Riigihankealasest tegevusest Riigikontrolli auditi valguses

Riigikontroll korraldas 2019. aasta jaanuarist kuni oktoobrini hanketegevuse korralduse auditi (kontrolliaruanne leitav siit ), et välja selgitada, kas riigiasutuste loodud hankekorrad vastavad uuele riigihangete seadusele, kas asutuste loodud sisekontrollisüsteem hankemenetluste korraldamiseks toimib ning kas riigiasutused jälgivad asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel riigihangete seadust. Auditi objektiks olid 2018. aastal tehtud tehingud (majandustehingud ja investeeringud) ning auditeeritud asutuste hankekorrad ja -plaanid.

Audit hõlmas kuut valitsemisala: Kaitseministeeriumi, Maaeluministeeriumi, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Haridus- ja Teadusministeeriumi, Kultuuriministeeriumi ja Siseministeeriumi.

1. Hankeplaanid ja –korrad

Paljudel asutustel oli hankekord ja ka hankeplaan avalikustamata. Mitmed asutused avalikustasid need auditi käigus.

Kordade ja plaanide mitteavalikustamisel oli reeglina üks konkreetne põhjus. Nimelt 2019. aasta märtsikuus Andmekaitse Inspektsiooni tehtud ettekirjutusega oli Eesti koolide haldamise infosüsteemis piiratud kõikide failide kuvamine seoses dokumentide avalikustamise sätete kontrollimisega. See piirang peaks tänaseks päevaks maas olema. Eeldame, et kõik korrad ja plaanid on nüüd nähtavad.

Õige mitmed asutused olid dokumendid aga avalikustanud ka oma kodulehel, mis on hea lahendus.

Hankeplaanide kohta täheldati sisulisi puudusi kahel juhul, st suuri probleeme polnud.

HTM hankekord ütleb järgmist:

Hankeplaanis näidatakse ära vähemalt hanke nimi, lühikirjeldus, hanke eeldatav maksumus, hankeliik ja menetluse liik, hanke eest vastutav isik, hankelepingu täitmise eest vastutav isik, ajakava ning võimalusel ühtse riigihangete klassifikaatori koodid (CPV-koodid).

Need andmed peavad hankeplaanis sisalduma. Kui hankelepingu täitmise ja hanke eest vastutav isik on üks ja see sama, siis märkige ta ikka plaanis ära.

Tuletan meelde, et asutusel peab hankekord olema igal juhul. Kui riigihankeid ei ole (üldine reegel on, et riigihanked lisatakse hankeplaani alates 20 000 eurost (km-ta)), siis hankeplaani ei pea ja ei saagi koostada. Hankekord aga peab olemas olema.

Oluline on ka see, et hankekord reguleeriks kõiki olulisi asjaolusid. Eeskätt neid tegevusi, mida riigihangete seadus täpsemalt ei reguleeri- alla lihthanke piirmäära jäävad hanked, sotsiaal- ja eriteenuste hanked. Oluline on, et hankekorrast saaks töötaja juhised, kuidas mingis olukorras käituda.

Riigikontroll juhib tähelepanu, et hankekord peab reguleerima alljärgnevat:

– hangete kavandamine (sh hankeplaani muutmine);

– hangete korraldamine (sh hankemenetluses osalejate ring ja nende ülesanded);

– hangete korralduslikud üldnõuded (sh nõuded hankekomisjonile);

– alla piirmäära jäävate hangete tegemise nõuded (sh mitme pakkujaga läbirääkimiste pidamine, põhjendus pakkujate vähesuse korral, nõue jälgida lepingute muutmisel, et need ei ületaks riigihanke piirmäära);

– hankelepingute täitmine (sh hankelepingute sõlmimise kohustus, lepingute täitmise jälgimise kohustus, tegevused lepingu muutmise vajaduse korral).

Riigikontroll pani tähele, et mõnedel asutustel polnud hankekord kooskõlas uue st nüüd juba üsna mitu aastat kehtinud riigihangete seadusega (alates 01.09.2017).

2. Hangete planeerimine

Oluline on, et kõik kavandatavad riigihanked eeldatava maksumusega üle 20 000 euro sisalduksid hankeplaanis. Kui aasta sees lisandub hankeid, siis tuleks hankeplaani täiendada.

Kui mõni riigihange ära jääb, siis oleks mõistlik hankeplaanist see riigihange eemaldada. Hankeplaan peaks olema aktuaalne, st vastama tegelikkusele.

Oluline on hinnata hankelepingute eeldatavat maksumust võimalikult täpselt. Kui tekib olukord, kus on kahtlus, kas näiteks lihthanke piirmäära lähedale jääv hankelepingu maksumus jääb lõpuks alla või läheb üle, on soovitus minna välja suurema summa alusel ja rangema menetlusega (viia läbi lihthange).

Hankeplaan peab sisaldama nii ühishankeid (ollakse ju kaasvastutav menetluse eest) kui ka minikonkursse. Kesksetes hangetes osalemist ei tuleks märkida, kui tegu ei ole vabatahtliku osalemisega (näiteks Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK) hanked IT vallas). Kui aga kavatsetakse osta raamlepingu alt minikonkursiga või ilma näiteks sülearvuteid maksumusega üle 20 000, siis tuleks see hankeplaanis ära tuua.

Igaks juhuks meenutan, et mõnede hankeobjektide suhtes on valitsus määranud kohustusliku keskse hankija. Nii hangib RIK kohustusliku keskse hankijana järgmist:

1) 30213100-6 kaasaskantavad arvutid;

2) 30213300-8 lauaarvutid;

3) 30231310-3 lamekuvarid;

4) 30232100-5 printerid.

Ministri käskkirjaga 4.03.2019 nr 1.1 -2/19/60 2/ on RIK määratud kohustuslikuks keskseks hankijaks ka tahvelarvutite osas.

Seega ülalmainitud asju tuleb hankida läbi RIK-i.

3. Korraldamata hanked

Korraldamata hankeid jagus. Suurema osa moodustasid hanked, mis puudutasid soojusenergia ostmist.

Paljudel asutustel on sõlmitud soojusenergia ostmiseks tähtajatud lepingud ajal, mil soojusenergia ost oli erand ja ei eeldanud hankemenetlust.

Reeglina ei ole soojusenergia pakkujaid hankija piirkonnas rohkem kui üks.

Riigikontroll on seisukohal, et tähtajatuid lepinguid ei peaks siiski sõlmima, see kitsendab konkurentsi.

Soojusenergia hankimise kohta märgib aga Riigikontroll täiendavalt:

Soojusenergia hangete puhul on Riigikontroll arvamusel, et hankemenetluse korraldamine ei aita sisuliselt kaasa konkurentsi parandamisele ega majanduslikult parima pakkumise leidmisele, sest piirhind on kaugkütteseaduse alusel kooskõlastatud. Riigikontrolli hinnangul saaks Rahandusministeerium suhtluses Euroopa Komisjoniga pöörata tähelepanu praktilisele vajadusele algatada Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi muutmine, et vähendada halduskoormust.

Oleme pöördunud Rahandusministeeriumi poole, et välja selgitada, kas ja milliseid samme kavatseb ministeerium Riigikontrolli ettepaneku alusel astuda ja kuidas tuleks asutustel seni sõlmitud lepingute suhtes toimida.

Eksitud on toitlustusteenuse ostmisel, toiduainete ostmisel, õppevahendite ostmisel, ehitustööde tellimisel.

Peamiseks põhjuseks eksimustel on hankelepingu eeldatava maksumuse määramine.

Mõned nõuanded- kui näiteks kool tegeleb lisaks õppetööle ka muude tegevustega, mille tõttu vajatakse toitlustusteenust, siis tuleks jätta hankelepingu eeldatava maksumuse määramisel reserv, mis ootamatud kulud kataks ja tagaks hankemenetluse liigi korrektse valiku.

Riigihangete seadus võimaldab teatud ulatuses hankelepinguid ka muuta.

Toiduainete maksumused tuleb hankemenetluse liiki valides kokku liita. Hanked võib teha eraldi osadena, aga lähtudes kogumaksumusest. Lisaks- seadus võimaldab toiduaineid osta väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankena, kasutage seda võimalust.

4. Probleemid registri andmetega

Hankijad peavad riigihangete registrile esitama erinevaid andmeid.

Nii tuleb avaldada õigel ajal teade lepingu sõlmimise kohta, aru anda raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute sõlmimise kohta ja lõppenud hankelepingute kohta.

Erinevatel põhjustel võib andmete esitamine teinekord viibida. Register saadab aga meeldetuletusi ja palun neid tähele panna.

5. Hankelepingute avalikustamine

Hankelepingud on avalikud. Samas võivad mõned hankelepingud sisaldada ärisaladust ja ärisaladusega kaetud osa avalik ei ole. Hanke käigus küsib hankija üldjuhul, kas pakkumus sisaldab ärisaladust. Ärisaladuse ulatus on riigihangete seaduses reguleeritud. Kõik andmed ei ole ärisaladuseks. Kui pakkuja ei ole ärisaladuse osa välja toonud  võiks hankija selle üle küsida. Ärisaladusega osa mitte avaldata.

6. Hankemenetlusega seotud märkused

Hankemenetluste poolelt jäi Riigikontrollile silma, et teinekord ei järgitud hankelepingute sõlmimisel ooteaega. Kui kahtlus, tuleks kontrollida või üle küsida.

Registrile edastatavad teated peaksid laekuma tähtaegselt (on viivitatud hankelepingu sõlmimise teate esitamisega. Register saadab selle kohta meeldetuletusi).

Menetluse dokumenteerimine on oluline. Ka alla lihthanke piirmäära hangetes tuleks tagada, et menetlustes, mis eeldab mitme pakkumuse võtmist, kajastuksid (töötaja kaustas või lepingumenetluse juures lisainfona) asjaolud, kuidas on hankes tulemusteni jõutud ja et need andmed ka pärast töötaja lahkumist kättesaadavad oleksid.

Lõpetuseks lisan mõned aadressid, lingid ja numbrid, millelt saab vajadusel abi:

Korduma kippuvad küsimused hangetes: https://www.rahandusministeerium.ee/et/kkk/870

Riigihangete registri kasutajatugi: register@riigihanked.riik.ee; 611 3693, 611 3703 (E-R 9:00–12:00 ja 13:00–15:00)

Riigihangete seaduse nõustamine: riigihanked@fin.ee, 611 3701 (E 9:00–12:00; K 14:00–17:00; R 9:00–12:00).

Kesksete hangete lehed (RIK ja RTK): https://kesksedhanked.rik.ee/

Info koolituste kohta: https://www.rahandusministeerium.ee/et/eesmargidtegevused/riigihangete-poliitika/kasulik-teave/riigihangete-ja-riigiabi-osakonna-koolitused

 

Head hankimist!

 

Urmas Jaagusoo, riigivaraosakonna riigihanke peaekspert

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga