Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri nr 8

Head kolleegid!

Uus personalitöö ja dokumendihalduse infokiri on pärast väikest pausi taas teie ees. Sellest infokirjast saate lugeda kolmel teemal:

  • dokumendihaldusest

Mait Kask ja Liina Lääne kirjutavad, miks otsustati sulgeda Eesti koolide haldamise infosüsteem (EKIS) ja arutlevad oma artiklis võimalike lahenduste üle ning räägivad uue elektroonilise dokumendihaldussüsteemi PINAL juurutamisest riigikoolides.

  • tööõigusest

Ragne Tsäkko kirjutab 2021. aasta muudatustest tööõiguses, töötervishoiu ja tööohutuse valdkonnas ning haigushüvitiste maksmise korras.

  • värbamisest ja valikust

Margot Saluse tutvustab virtuaalse värbamise võimalusi.

Toredat lugemist!


Personalimuudatustest ministeeriumis:

2020. aasta augustis moodustati Haridus- ja Teadusministeeriumis personali- ja dokumendihalduse osakonna ning haldusosakonna baasil üldosakond, mida juhib alates märtsist 2021. a Mait Kask.

Üldosakonda kuuluvad:

  • infohalduse büroo, mida juhib Aire Õismäe;

  • haldusbüroo, mida juhib Jaako Lindmäe;

  • õigusteeninduse büroo, mida juhib Ragne Tsäkko;

  • personalibüroo, mille tööd juhib personalijuht.

2020. aasta oktoobrist juhib ministeeriumi ja haldusala personalitööd personalijuht Kristi Mikiver, kes allub otse kantslerile.

Kõik vajalikud kontaktid leiate ministeeriumi kodulehelt www.hm.ee → ministeerium → kõik kontaktid.


Haldusala infokirja väljaandmise eest vastutab personalibüroo peaekspert Sören Jakobson.

 

Infohalduse taassünd haridusmaastikul

Haridus- ja teadusminister allkirjastas 7. aprillil 2021 käskkirja nr 100 “Eesti koolide haldamise infosüsteemi (EKIS) sulgemine“. Sellega seoses on kõiki asjaosalisi teavitatud, et alates 01.01.2024 EKISt edasi ei arendata ning seisuga 31.07.2024 võetakse süsteem lõplikult kasutuselt maha. Avame siinkohal otsuse tagamaid, arutleme võimalike lahenduste üle ning räägime uue elektroonilise dokumendihaldussüsteemi PINAL juurutamisest riigikoolides.

Miks nii otsustati?

EKIS loodi 2005. aastal eesmärgiga anda õppeasutuste juhtidele ja personalile vahend ressursside optimaalseks haldamiseks ning kvaliteetsete juhtimisotsuste tegemiseks. Plaanide kohaselt pidi EKIS pakkuma grupitöövahendeid ning täitma sh kommunikatsioonikanali rolli, kuid tänaseks leiab süsteemis peamiselt kasutust vaid dokumendihalduse funktsionaalsus.

EKISt kasutab ca 450 haridusasutust (koolid, erakoolid, lasteaiad, huvikoolid). Ainuüksi see number viitab asjaolule, et üks süsteem ei suuda katta kõigi soove ja vajadusi, rääkimata erinevate asutuste spetsiifilistest vajadustest. Sellest tulenevalt on süsteemi üldine kasutamine ebaühtlane ning mis peamine –  asutuste dokumendihalduse tase erinev, ehk need kes oskavad ei saa ja need kes tahaksid alati ei oska.

Haridus- ja Teadusministeerium (HTM) haldab korraga mitut elektroonilist dokumendihaldussüsteemi ning peab kesksete uuenduste juurutamisel tagama kõikide kasutajate koolitamise, mis ei ole nii suurele kasutajaskonnale enam mõistlik ega jätkusuutlik. Elektrooniline dokumendihaldus ning süsteem on kahtlemata iga asutuse orgaaniline osa ja peab pakkuma asjakohast tuge argisele toimimisele. HTM on haldusala infohalduse toimimise ühtlustamise planeerimisel lähtunud just sellest põhimõttest – EDHS peab olema piisavalt paindlik, et tulla toime ootamatustega ning käia kaasas asutuse vajadustega.

EKISe sulgemine, olgugi, et paljude jaoks ebameeldiv otsus, mis sunnib tahes-tahtmata praegusest mugavustsoonist kaugemale vaatama, võimaldab kõikidel haridusasutustel leida just endale sobiv dokumentide haldamise lahendus lähtudes asutuse spetsiifikast, võimalustest ja vajadustest. See on ka peamiseks EKISe sulgemise põhjuseks – keskne haldus ei saa ja tohi olla takistuseks mitte ühegi asutuse ambitsioonidele ega ka murede lahendamisele.

Kuidas edasi?

Nagu öeldud, lõpeb EKISelt uuele dokumendihaldussüsteemile üleminekuperiood 01.01.2024, mis on piisavalt pikk aeg, et kõik haridusasutused saaksid minna üle vabalt valitud infosüsteemile. Valikuid on mitmeid ja otsustamine võib olla keeruline, mistõttu toome välja olulisemad aspektid, millele otsuse tegemisel tugineda.

  • Inventuur ehk looge ülevaade infovaradest – asutuse tegeliku vajaduse väljaselgitamiseks on mõistlik esmalt kaardistada hetkeolukord. Uue EDHSi kasutusele võtmine loob suurepärase võimaluse hinnata asutuse tegevust tervikuna. Millist infot teie asutus loob ja töötleb? Kus te lisaks EKISele infot hoiate ja kas see vajaks muutmist. Siin on heaks aluseks asutuse liigitusskeem, teabehaldust reguleeriv jmt juhend ning kindlasti arutelud kolleegidega.
  • Ärge jääge üksi, konsulteerige koolipidajaga – mitmed kohalikud omavalitsused on alustanud või planeerivad oma haldusala dokumendihalduse terviklikku koordineerimist. Kui ülevaade hetkeolukorrast on loodud, uurige milline EDHS neil kasutusel on, kas see vastab teie vajadustele ning ehk saaks ka teie asutus sellega liituda.
  • Olge avatud ja kaaluge alternatiive – Uurige erinevatelt haridusasutustelt mida nemad kasutavad. Kas nad on rahul? Eestis leidub mitmeid EDHSi pakkujaid. Ülevaate enimlevinud dokumendihaldussüsteemidest leiab siit. Võtke aega ja pakkumisi, arutage ning kaaluge, milline lahendus võiks teile kõige paremini sobida.
  • Liidesed, liidesed, liidesed – EDHSi juurutamisel mängib suurt rolli olemasolevate tugisüsteemidega arvestamine ning hilisem omavaheline liidestamise võimalus. Veenduge, et kõik teile vajalikud protsessid saaksid erisüsteemidega kaetud või juurutamise käigus ühtlustatud.
  • Valmistuge EKISest lahkumiseks – lisaks üldisele kaardistusele veenduge, et teil on ülevaade EKISes olevatest andmetest, sh sellest, mis vajab uude süsteemi kaasa võtmist. Üldine reegel on, et kõik säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse vanas süsteemis, ehk mida vaja ei ole, kaasa ei võta. Vajadusel konsulteerige EKISe kasutajatoega (tööpäevadel: kell 9-17 e-posti teel ekis@webware.ee ja telefonil 5340 7767).
  • Kaasake kolleege! – lõppkasutajate kaasamine mõjutab EDHSi juurutamist olulisel määral. Isegi, kui kasutajaid kaasatakse vaid kindlates etappides on juurutamise protsess sellest mõjutatud. Kui aga EDHS juurutatakse asutusse kasutajaid kaasamata võib protsessi üldine tempo olla kiirem, kuid hilisemad kasutamisega seonduvad probleemid on sellisel juhul pigem garanteeritud.
  • Suhelge meiega! – Kui olete oma järgmistes sammudes selgusele jõudnud, andke HTMile sellest kindlasti teada saates asutuse juhi poolt digitaalselt allkirjastatud vastav lahkumise taotlus e-posti aadressile taotlused@hm.ee.

EDHSi juurutamine

Asutuse argist toimetamist suunavad organisatsioonis heaks kiidetud normid, mistõttu on nendega arvestamine tähtsal kohal. On oluline, et juurutatavat süsteemi tutvustataks piisavalt detailselt, õigeaegselt ning lõppkasutajale vastuvõetavas vormis. Uue süsteemi kasutusele võtmine on kohati vastuoluline tegevus, eeldades detailidesse süvenemist ja samaaegselt suure pildi või terviku hoidmist.

Kuivõrd infohalduse ümberkorraldamine toimub ka kõikides Haridus- ja Teadusministeeriumi hallatavates koolides, kus võetakse samuti kasutusele uus dokumendihaldussüsteem, saame siinkohal jagada juurutamisega seotud erinevaid etappe, millest saate ka oma üleminekul lähtuda.

  • Koosloome ja koostöö – protsessi elluviimiseks on komplekteeritud PINALi juurutamise meeskond, kellega koostöös ehitatakse üles ja võetakse järgmise kooliaasta alguseks (august 2021) kasutusele EDHS PINAL. Esmalt võtavad PINALi kasutusele sügisel õppetööd alustavad kaks uut riigigümnaasiumi – Tabasalu Gümnaasium ja Saaremaa Gümnaasium ning Jõhvi Gümnaasium, Põlva Gümnaasium, Rapla Gümnaasium, Tartu Tamme Gümnaasium, Valga Gümnaasium ja Võru Gümnaasium. Igale liituvale koolile on määratud HTMi infohalduse büroost kontaktisik, kes koondab kooliga koostöös kõik DHSi juurutamiseks vajalikud andmed ning on EDHSi juurutamise protsessis abiks. Samuti toimuvad regulaarsed videokohtumised, kus räägitakse läbi kõik DHSi juurutamisega seotud punktid ning vastatakse kõikidele tekkida võivatele küsimustele. Julgustame ja kutsume koole üles omavahel suhtlema, küsima, arutama ja häid praktikaid jagama.
  • Liigitusskeemi ühtlustamine ja kaasajastamine – kõige paremaks kooli dokumendihalduse korraldamise ja kirjeldamise aluseks on kindlasti liigitusskeem, mis annab ülevaate kooli ülesannete täitmisel tekkivast teabest. Juba eelmise aasta alguses avaldasid riigigümnaasiumid soovi, et tahaksid liigitusskeeme omavahel ühtlustada ja kaasajastada, millest lähtuvalt HTM koos koolide juhiabidega selle teekonna ka ette võttis. Tänaseks on esimesed kaheksa PINALiga liituvat kooli saanud ühtlustamise kasu ise kogeda, sest liigitusskeem on EDHSi selgroog, millele asutus üles ehitatakse. NB! Liigitusskeemi muudatused on mõistlik Rahvusarhiiviga kooskõlastada. Loe lähemalt
  • EDHSi juurutamiseks vajaliku info kaardistamine – DHSi kasutuselevõtu eelduseks on seni kasutusel oleva süsteemi analüüsimine. Selleks on kokku koondatud ja kaardistatud kasutatavad metaväljad, dokumendiliigid, töövood ja kindlasti õiguste süsteem, mis tagab turvalisuse ja muretu navigeerimise kogu loodavas teabes. Siinkohal ongi info kaardistamisel vajalik samaaegselt süveneda detailidesse ja samas oskus vaadata kooli asjaajamise ja dokumendi elutsükli tervikpilti.
  • Testkeskkonna seadistamine ja läbimäng – eelnevalt kokku koondatud andmete alusel seadistatakse testkeskkonnas iga kooli jaoks oma EDHS. On oluline, et iga kooli juhiabi saaks enda jaoks vajalikku süsteemi ise seadistada. See annab hea ülevaate süsteemi terviklikkusest ning oskused ja teadmised süsteemis toimetamiseks. Seadistamise lõpetab süsteemi baasfunktsionaalsuse läbimäng, ehk juhiabi loob erinevaid dokumendiliike veendumaks vajalike metaväljade kandumises dokumendile. Kontrollitakse menetluste kulgu ja korrektsust algusest lõpuni, teisisõnu mängitakse läbi kogu dokumendiga seonduv protsess.

Olenevalt tarkvarast ja selle pakkujast võib uue EDHSi kasutusele võtmise protseduur erineda. Seda enam on oluline koostöö ja võimalikult selge soovide väljendamine. Hiljemalt 31. juuliks 2024 juurutatakse kõikides HTMi hallatavates koolides EDHS PINAL. Nagu öeldud, on esimese kaheksa kooliga see protsess juba käimas. Koolide juhiabide ja HTMi IHB meeskonnaga koostöös ootab ees EDHSi seadistamine ja selle läbimäng. Liigume edasi ühise eesmärgi nimel ning loodame, et EKISe sulgemise otsusest tekkinud võimaluse valguses leiate endale parima võimaliku EDHSi! Soovime avatud meelt ning julgust unistada!

Liina Lääne, üldosakonna infohalduse büroo dokumendihaldussüsteemi spetsialist

Mait Kask, üldosakonna juhataja

 

 

 

 

Viimastest muudatustest tööõiguses

  • Töölepingu seaduses olulisi sisulisi muudatusi 2021. aastal jõustunud ei ole. Muudetud on tööandja vastutuse sätteid töölepingu seaduses sätestatud kohustuste rikkumise korral. Nimelt on oluliselt tõusnud karistusmäärad, mida rikkumiste korral rakendatakse.

Füüsiliste isikute karistusmäärad on tõusnud 100 trahviühikult 300 trahviühikule. Füüsilised isikud, kellele võib seesuguse väärteotrahvi määrata, on näiteks füüsilisest isikust tööandjad, tööandja juhatuse liikmed või muud tööandja volitatud esindajad, kellele oli rikutud kohustuse täitmise tagamine delegeeritud.

Juriidiliste isikute trahvimäärad tõusid hüppeliselt 1300 eurolt 32 000 eurole. Nimetatud muudatuse eesmärk on ühtlustada töölepingu seaduses sätestatud karistusmäärasid teistes töösuhteid reguleerivates seadustes (nt töötervishoiu ja tööohutuse seadus) määratletud karistusmääradega.

Karistusmäärade tõstmine ei tähenda muidugi, et nüüdsest igakordselt määrataksegi rikkumiste eest mõistetavaid karistusi maksimummääras. Konkreetse rikkumise eest karistuse mõistmisel arvestatakse iga juhtumi asjaolusid ning isiku süü suurust, kergendavaid ja raskendavaid asjaolusid jmt.

  • Tööturuteenuste ja -toetuste seaduse ning töötuskindlustuse seaduse muutmisega alates septembrist 2020 muudeti oluliselt paindlikumaks töötuna arvel olevate isikute võimalusi lühiajaliselt töötada ilma, et nad peaksid seetõttu loobuma neile makstavatest töötushüvitistest. Nn „tööampsude“ tegemise võimalus tähendab seda, et töötul on lubatud töötuna arveloleku ajal ajutiselt töötada kestvusega kuni 8 kalendripäeva kalendrikuus. Töötada tohib nii töölepingu ja töövõtu-, käsundus- või muu teenuse osutamiseks sõlmitud võlaõigusliku lepingu alusel, kui ka näiteks avalikus teenistuses. Töötuskindlustushüvitise ja töötutoetuse maksmise periood aga ajutise töötamise aja võrra ei pikene.

Olulised tingimused, mis seejuures peavad olema täidetud:

1) töötada tohib kuni kaheksal päeval kalendrikuus, kuid kõige rohkem 12 kalendrikuul 24-kuulise ajavahemiku jooksul ja

2) töö eest makstav tasu igakordse ajutise töötamise eest ühes kalendrikuus ei tohi kokku ületada 40% eelmise kalendriaasta kuu töötasu alammäärast (aastal 2021 on see summa 233,60 eurot).

See tähendab, et töötu võib teha tööd näiteks kuni kaheksa kalendripäeva järjest või üksikute päevade kaupa. Arvestus on seejuures päevapõhine ning töötamise tunde ei loeta. Ehk siis võib isik kaheksal päeval kuus töötada kas iga päev 2 tundi või ka 8 tundi – arvesse võetakse töötatud päevi.

Ühe kuu kohta tohib sõlmida nii ühe 8-päevase lepingu või ka kaheksa 1-päevast lepingut. Küll aga ei ole lubatud sõlmida lepingut näiteks üheks aastaks selliselt, et isik töötab igas kuus kaheksa päeva. Sarnaselt ei tohi sõlmida lepingut näiteks kestvusega perioodiks 23. aprill kuni 8. mai, mil küll nii aprilli kui maikuusse jääb lubatud kaheksa päeva, kuid lepingu kogupikkus ületab seejuures kaheksa lubatud päeva normi. Juhtumil, kus leping on sõlmitud pikema kestvusega kui kaheksa kalendripäeva, siis ei käsitleta seda ajutise töötamisena ning isiku töötuna arvelolek lõpetatakse töötamise esimesest päevast.

Eesti Töötukassa jälgib tööampsude arvestust töötamise registri vahendusel, seega tuleb jälgida, et kõik TÖR kanded on tehtud korrektselt.

Oluline on jälgida ka, et tööampse ei tehtaks rohkem kui 12 kalendrikuul 24-kuulise perioodi jooksul. Igakordsest ajutisest töötamisest vaadatakse tagasi 24 eelnevat kalendrikuud (kuid mitte kauem kui 1. september 2020, mil jõustus tööampse lubav seadusandlus), loetakse kokku kõik kuud, mil isik oli sel ajavahemikul töötuna arvel ja tegi tööampse. Kui ajutisi töötamisi on nimetatud 24 kuu jooksul vähem kui 12 kuul, on uue tööampsu tegemine lubatud.

Ajutise töötamise ajal isikul õigust töötuskindlustushüvitist saada ei ole. Samuti ei arvestata ajutist töötamist tööstuskindlustusstaaži kogumise perioodi hulka.

Muudeti ka töötuskindlustushüvitise suurust, mis 1-100 kalendripäevani moodustab nüüd 60% ning 101 kalendripäevast kuni töötuskindlustushüvitise perioodi lõpuni 40% isiku üheksa kuu keskmisest ühe kalendripäeva töötasust.

  • Mitmeid muudatusi on toimunud ning toimub 2021. aastal kohe veel töötervishoiu ja tööohutuse valdkonnas. Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse muudatuste märksõnadeks on kaasaegsus ja tööandjate halduskoormuse vähenemine.

2020. aastal võttis Tööinspektsioon kasutusele tööelu infosüsteemi TeIS. Käesoleva aasta seadusemuudatuse tulemusena on TeISist saanud Tööinspektsiooni tööohutuse tagamist puudutav peamine infosüsteem, mille abil asutus täidab oma põhiülesandeid, sh teeb järelevalvet ning nõustab töösuhte osapooli. TeIS sisaldab ka töökeskkonna iseteenindust, mis on mõeldud töövahendiks ettevõtjatele, et parandada oma ettevõtte töökeskkonda.

Ühe kohustusliku elemendina TeISi rakendamiseks tööandjatele näeb TTOS § 134 lõige 7 ette, et riskianalüüs, mis on kõigil tööandjatel kohustuslik koostada, tuleb kas koostada TeISis, laadida TeISi üles või edastada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Tööinspektsioonile.

Seadus näeb siinkohal ette ka tähtaja, öeldes, et kehtiva töökeskkonna riskianalüüsi, mis on koostatud enne 2021. aasta 1. märtsi, on tööandja kohustatud esitama töökeskkonna andmekogusse või edastama Tööinspektsioonile hiljemalt 1. septembriks 2021. a.

Seoses sellega muutub ka riskianalüüside säilitamise regulatsioon: alates 1. märtsist 2021. a säilitatakse kehtivaid riskianalüüse TeISis ning tööandjal lasub kohustus tagada, et infosüsteemis oleks kehtiv töökeskkonna riskianalüüs. Varasemaid riskianalüüse säilitab tööandja jätkuvalt enda juures tähtajaga 55 aastat selle koostamisest.

Muid olulisi muudatusi riskianalüüsi enese osas seadus ette ei näe. Küll on eraldi välja toodud ühe alusena, mis tingib riskianalüüsi uuendamise vajaduse, kui tööinspektor järelevalve käigus tuvastab, et riskianalüüsis ei ole piisavalt hinnatud töökeskkonnas esinevaid riske, sh ei ole mõõdetud ohutegurite parameetreid või ei ole ette nähtud abinõusid ohtude maandamiseks.

Kui varasemalt oli kohustus riskianalüüsi tulemustest teavitada nii töötajaid, nende esindajaid, töökeskkonnanõukogu ja töökeskkonnavolinikke, siis uus seaduse redaktsioon näeb teavitamiskohustuse ette üksnes töötajatele ja nende esindajatele.

Paindlikumaks on muutunud ka ohutusjuhendite koostamisega seonduv. Kui varasem seadus nägi ette tööandja kohustuse koostada ohutusjuhend tehtava töö ja kasutatava töövahendi kohta, siis uus redaktsioon seob ohutusjuhendi koostamise vajaduse riskianalüüsi ja selles sätestatuga. See tähendab, et kui riskianalüüsis on hinnatud konkreetse vahendi või seadme ohtlikkust ning leitud selle kasutamisel terviseriski olemasolu, siis on vajalik nimetatud vahendi või seadme kohta ohutusjuhendi koostamine. Kui riski tervisekahjustuseks ei ole, puudub ka vajadus ohutusjuhendi koostamiseks.

Alates 1. jaanuarist 2021. a muudeti seoses COVID19-pandeemiaga haigushüvitiste maksmise korda. Kui varasemalt oli tööandja kohustus maksta töötaja ajutise töövõimetuse korral haigushüvitist neljandast kaheksanda päevani ning edasi maksis hüvitist Eesti Haigekassa, siis nüüd alates 1. jaanuarist 2021. a ei saa töötaja hüvitist üksnes esimese haiguspäeva eest, teise kuni viienda haiguspäeva hüvitise tasub tööandja ning alates kuuendast haiguspäevast kompenseerib hüvitise Eesti Haigekassa. Arvestades, et ministeeriumi haldusala asutustest suurem osa on viimastel aastatel oma töötajatele teise kuni viienda haiguspäeva kulu kompenseerinud, siis olulist mõju see muudatus ministeeriumi haldusalas ei avalda.

Tähele tuleb aga panna, et seesugune muudatus kehtib üksnes perioodil 1. jaanuar kuni 30. aprill 2021. a. Alates 1. maist 2021. a jõustuva töötervishoiu ja tööohutuse seaduse uue redaktsiooniga taastatakse hüvitise varasema maksmise kord, st tööandja maksab taas haigushüvitist töötaja ajutise töövõimetuse neljanda kuni kaheksanda päeva eest ning edasi tasub hüvitist Eesti Haigekassa.

Muudetud on ka töötajate esindajate volituste kehtivusaega. Kui varasemalt oli töökeskkonnavoliniku volituste kehtivusaeg 4 aastat, siis nüüd otsustab volituste kehtivuse pikkuse üle töötajate koosolek. Seesugune võimalus on tööandjate jaoks oluliselt mugavam, sest volituste kehtivust on võimalik määrata ka tähtajatuks. Sellisel juhul tekib uue voliniku valimise vajadus üksnes juhtudel, kui volinik lahkub töölt, ei soovi ise enam ülesandeid täita või kui äärmuslikel juhtudel näiteks töötajad voliniku tagasi kutsuvad. Seesugused tingimused tuleks kõik kirja panna töökeskkonnavolinike valimisi reguleerivas dokumendis, mis lepitakse kokku tööandja ja töötajate vahel.

Sarnaselt töökeskkonnavoliniku volituste kehtivusega muutus ka töökeskkonnanõukogu liikmete kehtivuse tähtaeg. Töötajate esindajate volituste kehtivuse otsustab nagu volinikelgi nüüdsest töötajate koosolek. Tööandja esindajate volituste kehtivuse pikkuse otsustab aga tööandja.

Uus TTOSi redaktsioon lähtub ka põhimõttest, et kõikide tööd tegevate isikute ohutus ja tervise kaitse tuleb ühises töökeskkonnas tagada. Kui siiani tulenesid tööohutusalased kohustused TTOSist lisaks tööandjale üksnes füüsilisest isikust ettevõtjale, siis nüüd laiendatakse kohustusi ka juhtumitele, mil ettevõttes töötavad samal ajal nii töötajad kui teenuseosutajad (st võlaõiguslike lepingutega töötavad isikud) või üksnes teenuseosutajad.

Esmalt paneb seadusandja teenuseosutajale kohustuse tagada igas tööolukorras (mh juhtumil, kus samal ajal töötavad ettevõttes ka teised töötajad või teenuseosutajad) talle kuuluvate töövahendite, isikukaitsevahendite ja muude seadmete korrasolek ja nõuetekohane kasutamine. Ehk siis teenuseosutaja vastutab selle eest, et tema tegevus ei kahjusta töökohal ühtegi teist isikut.

Seadus näeb ette teavitamiskohustuse. Teenuseosutaja peab teavitama tööandjat või tööandja poolt määratud töid korraldavat isikut oma tegevusega seotud ohtudest, st kui tema töö võib kuidagi ohtu seada teised töökeskkonnas töötavad isikud. Teavitamise järel on tööandjal sel juhul vajadusel võimalik kasutusele võtta abinõud töötajate ohutuse kaitseks.

Teavitamiskohustus lasub teenuseosutajal ka juhul, mil töökohal töötab teine teenust osutav isik. Seesugune teavitus ei eelda, et teenuseosutajad peaksid riskianalüüsi koostama vmt. Sätte mõte on tekitada avatud infovahetus teenuseosutajate vahel, et vältida võimalikke tervisekahjustusi. Kui aga otsest ega vahetut ohtu teistele teenuse osutamise käigus ei teki, pole ka teavituskohustust. Nt koolis tunniajast loengut pidavad teenuseosutajad ei pea teineteist teavitama, kui nende tegevus teisi ei ohusta.

Tööandjal on teavitamiskohustus juhtudel, kui töökohal viibivad veel teiste tööandjate töötajad ja/või teenuseosutajad. Kui ühel töökohal töötavad mitme tööandja töötajad, siis tuleb tööandjatel omavahel ohtlike olukordade vältimiseks tehtav tegevus kooskõlastada. Tööandjad teavitavad vastastikku üksteist ning oma töötajaid võimalikest ohtudest töökohal, nende vältimise abinõudest, päästetööde ja esmaabi korraldusest.

Seadus näeb ette, et vajadusel tuleb tööandjal eelnimetatud asjaoludest teavitada ka töökohal töötavaid teenuseosutajaid. Teavitusvajadust hindab siinkohal tööandja ise, võttes arvesse, millised on töökeskkonnas esinevad riskid, millise teenusega on tegemist, kui palju puutub teenuseosutaja kokku teiste töötajatega, kui kaua teenust osutatakse jne. Hindamine peab seega andma vastuse, kas konkreetses olukorras on teenuseosutaja teavitamine vajalik tema ja teiste isikute tervise ning ohutuse kaitseks. Näiteks ei pruugi teavitamisvajadust tekkida juhul, kui tegemist on üksiku loengu andmisega koolis, mil tööd tehakse lühiajaliselt ja töö ei ole kõrge riskiga. Küll aga on oluline pikemaajalise teenuseosutamise puhul kindlasti teavitada teenuseosutajat asutuse päästetööde (nt evakuatsiooniväljapääsud) ja esmaabi korraldusest (nt kus on esmaabivahendid ja esmaabiandja), et ka teenuseosutaja saaks end õnnetuse tekkimise eest kaitsta.

Teavitamisele kohustuslikku vormi seadus ei kehtesta, seega võib selle läbi viia ka suuliselt. Lähtuda tuleb konkreetsetest asjaoludest ja sellest, mis on antud olukorras kõige mõistlikum.

Uuendusena on nüüdsest tööandjal kohustus uurida ka neid tööõnnetusi, mis on juhtunud teenuseosutajaga, kes töötab tema töötajatega samas keskkonnas. Tööandja peab tegema kõik tööõnnetusega seotud toimingud: uurima ja registreerima tööõnnetuse, seaduses ette nähtud juhtudel koostama raporti ning esitama selle vajalikele isikutele.

Ragne Tsäkko, üldosakonna õigusteeninduse büroo juht

 

 

 

 

Virtuaalse värbamise võimalused

Aasta 2020 jääb kõigile meelde kui massilise kodukontori praktiseerimise võimalus. Enamus organisatsioone olid väljakutse ees, kuidas kõik oma tööprotsessid korraldada selliselt, et igapäevatöö laabuks ja väline koospartner/klient/kodanik arugi ei saa, et midagi üldse muutunud on.

Selliselt tuli HTMil ka värbamise ja valiku valdkonnas mõelda teisiti kui varasemalt. Toon välja meie viimase aja muudatused värbamise ja valiku valdkonnas, mis on võimaldanud meil edukalt värvata ka siis, kui kellegagi ei ole võimalik mitme kuu vältel kordagi füüsiliselt kohtuda.

  • Muutsime oma kuulutustel „omalt poolt pakume“ rubriiki ning nimetasime „Meil on hea töötada, sest…“. Seda just seetõttu, et paljud asjad omistasid kaugtööl olles hoopis uue tähenduse. Me ei saanud enam rääkida võimalusel paindlikkest töövormidest, vaid need olid kujunenud meie igapäeva osaks ja ajutiselt ei olnud need enam ka vabatahtlikud vaid kohustuslikud.
  • Võtsime kasutusele uued värbamist ja valikud lihtsustavad/kiirendavad tarkvarad. Näiteks hakkasime me 2020. aasta lõpus kasutama värbamistarkvara Recrur, mis võimaldab meil kõik värbamise ja valiku erinevad osad koondada ühte kohta ning seeläbi ka kiirendada kogu protsessi. Recruri kaudu saame välja kuulutada konkursi, jagada seda erinevates kanalitest, levitada otse sotsiaalmeediasse, hallata kandidaate ning korraldada ka kogu konkursiga seotud infovahetust. Lisaks on Recrur′is olemas ka karjäärilehe funktsionaalsus, mille me samuti kasutusele oleme võtnud.
  • Samuti asusime kasutama videoCV keskkonda, sest saime suhteliselt kiiresti aru, et ainult ühest kohtumisest (intervjuu voor) kandidaadiga jääb väheks ning vajame veel mingeid täiendavaid võimalusi selleks, et kandidaati rohkem tundma õppida. VideoCV annab suurepärase võimaluse selleks, et esitada kandidaadile küsimusi ükskõik millises värbamise etapis ja paluda tal vastata videona. Nende videote vaatamine annab hea ülevaate inimese esinemisoskusest ja eneseväljendusest, kuid lisaks ka loovusest, leidlikkusest ning motivatsioonist panustada oma aega huvitava video loomisesse.
  • Selleks, et hinnata kandidaadi isiksust ilma, et Sa näeksid teda ja et sul oleks võimalus temaga kohtuda silmast-silma, võtsime suuremalt kasutusse ka Tripodi. Kui varasemalt oleme kasutanud Tripodi teste eelkõige juhipositsioonide puhul, siis nüüd võtsime me need laiemalt kasutusse ka teiste ametikohtade puhul. Suureks väljakutseks siinkohal on kujunenud testide tagasiside voorud, mis on nüüd samuti vajalik teha virtuaalselt või telefonis, samas hoiab see jälle hinnalist kandidaadi aega kokku, sest enam ei ole vajalik kohale tulla selleks, et testitulemusi tõlgendada.
  • Zoom, Teams, GoogleMeet, Skype, jt on saanud igapäevaseks võimaluseks vestluste läbiviimise juures. Kui varasemalt oli vajalik vestlusi virtuaalselt läbi viia vaid juhul, kui kandidaat asus teisel pool maakera, siis viimase aasta jooksul on kõik vestlused toimunud virtuaalse keskkonna kaudu. Mingil määral oleme muutnud ka vestluste formaati ja andnud värbajale suurema rolli vestluse juhtimise näol. Seda just seepärast, et mitme komisjoniliikme puhul oleks vestlus sujuv ja kandidaadile mugav. Näiteks on värbaja ülesanne teha põhjalik sissejuhatus, et kandidaat saaks end kaamera ees sel ajal mugavalt sisse seada, samuti tutvustab värbaja kõiki kohtumisel osalejaid ning sõlmib ka korralduslikud kokkulepped (mikrofonid sees/väljas, kaamera kasutamine jne).
  • Lisaks tavapärastele hindamismeetoditele, oleme saanud viimasel ajal olla eriti loovad. Näiteks oleme kasutanud viimases etapis (viimase paari kandidaadi puhul) meeskonna koosoleku formaati, kus kandidaadid saavad osaleda ühel tiimi koosolekul. Seda selleks, et mõlemad osapooled (kandidaat ja olemasolevad kolleegid) saaksid hinnata, kes ja mil määral sobitub tiimi kõige paremini. Samuti oleme mõned korrad kasutanud ka virtuaalse grupivestluse võimalust, kus kandidaadid zoomi keskkonnas ühiselt mingit probleemülesannet pannakse lahendama ning siis komisjon hindab vaatluse kaudu nende sooritust.

HTM on kohanenud muutuva olukorraga ning oleme suutnud värbamise ja valiku korraldada selliselt, et see annab meile pigem võimalusi teha uusi asju ning teisiti kui varem. Loodame iga päevaga järjest rohkem õppida ning õpitut rakendada selliselt, et kandidaadil oleks hea ja mugav ning et kandideerimine annaks talle positiivse emotsiooni olenemata konkursi tulemusest.

Margot Saluse, üldosakonna personalibüroo juhtivekspert