtivusaeg ei saa olla muud kui 5.a või 75.a. Seaduses on toodud välja ka alused, mis võimaldavad määratud JPP tähtaega konkreetse sündmuse toimumisega seoses muuta, nt AvTs §35 lg 1 p 2 (riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve menetluse käigus kogutud teabe kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni), AvTs § 35 lg 2 p 1, 2 ja 4. Sama seaduse § 42 kohustab teabevaldajat tunnistama juurdepääsupiirangu kehtetuks, kui selle kehtestamise põhjus on kadunud.

Eksamitöödega seonduvalt soovitab AKI kasutada AutÕS § 12 lg 1 p 6, mille raames käsitletakse kooli (asutust) autorina, st eksamitöö on koostatud asutuse ülesannete täitmise raames. Antud viide lubab teose autoril (koolil) otsustada, millal teos on valmis üldsusele esitamiseks (õigus teose avalikustamisele).

Ingrid Lehto, andmekaitse peaspetsialist                          

Aire Õismäe, dokumendihalduse peaspetsialist              

Mait Kask, haldusala dokumendihalduse koordinaator 

 

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga