Õppeaasta algus dokumendihalduses – mõtteid rajal püsimiseks

Kuigi enamikele jookseb asjaajamislikult alles aasta viimane kolmandik, on paljude õppeasutuste puhul asjaajamisperioodiks siiski 1. september kuni 31. august, ehk uus periood algab koos õppeaastaga ning õppeasutused alustavad taas justkui värskelt lehelt. Puhkuselt naasnuna võib uue õppeaasta algus olla üsna heitlik – erinevad ettevalmistused, inimesed, andmed, dokumendid, süsteemid jne. Kuidas selle kõigega toime tulla nii, et dokumendid saaksid korrektselt vormistatud, andmed ei lekiks ja asutuse töörahu säiliks?

Esmalt tasub silmas pidada, et EKISe puhul ei registreerita dokumente toimikupõhiselt, mistõttu ei ole uue perioodi alguses loodavatel dokumentidel automaatselt uut asukohta ega loendurit. Kõik dokumenditüübid, millel on traditsiooniliselt aastapõhine loendur, vajavad kindlasti seega ülevaatamist. Möödunud õppeaastal kohtusin mitme asutusega, kes on teadlikult EKISes dokumendiregistris funktsioonide, sarjade alla loonud täiendava aastapõhise vaate, mis on segaduse vältimiseks kindlasti mõistlik. Oluline on, et asutuses suudetakse eelmise ja algava aasta dokumente üksteisest eristada. Samuti mängib korrektne asjade algus hiljem rolli arhiveerimisel. Soovitan üle vaadata, kas kõikidesse (all)sarjadesse on eelmisel perioodil dokumente registreeritud. Kui siiski leidub tühjaks jäänud liigitusskeemi tasandeid, on kindlasti mõistlik liigitusskeemi vastav märge teha ning kaaluda liigituskeemis muudatuste tegemist. Sellega seonduvalt – kui vajate loendurite või registri seadistamisel abi – võtke julgesti kasutajatoega ühendust. Liigitusskeemi (dokumendi) muutmisega seonduvalt nõustan meeleldi teid mina.

Asutuse tööd reguleerivatest dokumentidest veel. Mõni aeg tagasi kirjutati kordasid, mis kehtisid algses versioonis ehk isegi aastaid. Nüüd on aga selge, et head korrad ei saa lõpuni valmis ja vajavadki jooksvat täiendamist. Viimase aasta jooksul on korduvalt tõusnud küsimus, et millal on kõige õigem aeg kordade ülevaatamiseks ja ümberkirjutamiseks. On avalik saladus, et head ja õiget aega ilmselt ei ole ega tule. Siiski on mõned orientiirid, millest oleks mõistlik lähtuda. Hea juhend, kord või tava täidab oma eesmärki eelkõige siis, kui ta kirjeldab ja toetab reaalset asutuse elu. Dokumendihalduses on viimased kolm aastat olnud väga muutlikud, mistõttu leidub asutusi, kellel ei ole seda sorti dokumendid ajakohased. Õppeaasta algus, mil tehakse tavapärasest enam toiminguid dokumentidega, annab kahtlemata hea võimaluse igal asutusel ära märkida ebakõlad reaalse elu ja kordade, sh liigitusskeemi vahel. Leidke see aeg. Võtke eraldi fail või märkmik ning täheldage üles kõik, mis ei tundu (enam) õige või tekitab teis küsimusi. Veidi rahulikumal perioodil saate selliselt kordadesse vajalikud muudatused sisse viia ja vaevaline meenutamine jääb olemata. Samuti, kui vastu suve või selle jooksul on jõutud kordasid juba täiendada, on hea võimalus jälgida, kas muudatused teenivad eesmärki. Konsulteerisin ka meie andmekaitse peaspetsialisti Ingrid Lehtoga. Tema kinnitusel kehtib sama ka andmekaitse valdkonnas, kus uue perioodi alguses on oluline oma asutuses korraks läbi mõelda ja omavahel arutada, millised andmed asutuse töö tulemusena tekivad, need kaardistada ja kajastada isikuandmete töötlemise toimingute ülevaates (registris) ning lisaks kirjeldada asutuse privaatsuspoliitika dokumendis, kuidas andmeid töödeldakse ja kaitstakse.

Haridusasutuse peamiseks eesmärgiks on kahtlemata õppetöö korraldamine, kuid selle arvelt loodavasse dokumentatsiooni tavapäraselt paindlikumalt või viivitustega suhtumine ei ole kindlasti otstarbekas ning väljendub hiljem bumerangi efektina. Viimane aasta ilmestas väga eredalt, mida tähendab juhuslik unustamine või hiljem tegemine. Niisiis, mida teha kui leiate end silmitsi dilemmaga – kas registreerida dokument koheselt või tegeleda järgmise õpilase või töötajaga? Erinevate metaväljade täitmine võib kiirel perioodil olla tülikas, seda enam kui asutuses ei ole kasutusel eelseadistatud trükimalle. Dokumentide loomine väljaspool selleks ettenähtud süsteemi on üks tõenäolisim põhjus dokumendi hilisemal valesti registreerimisel või sootuks selle unustamisel. Mõistagi ei ole ainuõiget tegutsemisviisi, seega soovitan neil, kes dokumente ainult süsteemis loovad, teha seda kohe otsast lõpuni. Kes aga tahab endiselt dokumente süsteemist eraldi luua, neile soovitan esmalt kaaluda siiski trükimallide kasutusele võtmist. Trükimallid, eelkõige HTMi poolt loodud mallid, annavad teile garantii, et dokumendi vormistus on korrektne. Viimase alternatiivina võite ajutiselt, nt päeva kaupa, pidada registreerimiseks eraldi tabelit. Oluline on, et numbrid oleksid korrektsed, st dokumendid oleksid vastavalt teemale ja liigitusskeemile süstematiseeritud ning neis oleks hiljem võimalik orienteeruda.

Lõpetuseks, dokumentide loomist saab kõrvutada liikluses olemisega – üheti on vajalik, et kaasliiklejad saaksid aru teie järgmistest sammudest, ehk viidad oleksid korrektsed. Teisalt jõuavad üldjuhul reeglitest kinni pidavad juhid seda mitte tegevatest juhtidest varem või vähemalt samal ajal soovitud sihtkohta – kiirustada ei ole mõtet ja rööprähklemine ei vii kaugele. Oluline on süveneda, olla kursis regulatsioonidega ja vajadusel uurida, kas teie töövaldkond on sellest mõjutatud. Viimane kehtib eriti juurdepääsupiirangute (JPP) määramisel. Vaatamata sellele, et enamikel on tõenäoliselt asutuse liigitusskeemis vajalikud alused sarjade juurde määratud, ei tähenda see seda, et kõik samasse sarja registreeritavad dokumendid on alati ühtmoodi piiratud. Iga dokumendi puhul tuleb lähtuda selle sisust ning hinnata JPP asjakohasust eraldi. Ka siin kutsun kõiki üles hoogu maha võtma ja vajadusel konsulteerima.

Üheksa korda mõõda, üks kord lõika – kutsun kõiki üles oma toimingutes seda vanasõna järgima.

Asjalikku ja koostööle suunatud uut õppeaastat!

Mait Kask, haldusala dokumendihalduse koordinaator

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga