Infohalduse taassünd haridusmaastikul

Haridus- ja teadusminister allkirjastas 7. aprillil 2021 käskkirja nr 100 “Eesti koolide haldamise infosüsteemi (EKIS) sulgemine“. Sellega seoses on kõiki asjaosalisi teavitatud, et alates 01.01.2024 EKISt edasi ei arendata ning seisuga 31.07.2024 võetakse süsteem lõplikult kasutuselt maha. Avame siinkohal otsuse tagamaid, arutleme võimalike lahenduste üle ning räägime uue elektroonilise dokumendihaldussüsteemi PINAL juurutamisest riigikoolides.

Miks nii otsustati?

EKIS loodi 2005. aastal eesmärgiga anda õppeasutuste juhtidele ja personalile vahend ressursside optimaalseks haldamiseks ning kvaliteetsete juhtimisotsuste tegemiseks. Plaanide kohaselt pidi EKIS pakkuma grupitöövahendeid ning täitma sh kommunikatsioonikanali rolli, kuid tänaseks leiab süsteemis peamiselt kasutust vaid dokumendihalduse funktsionaalsus.

EKISt kasutab ca 450 haridusasutust (koolid, erakoolid, lasteaiad, huvikoolid). Ainuüksi see number viitab asjaolule, et üks süsteem ei suuda katta kõigi soove ja vajadusi, rääkimata erinevate asutuste spetsiifilistest vajadustest. Sellest tulenevalt on süsteemi üldine kasutamine ebaühtlane ning mis peamine –  asutuste dokumendihalduse tase erinev, ehk need kes oskavad ei saa ja need kes tahaksid alati ei oska.

Haridus- ja Teadusministeerium (HTM) haldab korraga mitut elektroonilist dokumendihaldussüsteemi ning peab kesksete uuenduste juurutamisel tagama kõikide kasutajate koolitamise, mis ei ole nii suurele kasutajaskonnale enam mõistlik ega jätkusuutlik. Elektrooniline dokumendihaldus ning süsteem on kahtlemata iga asutuse orgaaniline osa ja peab pakkuma asjakohast tuge argisele toimimisele. HTM on haldusala infohalduse toimimise ühtlustamise planeerimisel lähtunud just sellest põhimõttest – EDHS peab olema piisavalt paindlik, et tulla toime ootamatustega ning käia kaasas asutuse vajadustega.

EKISe sulgemine, olgugi, et paljude jaoks ebameeldiv otsus, mis sunnib tahes-tahtmata praegusest mugavustsoonist kaugemale vaatama, võimaldab kõikidel haridusasutustel leida just endale sobiv dokumentide haldamise lahendus lähtudes asutuse spetsiifikast, võimalustest ja vajadustest. See on ka peamiseks EKISe sulgemise põhjuseks – keskne haldus ei saa ja tohi olla takistuseks mitte ühegi asutuse ambitsioonidele ega ka murede lahendamisele.

Kuidas edasi?

Nagu öeldud, lõpeb EKISelt uuele dokumendihaldussüsteemile üleminekuperiood 01.01.2024, mis on piisavalt pikk aeg, et kõik haridusasutused saaksid minna üle vabalt valitud infosüsteemile. Valikuid on mitmeid ja otsustamine võib olla keeruline, mistõttu toome välja olulisemad aspektid, millele otsuse tegemisel tugineda.

  • Inventuur ehk looge ülevaade infovaradest – asutuse tegeliku vajaduse väljaselgitamiseks on mõistlik esmalt kaardistada hetkeolukord. Uue EDHSi kasutusele võtmine loob suurepärase võimaluse hinnata asutuse tegevust tervikuna. Millist infot teie asutus loob ja töötleb? Kus te lisaks EKISele infot hoiate ja kas see vajaks muutmist. Siin on heaks aluseks asutuse liigitusskeem, teabehaldust reguleeriv jmt juhend ning kindlasti arutelud kolleegidega.
  • Ärge jääge üksi, konsulteerige koolipidajaga – mitmed kohalikud omavalitsused on alustanud või planeerivad oma haldusala dokumendihalduse terviklikku koordineerimist. Kui ülevaade hetkeolukorrast on loodud, uurige milline EDHS neil kasutusel on, kas see vastab teie vajadustele ning ehk saaks ka teie asutus sellega liituda.
  • Olge avatud ja kaaluge alternatiive – Uurige erinevatelt haridusasutustelt mida nemad kasutavad. Kas nad on rahul? Eestis leidub mitmeid EDHSi pakkujaid. Ülevaate enimlevinud dokumendihaldussüsteemidest leiab siit. Võtke aega ja pakkumisi, arutage ning kaaluge, milline lahendus võiks teile kõige paremini sobida.
  • Liidesed, liidesed, liidesed – EDHSi juurutamisel mängib suurt rolli olemasolevate tugisüsteemidega arvestamine ning hilisem omavaheline liidestamise võimalus. Veenduge, et kõik teile vajalikud protsessid saaksid erisüsteemidega kaetud või juurutamise käigus ühtlustatud.
  • Valmistuge EKISest lahkumiseks – lisaks üldisele kaardistusele veenduge, et teil on ülevaade EKISes olevatest andmetest, sh sellest, mis vajab uude süsteemi kaasa võtmist. Üldine reegel on, et kõik säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse vanas süsteemis, ehk mida vaja ei ole, kaasa ei võta. Vajadusel konsulteerige EKISe kasutajatoega (tööpäevadel: kell 9-17 e-posti teel ekis@webware.ee ja telefonil 5340 7767).
  • Kaasake kolleege! – lõppkasutajate kaasamine mõjutab EDHSi juurutamist olulisel määral. Isegi, kui kasutajaid kaasatakse vaid kindlates etappides on juurutamise protsess sellest mõjutatud. Kui aga EDHS juurutatakse asutusse kasutajaid kaasamata võib protsessi üldine tempo olla kiirem, kuid hilisemad kasutamisega seonduvad probleemid on sellisel juhul pigem garanteeritud.
  • Suhelge meiega! – Kui olete oma järgmistes sammudes selgusele jõudnud, andke HTMile sellest kindlasti teada saates asutuse juhi poolt digitaalselt allkirjastatud vastav lahkumise taotlus e-posti aadressile taotlused@hm.ee.

EDHSi juurutamine

Asutuse argist toimetamist suunavad organisatsioonis heaks kiidetud normid, mistõttu on nendega arvestamine tähtsal kohal. On oluline, et juurutatavat süsteemi tutvustataks piisavalt detailselt, õigeaegselt ning lõppkasutajale vastuvõetavas vormis. Uue süsteemi kasutusele võtmine on kohati vastuoluline tegevus, eeldades detailidesse süvenemist ja samaaegselt suure pildi või terviku hoidmist.

Kuivõrd infohalduse ümberkorraldamine toimub ka kõikides Haridus- ja Teadusministeeriumi hallatavates koolides, kus võetakse samuti kasutusele uus dokumendihaldussüsteem, saame siinkohal jagada juurutamisega seotud erinevaid etappe, millest saate ka oma üleminekul lähtuda.

  • Koosloome ja koostöö – protsessi elluviimiseks on komplekteeritud PINALi juurutamise meeskond, kellega koostöös ehitatakse üles ja võetakse järgmise kooliaasta alguseks (august 2021) kasutusele EDHS PINAL. Esmalt võtavad PINALi kasutusele sügisel õppetööd alustavad kaks uut riigigümnaasiumi – Tabasalu Gümnaasium ja Saaremaa Gümnaasium ning Jõhvi Gümnaasium, Põlva Gümnaasium, Rapla Gümnaasium, Tartu Tamme Gümnaasium, Valga Gümnaasium ja Võru Gümnaasium. Igale liituvale koolile on määratud HTMi infohalduse büroost kontaktisik, kes koondab kooliga koostöös kõik DHSi juurutamiseks vajalikud andmed ning on EDHSi juurutamise protsessis abiks. Samuti toimuvad regulaarsed videokohtumised, kus räägitakse läbi kõik DHSi juurutamisega seotud punktid ning vastatakse kõikidele tekkida võivatele küsimustele. Julgustame ja kutsume koole üles omavahel suhtlema, küsima, arutama ja häid praktikaid jagama.
  • Liigitusskeemi ühtlustamine ja kaasajastamine – kõige paremaks kooli dokumendihalduse korraldamise ja kirjeldamise aluseks on kindlasti liigitusskeem, mis annab ülevaate kooli ülesannete täitmisel tekkivast teabest. Juba eelmise aasta alguses avaldasid riigigümnaasiumid soovi, et tahaksid liigitusskeeme omavahel ühtlustada ja kaasajastada, millest lähtuvalt HTM koos koolide juhiabidega selle teekonna ka ette võttis. Tänaseks on esimesed kaheksa PINALiga liituvat kooli saanud ühtlustamise kasu ise kogeda, sest liigitusskeem on EDHSi selgroog, millele asutus üles ehitatakse. NB! Liigitusskeemi muudatused on mõistlik Rahvusarhiiviga kooskõlastada. Loe lähemalt
  • EDHSi juurutamiseks vajaliku info kaardistamine – DHSi kasutuselevõtu eelduseks on seni kasutusel oleva süsteemi analüüsimine. Selleks on kokku koondatud ja kaardistatud kasutatavad metaväljad, dokumendiliigid, töövood ja kindlasti õiguste süsteem, mis tagab turvalisuse ja muretu navigeerimise kogu loodavas teabes. Siinkohal ongi info kaardistamisel vajalik samaaegselt süveneda detailidesse ja samas oskus vaadata kooli asjaajamise ja dokumendi elutsükli tervikpilti.
  • Testkeskkonna seadistamine ja läbimäng – eelnevalt kokku koondatud andmete alusel seadistatakse testkeskkonnas iga kooli jaoks oma EDHS. On oluline, et iga kooli juhiabi saaks enda jaoks vajalikku süsteemi ise seadistada. See annab hea ülevaate süsteemi terviklikkusest ning oskused ja teadmised süsteemis toimetamiseks. Seadistamise lõpetab süsteemi baasfunktsionaalsuse läbimäng, ehk juhiabi loob erinevaid dokumendiliike veendumaks vajalike metaväljade kandumises dokumendile. Kontrollitakse menetluste kulgu ja korrektsust algusest lõpuni, teisisõnu mängitakse läbi kogu dokumendiga seonduv protsess.

Olenevalt tarkvarast ja selle pakkujast võib uue EDHSi kasutusele võtmise protseduur erineda. Seda enam on oluline koostöö ja võimalikult selge soovide väljendamine. Hiljemalt 31. juuliks 2024 juurutatakse kõikides HTMi hallatavates koolides EDHS PINAL. Nagu öeldud, on esimese kaheksa kooliga see protsess juba käimas. Koolide juhiabide ja HTMi IHB meeskonnaga koostöös ootab ees EDHSi seadistamine ja selle läbimäng. Liigume edasi ühise eesmärgi nimel ning loodame, et EKISe sulgemise otsusest tekkinud võimaluse valguses leiate endale parima võimaliku EDHSi! Soovime avatud meelt ning julgust unistada!

Liina Lääne, üldosakonna infohalduse büroo dokumendihaldussüsteemi spetsialist

Mait Kask, üldosakonna juhataja