Dokumentide näidised

Personali- ja dokumendihalduse osakond on aastate jooksul välja töötanud mitmeid töösuhtega seotud dokumendipõhju, mida kasutame ministeeriumis ise ning soovitame kasutada ka meie haldusala asutustel. Alltoodud nimekirjas on töölepingu, töölepingu uue redaktsiooni, töölepingu lõpetamise ning muutmise mallid. Samuti erinevad dokumendipõhjad töölepingu ülesütlemiseks. Dokumentide põhju vaatame regulaarselt üle ning täiendame vastavalt vajadusele. Põhjad on saadaval ka EKISes kõigile meie haldusala asutustele.

Tööleping (üldhariduskool)

Tööleping (rakenduskõrgkool)

Tööleping (kutsekool)

Tööleping (kaks ametikohta)

Tööleping (uus redaktsioon)

Töölepingu lõpetamine

Töölepingu muutmine

Töölepingu ülesütlemine (katseaeg)

Töölepingu ülesütlemine (koondamine)

Töölepingu ülesütlemine (isikust tulenev põhjus)

Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 6

Head kolleegid!

Uus, 2019/2020. õppeaasta on hoolimata kaunist suveilmast alanud hoogsalt ja töiselt. Valminud on ka värske personalitöö ja dokumendihalduse infokiri.

Seekordses infokirjas tutvustame esmakordselt meie uusi toredaid kolleege nii ministeeriumist kui ka haldusalast, kes asusid või asuvad tööle alates uuest õppeaastast.

Personali- ja dokumendihalduse osakonna jurist Ragne Tsäkko annab infokirjas aga ülevaate sellest, mida tuleb silmas pidada tähtajaliste töölepingute sõlmimisel. Uue õppeaasta alguses oleks mõistlik visata pilk peale ka tema varasematele tööõigusalastele artiklitele: summeeritud tööaeg  ja töösuhte lõpetamine.

Näpunäiteid alanud asjaajamisaasta “liiklusummikute” ja stressi vältimiseks annab värskes infokirjas haldusala dokumendihalduse koordinaator Mait Kask, kes soovitab asjaajamise korraldamisel kasutada vana reeglit – üheksa korda mõõda …

Soovime infokirjades kajastada ka meie haldusala parimaid praktikaid ning edulugusid, et õppida üksteise headest kogemustest. Algust teeb sellega Viimsi Gümnaasiumi õpetaja Kristiina Noormets, kes räägib sellest, kuidas ta nelja kuu vältel Sri Lankal viibides õpetas abiturientidele e-õppe raames ühiskonnaõpetust ning ajalugu.

Head 2019/2020. õppeaastat kogu ministeeriumipere poolt!

Meie uued kolleegid

KÕIK, KÕIK ON UUS SEPTEMBRIKUUS – seda võib öelda ka personalivaldkonnas.

Nii mitmedki koolid on saanud uue direktori ning nii mõnigi direktor omale uue „parema käe“ – juhiabi. Samuti on lisandunud uusi inimesi ministeeriumiperre.

Meie uusi toredaid kolleege seekordses infokirjas lühidalt tutvustamegi.

Paide Gümnaasiumi direktorina alustab 16. septembril tööd Margo Sootla, kes on haridusvaldkonnas tegutsenud alates 2015. aastast, mil ta asus juhtima Väätsa Põhikooli. Margo varasem tegevus on tihedalt seotud infotehnoloogiaga – ta on pikalt töötanud nii eksperdi kui juhina PPA telefon- ja raadioside arendusvaldkonnas kui ka Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuses.

Augustis alustas K. Pätsi Vabaõhukooli direktorina tööd Ave Szymanel, kes on varasemalt tegelenud nii hariduse vallas kui noorsootööga. Avel on 6-aastane töökogemus sihtasutusest Innove, kus ta on töötanud nii õppenõustamisteenuste arenduskeskuse juhi, karjääriinfo valdkonnajuhi, kui ka üksusejuhina. Avel on sotsiaalteaduste magistrikraad organisatsioonikäitumise erialal.​

Ka Porkuni Kool sai augustis uue direktori – Piret Kamberi. Sarnaselt teistele on ka Piretil haridusvaldkonnas aastatepikkune töökogemus – ta on töötanud programmijuhina Riiklikus Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuses, projekti koordinaatorina sihtasutuses Innove, projektijuhina MTÜ-s Perede ja Laste Nõuandekeskuses. Tema eelmiseks töökohaks oli Kuusalu Keskkool, kus ta tegutses tugikeskuse juhina. Piret omab magistrikraadi eripedagoogika alal.

Kohtla-Järve Gümnaasiumi juhiabina asus augustis tööle Triin Vaino. Triin on lõpetanud Lääne-Viru Rakenduskõrgkooli juhiabi erialal ning omab 6-aastast avaliku sektori töökogemust, olles töötanud Viru Maakohtus ning Viru Vanglas.

Ministeeriumiperre on suve jooksul lisandunud mitmeid uusi innukaid töötajaid, kellest haldusala vaatest võib välja tuua järgmised inimesed:

Ministeerium sai augustis lausa kolm uut asekantslerit, kes minister Mailis Repsi sõnul on kahtlemata väärtuslik täiendus ministeeriumi meeskonnale. “Kõik kolm on innukad ja terased valdkonna eksperdid, kes toovad ministeeriumisse hindamatuid kogemusi, teadmisi ja uutmoodi mõtlemist. Usun, et saame õlg õla kõrval viia ellu palju põnevaid algatusi haridusvaldkonnas,“ sõnas Reps.

Üldharidus-, keele- ja noortepoliitika asekantsler Kristi Vinter-Nemvalts on kaitsnud doktorikraadi kasvatusteaduste valdkonnas. Ta on töötanud pikka aega Tallinna Ülikoolis õppejõuna ning juhtinud Pedagoogilist Seminari, Kasvatusteaduste ja Haridusteaduste Instituute.

Planeerimise ja halduse asekantslerina alustas tööd Pärt-Eo Rannap, kes on varasemalt töötanud ministeeriumis aastatel 1998-2004 teadustalituse peaeksperdina ja 2012-2018 rahandusosakonna juhatajana. Pärt-Eo Rannapil on magistrikraadile vastav kvalifikatsioon haldusjuhtimise erialal Tallinna Pedagoogikaülikoolist.  Peale HTMi on ta töötanud pikalt Rahandusministeeriumis riigieelarve osakonnas ja Välisministeeriumis rahandusosakonna peadirektori ametikohal.

Kutse- ja täiskasvanudhariduse ning koolivõrgu asekantsleriks sai Robert Lippin, kel samuti on varasem töökogemus ministeeriumis – aastatel 2001-2004 juristina. Robertil on magistrikraadile vastav kvalifikatsioon õigusteaduses Tartu Ülikoolist ning magistrikraad ärijuhtimises Tallinna Tehnikaülikoolist. Lisaks ministeeriumile on ta töötanud Riikliku Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuse direktorina, Innove juhatuse liikme ja Saue Gümnaasiumi direktorina.

Lisaks asus kutsehariduse osakonna peaeksperdina juuni algul tööle Kersti Raudsepp, kes varasemalt töötas sihtasutuses Innove. Enne ministeeriumisse siirdumist viibis Kersti aastajagu Itaalias ning aitas kaasa kutsehariduse arengule Euroopa Liidu ´lähivälismaal´.

Õigusosakond sai täiendust uue õigusnõuniku näol – Jaanus Põldmaa, kes varasemalt töötas Sotsiaalministeeriumis õigusnõunikuna. Jaanuse peamiseks tööülesandeks on haridusseadustiku kaasajastamise protsessi  kavandamine ja korraldamine.

Soovime kõigile edu ja jõudu uuel töökohal!

Tööõiguse põhimõisted: tähtajalised töölepingud

Eelnevates infokirjades tutvustasime neid tööõiguse mõisteid, mille käsitlemine töölepingute vormistamisel ja töösuhete tõlgendamisel on nii ministeeriumis kui haldusalas raskusi valmistanud ja küsimusi ning ebakõlasid tekitanud. Esimese mõistena selgitasime lähemalt, mis on summeeritud tööaeg ning kuidas seda arvestatakse. Jaanuari infokirjas rääkisime põhjalikumalt töölepingu lõpetamisest, sellest alustest, protseduurist ning asjaoludest, mida tööandja sel puhul silmas peab pidama.

Seekordse infokirja teema on tähtajalised töölepingud, millistel juhtudel neid sõlmida tohib, kuidas neid vormistada ning vajadusel pikendada.

Töösuhte üheks olulisemaks tunnuseks on selle püsivus, mistõttu töölepingu seadus eeldab, et tööleping sõlmitakse tähtajatult. Tähtajalise töölepingu võib sõlmida üksnes seaduses selleks ettenähtud juhtudel. Need juhud on seaduses ammendavalt loetletud, mis tähendab seda, et sellised põhjused nagu „töötaja soov“ või „poolte kokkulepe“ ei kvalifitseeru tähtajalise lepingu sõlmimise alusena.

Juhtumil, kui tööandja ja töötaja vahel läheb vaidluseks selle üle, kas tegemist on tähtajalise või tähtajatu lepinguga, lasub tõendamiskoormis tööandjal. See tähendab, et põhjust, miks on sõlmitud tähtajaline leping, peab tõendama tööandja. Kui tööandja ei suuda tõendada piisavat põhjust tähtajalise töölepingu sõlmimiseks, loetakse tööleping algusest peale tähtajatult sõlmituks.

Tähtajalise töölepingu sõlmimise alused

Töölepingu seadusest (edaspidi TLS) tuleneb kaks tähtajalise töölepingu sõlmimise alust:

Esmalt on TLS § 9 lõike 1 kohaselt õigus sõlmida tähtajaline tööleping kuni viieks aastaks, kui seda õigustavad töö ajutisest tähtajalisest iseloomust tulenevad mõjuvad põhjused, eelkõige töömahu ajutine suurenemine või hooajatöö tegemine.

Tööl on ajutine tähtajaline iseloom näiteks juhul, kui tegemist on kindla projekti elluviimisega teatud ajaperioodi jooksul. Hooajatööna mõistetakse hooajast tingitud töötegemist – nt sügisene saagikoristus, lume koristamine talvel vmt. Töömaht suureneb ajutiselt näiteks kaubanduses, kui ees ootab aktiivne jõulumüügiperiood.

Juhime tähelepanu, et õpetajatöö ei ole hooajatöö ja asjaolu, et õpilased õpivad koolis umbes 10 kuud aastas, ei ole käsitletav töömahu ajutise suurenemisena.

Riigikohus on lahendis 3-2-1-28-15 märkinud, et tähtajalise töölepingu sõlmimine on õigustatud, kui töötaja töö ise ei ole alalise iseloomuga. Nii ei muuda näiteks tööandja ja kolmandate isikute vahelised tähtajalised lepingud või muud tähtajalised õigussuhted iseenesest töö iseloomu tähtajaliseks, mistõttu ei saa ainuüksi nende asjaoludega tähtajalise töölepingu sõlmimist õigustada. Nimetatud kaasuses oli tööleping sõlmitud üürilepingu kehtivuse ajaks. Riigikohus leidis, et töölepingu seaduse sõnastusest ega mõttest ei tulene, et tähtajalise töölepingu võib sõlmida tööandja sõlmitud üürilepingu vms kehtivuse ajaks.

Teiseks lubab TLS § 9 lõige 2 sõlmida tähtajalise töölepingu äraoleva töötaja asendamiseks.

Nimetatud juhtudena nähakse lapsehooldus- või muul puhkusel, töövõimetuslehel, ajateenistuses viibivate või ka muudel juhtudel töölt eemal viibivate isikute töö tegemiseks sõlmitavaid lepinguid. Siinkohal ei ole oluline, kui pika äraolekuga on tegemist – töölepingu seadus sätestab tähtajalise töölepingu maksimaalseks pikkuseks 5 aastat, kuid ei näe ette tähtajalise töölepingu minimaalset kestust. See tähendab, et ka lühiajalisel puhkusel viibiva isiku asendamiseks sõlmitakse tähtajaline tööleping, mitte näiteks käsundusleping.

Lisaks sätestavad mitmed eriseadused juhtumeid, mil on õigustatud tähtajalise lepingu sõlmimine, kuigi töö ise ei ole ajutise iseloomuga. Haridussüsteemis on nendeks põhikooli- ja gümnaasiumiseadus, kutseõppeasutuse seadus, koolieelse lasteasutuse seadus ja kõrgharidusseadus.

Nii ütleb põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse § 74 lõige 7, et juhtumil, mil õpetaja vaba ametikoha täitmiseks korraldatud konkursil ei leita kvalifikatsiooninõuetele vastavat õpetajat, võib direktor sõlmida tähtajalise töölepingu kuni üheks aastaks isikuga, kellel on vähemalt keskharidus ning kelle kvalifikatsioon ja pedagoogiline kompetentsus on piisavad, et tagada kooli õppekavas määratud õpieesmärkide täitmine ning õpitulemuste saavutamine. Analoogse sätte kehtestavad ka kutseõppeasutuse seaduse § 39 lõige 9 õppekasvatusala töötaja kohta ning koolieelse lasteasutuse seaduse § 22 lõige 42 pedagoogi kohta.

Lisaks sätestab uus kõrgharidusseadus mitu alust tähtajaliste töölepingute sõlmimiseks: korralise akadeemilise töötajaga võib sõlmida tähtajalise töölepingu kuni viieks aastaks, kui konkurss on luhtunud või kui töö on tähtajalise iseloomuga; kuni viieks aastaks võib ilma konkursita tööle kutsuda õppe- või teadustööd tegema silmapaistva loomeisiku või teadlase või oma eriala silmapaistva praktiku ning samuti viieks aastaks võib sõlmida töölepingu kõrgkooli akadeemilise tegevusega seotud juhtimisülesannete täitmiseks.

Tähtajalise töölepingu pikendamine

Töölepingu seaduses sätestatud alustel sõlmitavatele tähtajalistele lepingutele sätestavad seaduse §-id 9 lõige 1 ja 10 lõige 1 piirangu, mille kohaselt töö ajutisest tähtajalisest iseloomust tuleneval mõjuval põhjusel sõlmitud tähtajalise lepingu võib sõlmida kuni 5 aastaks. Kui samalaadse töö tegemiseks on tähtajalist lepingut sõlmitud järjestikku rohkem kui kaks korda või tähtajalist lepingut pikendatud rohkem kui üks kord viie aasta jooksul, siis loetakse see töösuhe algusest peale tähtajatuks. Järjestikuse töölepingu sõlmimisena siinkohal mõistetakse juhtumit, mil ühe töölepingu lõppemine ja teise töölepingu sõlmimise vaheline aeg on vähem kui 2 kuud.

Näiteks kui töötajaga on sõlmitud 1-aastase tähtajaga leping ning pooled lepivad kokku, et lepingut pikendatakse veel üheks aastaks. Kui hiljem soovitakse lepingut veelkord pikendada, siis peale teistkordset pikendamist muutub leping seaduse alusel tähtajatuks, kuivõrd lepingut on pikendatud üle ühe korra.

Töölepingu pikendamise keeld ei laiene lepingutele, mis on sõlmitud äraoleva töötaja asendamiseks. Seaduse kohaselt võib äraoleva töötaja asendamiseks sõlmida tähtajalise lepingu asendamise ajaks (näiteks töötaja töövõimetuslehel viibimise ajaks või lapsehoolduspuhkuse ajaks). See tähendab, et nimetatud periood võib olla vajadusel ka pikem kui 5 aastat.

Samuti ei kehti töölepingu pikendamise keeld eelnimetatud eriseaduste alusel sõlmitud lepingutele. Esmalt seepärast, et TLS § 10 lõige 1 räägib sõnaselgelt TLS § 9 lõike 1 alusel (so töö ajutisest tähtajalisest iseloomust tuleneval põhjusel) sõlmitud lepingutest, mitte aga mõnest eriseadusest (nt PGS § 74 lg 7 tähtajaline leping kvalifikatsioonile mittevastava õpetajaga) tuleneval alusel sõlmitud lepingust.

Teiseks on seadusandja töölepingu seaduse seletuskirjas öelnud järgmist:

„Eelnõu §-d 9 ja 10 ei piira ega keela tähtajaliste töölepingute sõlmimist eriseadustest tulenevalt. Käesolevas eelnõus esitatud regulatsiooni puhul tuleb lähtuda tähtajalise töölepingu sõlmimisest ajutise iseloomuga töö tegemiseks. Eriseadustes ette nähtud tähtajalise töölepingu sõlmimise alused ei käsitle enamasti ajutise iseloomuga töid. Tähtajalise töölepingu sõlmimise võimalus või kohustus on seatud teistel eesmärkidel. Sageli on eriseadustes sätestatud tähtajalise töölepingu sõlmimise võimalus juhtimisülesandeid täitvate töötajatega (muuseumide direktorid, kõrgkoolide juhid), nimetatud juhtumite korral on töösuhte tähtajalisuse eesmärgiks tagada nimetatud ametikohtade täitmine võimalikult pädevate ja erialaselt kõrgel tasemel töötajatega regulaarsete konkursside korraldamise kaudu.“

Tähtajalise töölepingu vormistamine

TLS § 6 lõige 2 ütleb, et tähtajalise töölepingu sõlmimise korral tuleb töötajale teatada nii töölepingu kestus kui ka tähtajalise töölepingu sõlmimise põhjus. Sama paragrahvi lõige 9 sätestab ka, et kui neid andmeid ei ole töötajale kirjalikult teatatud, ei ole pooled töölepingu tähtajalisuses kokku leppinud ning sellisel juhul eeldatakse, et leping on tähtajatu.

Kuidas töölepingusse kirja panna töölepingu kestus?

Töölepingu kestus võib olla lepingusse kirja pandud nii konkreetse kuupäevaga (nt 31. detsember 2019) või teatud kindla sündmuse saabumisega (nt Mari Maasika tööle naasmiseni).

Kuidas töölepingusse kirja panna töölepingu sõlmimise põhjus?

Siinkohal soovitame seaduse paragrahvi, lõike ja punkti täpsusega lepingus välja tuua, millisel õiguslikul alusel leping on sõlmitud ning nimetada ära lepingu sõlmimise põhjus.

Näiteks „Tööleping on sõlmitud tähtajaliselt TLS § 9 lõike 1 alusel seoses töömahu ajutise suurenemisega (programmi „Kõrghariduse katkestanute haridustee jätkamine –TULE – Tule Uuesti. Lõpeta Edukalt“ läbiviimine)“.

Või „Tööleping on sõlmitud tähtajaliselt PGS § 74 lõige 7 alusel seoses töötaja kvalifikatsiooninõuetele mittevastavusega“.

Tähtajalise töölepingu lõpetamine

Tulenevalt seaduse mõttest on tähtajaliste töölepingute sõlmimise eesmärgiks täiendav tööjõuvajadus. Tööandjal, aga ka töötajal, on tekkinud õiguspärane ootus tööjõu ja töö olemasolu osas kogu lepingu kehtivuse perioodil. Seetõttu sätestab seadus nõude, mille kohaselt ei ole tähtajalist lepingut lubatud enne tähtaja või tingimuse saabumist üles öelda. See tähendab, et tähtajaline tööleping lõpeb lepingu tähtaja saabumisel. Tähtajalist lepingut ennetähtaegselt lõpetada on võimalik lõpetada üksnes erakorraliselt, st mõjuva põhjuse olemasolul.

Tähtajalise lepingu ennetähtaegse lõpetamise keeld ei kehti neile lepingutele, mis on sõlmitud äraoleva töötaja asendamiseks. Samuti on lubatud ennetähtaegselt lõpetada eriseaduste alusel sõlmitavaid tähtajalisi töölepinguid.

Kuivõrd tähtajaline leping lõpeb tähtaja saabumisel, siis ei mängi rolli ka asjaolu, kas töötaja on sel hetkel töövõimetuslehel, puhkusel, rase vmt. Tööleping lõpeb sellest sõltumata.

Tähtajalise töölepingu lõpetamisel peab lisaks arvestama asjaolu, et kui tähtajalise lepinguga töötavat töötajat soovitakse koondada, peab tööandja talle maksma hüvitist, mis vastab töötasule, mida töötajal oleks olnud õigus saada lepingu tähtaja saabumiseni.

Näiteks kui tähtajaline tööleping on sõlmitud üheks aastaks, kuid poole aasta pärast selgub, et töömaht siiski väheneb ning vajalik on töötaja koondada, siis tuleb töötajale koondamishüvitisena maksta lepingu tähtaja lõpuni saadaolev, so 6 kuu töötasu.

Mida veel tähtajaliste töölepingute puhul silmas pidada?

Tähtajaline tööleping lõpeb küll tähtaja saabumisel, kuid silmas tuleb pidada ka töölepingu seaduse sätet, mis ütleb, et juhul, kui tähtaeg on küll saabunud, kuid töötaja jätkab töö tegemist ning tööandja seda võimaldab, siis loetakse leping sõlmituks tähtajatult. Selliste situatsioonide vältimiseks tuleb tööandjal täpselt jälgida tähtajaliste töölepingute tähtaegu ning nähes, et töötaja jätkab töölepingu täitmist, avaldada 5 tööpäeva jooksul teistsugust tahet, so anda töötajale teada, et tööleping on lõppenud.

Ragne Tsäkko, jurist

Õppeaasta algus dokumendihalduses – mõtteid rajal püsimiseks

Kuigi enamikele jookseb asjaajamislikult alles aasta viimane kolmandik, on paljude õppeasutuste puhul asjaajamisperioodiks siiski 1. september kuni 31. august, ehk uus periood algab koos õppeaastaga ning õppeasutused alustavad taas justkui värskelt lehelt. Puhkuselt naasnuna võib uue õppeaasta algus olla üsna heitlik – erinevad ettevalmistused, inimesed, andmed, dokumendid, süsteemid jne. Kuidas selle kõigega toime tulla nii, et dokumendid saaksid korrektselt vormistatud, andmed ei lekiks ja asutuse töörahu säiliks?

Esmalt tasub silmas pidada, et EKISe puhul ei registreerita dokumente toimikupõhiselt, mistõttu ei ole uue perioodi alguses loodavatel dokumentidel automaatselt uut asukohta ega loendurit. Kõik dokumenditüübid, millel on traditsiooniliselt aastapõhine loendur, vajavad kindlasti seega ülevaatamist. Möödunud õppeaastal kohtusin mitme asutusega, kes on teadlikult EKISes dokumendiregistris funktsioonide, sarjade alla loonud täiendava aastapõhise vaate, mis on segaduse vältimiseks kindlasti mõistlik. Oluline on, et asutuses suudetakse eelmise ja algava aasta dokumente üksteisest eristada. Samuti mängib korrektne asjade algus hiljem rolli arhiveerimisel. Soovitan üle vaadata, kas kõikidesse (all)sarjadesse on eelmisel perioodil dokumente registreeritud. Kui siiski leidub tühjaks jäänud liigitusskeemi tasandeid, on kindlasti mõistlik liigitusskeemi vastav märge teha ning kaaluda liigituskeemis muudatuste tegemist. Sellega seonduvalt – kui vajate loendurite või registri seadistamisel abi – võtke julgesti kasutajatoega ühendust. Liigitusskeemi (dokumendi) muutmisega seonduvalt nõustan meeleldi teid mina.

Asutuse tööd reguleerivatest dokumentidest veel. Mõni aeg tagasi kirjutati kordasid, mis kehtisid algses versioonis ehk isegi aastaid. Nüüd on aga selge, et head korrad ei saa lõpuni valmis ja vajavadki jooksvat täiendamist. Viimase aasta jooksul on korduvalt tõusnud küsimus, et millal on kõige õigem aeg kordade ülevaatamiseks ja ümberkirjutamiseks. On avalik saladus, et head ja õiget aega ilmselt ei ole ega tule. Siiski on mõned orientiirid, millest oleks mõistlik lähtuda. Hea juhend, kord või tava täidab oma eesmärki eelkõige siis, kui ta kirjeldab ja toetab reaalset asutuse elu. Dokumendihalduses on viimased kolm aastat olnud väga muutlikud, mistõttu leidub asutusi, kellel ei ole seda sorti dokumendid ajakohased. Õppeaasta algus, mil tehakse tavapärasest enam toiminguid dokumentidega, annab kahtlemata hea võimaluse igal asutusel ära märkida ebakõlad reaalse elu ja kordade, sh liigitusskeemi vahel. Leidke see aeg. Võtke eraldi fail või märkmik ning täheldage üles kõik, mis ei tundu (enam) õige või tekitab teis küsimusi. Veidi rahulikumal perioodil saate selliselt kordadesse vajalikud muudatused sisse viia ja vaevaline meenutamine jääb olemata. Samuti, kui vastu suve või selle jooksul on jõutud kordasid juba täiendada, on hea võimalus jälgida, kas muudatused teenivad eesmärki. Konsulteerisin ka meie andmekaitse peaspetsialisti Ingrid Lehtoga. Tema kinnitusel kehtib sama ka andmekaitse valdkonnas, kus uue perioodi alguses on oluline oma asutuses korraks läbi mõelda ja omavahel arutada, millised andmed asutuse töö tulemusena tekivad, need kaardistada ja kajastada isikuandmete töötlemise toimingute ülevaates (registris) ning lisaks kirjeldada asutuse privaatsuspoliitika dokumendis, kuidas andmeid töödeldakse ja kaitstakse.

Haridusasutuse peamiseks eesmärgiks on kahtlemata õppetöö korraldamine, kuid selle arvelt loodavasse dokumentatsiooni tavapäraselt paindlikumalt või viivitustega suhtumine ei ole kindlasti otstarbekas ning väljendub hiljem bumerangi efektina. Viimane aasta ilmestas väga eredalt, mida tähendab juhuslik unustamine või hiljem tegemine. Niisiis, mida teha kui leiate end silmitsi dilemmaga – kas registreerida dokument koheselt või tegeleda järgmise õpilase või töötajaga? Erinevate metaväljade täitmine võib kiirel perioodil olla tülikas, seda enam kui asutuses ei ole kasutusel eelseadistatud trükimalle. Dokumentide loomine väljaspool selleks ettenähtud süsteemi on üks tõenäolisim põhjus dokumendi hilisemal valesti registreerimisel või sootuks selle unustamisel. Mõistagi ei ole ainuõiget tegutsemisviisi, seega soovitan neil, kes dokumente ainult süsteemis loovad, teha seda kohe otsast lõpuni. Kes aga tahab endiselt dokumente süsteemist eraldi luua, neile soovitan esmalt kaaluda siiski trükimallide kasutusele võtmist. Trükimallid, eelkõige HTMi poolt loodud mallid, annavad teile garantii, et dokumendi vormistus on korrektne. Viimase alternatiivina võite ajutiselt, nt päeva kaupa, pidada registreerimiseks eraldi tabelit. Oluline on, et numbrid oleksid korrektsed, st dokumendid oleksid vastavalt teemale ja liigitusskeemile süstematiseeritud ning neis oleks hiljem võimalik orienteeruda.

Lõpetuseks, dokumentide loomist saab kõrvutada liikluses olemisega – üheti on vajalik, et kaasliiklejad saaksid aru teie järgmistest sammudest, ehk viidad oleksid korrektsed. Teisalt jõuavad üldjuhul reeglitest kinni pidavad juhid seda mitte tegevatest juhtidest varem või vähemalt samal ajal soovitud sihtkohta – kiirustada ei ole mõtet ja rööprähklemine ei vii kaugele. Oluline on süveneda, olla kursis regulatsioonidega ja vajadusel uurida, kas teie töövaldkond on sellest mõjutatud. Viimane kehtib eriti juurdepääsupiirangute (JPP) määramisel. Vaatamata sellele, et enamikel on tõenäoliselt asutuse liigitusskeemis vajalikud alused sarjade juurde määratud, ei tähenda see seda, et kõik samasse sarja registreeritavad dokumendid on alati ühtmoodi piiratud. Iga dokumendi puhul tuleb lähtuda selle sisust ning hinnata JPP asjakohasust eraldi. Ka siin kutsun kõiki üles hoogu maha võtma ja vajadusel konsulteerima.

Üheksa korda mõõda, üks kord lõika – kutsun kõiki üles oma toimingutes seda vanasõna järgima.

Asjalikku ja koostööle suunatud uut õppeaastat!

Mait Kask, haldusala dokumendihalduse koordinaator

E-õppest maailma teises otsas

Tere, mina olen Kristiina. 2018/2019 õppeaastal olin ma e-õpetaja.

Pärast ajaloo- ja ühiskonnaõpetuse õpetaja kutse omandamist armsas kodulinnas Tartus alustasin õpetajatööd tselluloosi- ja paberitootmise poolest tuntud Kehras. Edasi viis tööelu mind Harjumaa teise nurka õllekultuuri pealinna Sakku, kus mind võttis soojalt vastu sealne gümnaasium. Tervitused Sakku! Pärast viisaastakut koolmeistrina saabus aeg koduste õppevormide viljelemisega tegelema hakata. Olles suurema Lennarti ja pisema Mirteliga lapsehoolduspuhkusel, jõudsid minuni kuuldused uue riigigümnaasiumi avamisest Viimsis. Võtta ette Harjumaa põhjatipp, tundus võimalusena, mida ei saanud jätta kasutamata.

Miks e-õpe?

Tänu Eesti lapse- ja lapsevanemasõbralikule lapsehoolduspuhkuse süsteemile tegi meie pere otsuse veeta osa sellest ajast maailma eri paikades. Nii on praeguseks kolmene Lennart saanud möllata nii Atlandi kui ka Vaikse ookeani lainetes ning vahetult pärast Mirteli 1-aastaseks saamist siirdusime neljaks kuuks India ookeani pärliks kutsutavale Sri Lanka saarele. Nii genereeruski koostöös pere ja toredate tulevaste kolleegidega mõte ajaloo ja ühiskonnaõpetuse e-õppest.

Mõeldud, tehtud!?

2018. aasta märtsis asus särasilmne Viimsi Gümnaasiumi tuumikmeeskond uut kooli looma ning mina vaikselt vaagima, et millesse ma oma entusiasmil end seekord tirida lasin ja kas ma ikka jõuan kõike teha. Kasutan siinkohal võimalust meie raudset kolmikut esile tõsta – koolijuht Karmen, õppekorraldusjuht Ingrid ja õppejuht Maarja, kelle poole saab alati pöörduda, ladusid VGM-ile tugeva vundamendi. E-õppe korralduse osas jätsid nad mulle vabad käed ja nõnda, vastavalt oma arusaamadele, eelistustele ja ainespetsiifilistele võimalustele, ma tegutsema hakkasingi.

Minult küsiti palju – kuidas ma seda e-õpet läbi hakkan viima? Kuidas materjali edasi annan? Kas teen e-loenguid? Kas kasutan Moodle’it? Kas annan reaalajas videoloenguid? Aga ajavahe? Kas kohe üldse kohal ei käi? Jne, jne, jne.

Ühest ja konkreetset pilti, missugune nii minu kui ka VGM-i abiturientide jaoks uudne e-õpe välja nägema hakkab, mul 2018. aasta kevadel polnud. Seda polnud ka veel suve alguses, aga suvevaheajal hakkasid mõttepilved süsteemsemalt liikuma ja pusletükid tervikuks sobituma. Kuna koostöö on üks VGMi alusväärtustest, sain alati pöörduda kolleegide poole, kui miskit segane tundus ja üle küsimist vajas. Ja neid üle küsimisi jagus ning distantsõppest tulenevaid abipalveid samuti. Siinkohal kniks Lemmele, Martinile, Marisele ja Erkole, kes mulle läbi aasta kohapealseks käepikenduseks olid.

Esimene vasikas läheb ikka aia taha…

Esimeseks e-kursuseks sai „Lähiajalugu III“. See tundus olevat sobilik kursus e-õppe viljelemiseks, kuna tegemist on üldistava kursusega eelneva kahe lähiajaloo kursuse põhjal, mis võiks sobida teises rütmis kulgeva Sri Lanka eluga. Selleks, et ma õpetajana enamvähem näeks ja tunnetaks, kellega ma arvutiekraani vahendusel kokku puutuma hakkan, veetsin värskete G3 õpilastega projektinädalal aega kohviku-meetodil koolikorralduslikest teemadest rääkides ning andsin esimesed tunnid vastvalminud puidust koolimajas, mille sarnast pole siinmail viimased 100 aastat ehitatud. Edasi hakkas meie suhtlus lugupeetud abituuriumiga toimuma läbi Stuudiumi, Google Drive’i, Facebooki ja e-kirjade.

Minu plaan oli järgmine: materjali saavad õpilased õpikutest ja internetist, ülesanded Stuudiumi ja Tera kaudu, oma tegemistest ülevaate postitavad Google Drive kausta ja/või Facebooki tunnipõhisesse gruppi.

Kahe esimese nädalaga oli selge, et infovahendamise ja -vastuvõtmise allikaid sai meie kõigi jaoks liiga palju valitud ning paljuski grupitööle ülesehitatud kursus tekitas samuti vastupanu. Kevadise „Ühiskonnaõpetus II“ kursuse puhul tõmbasin platvorme kokku ja keskendusin Google Drive’ile ja Stuudiumile.

Head ja vead

1. Facebook

Minu silmis on FB heaks keskkonnaks, kuna see on enamikel, kui mitte kõigil Z-generatsiooni esindajatel olemas ja tunnipõhine grupp näis mulle hea mõttena. Kahjuks tulid just FB vead kõige kiiremini välja. Isegi nutimaailmas elavate noorte jaoks hakkas nende seade liiga tihti piiksuma. Õpilased nurisesid, et FB kasutamine koolitöö tegemiseks ajab segamini nende töö- ja eraelu ning kui 71 kursusele registreerunud isikut soovivad kõik midagi postitada, tekitab see teavituste jada, mida jälgida ei suudeta. Minu plaan korraldada arutelud ja diskussioonid FB-s ei õnnestunud nii nagu planeeritud ning ikka ja jälle jõuti tagasi mõtteavaldusteni, et see FB-asi ei toimi. Lahendusena võtsime ajalookursuse ülesannete postitamise puhul kasutusele tag’imise, kuid e-ühiskonnaõpetuse puhul loobusin FB kasutamisest üldse.

2. Stuudium ja Tera

Tulenevalt välisriigis viibimisest, ajavahest ja interneti kasutamise võimaluste kaootilisusest oli minu sihiks võimalikult palju infot võimalikult varakult Stuudiumisse üles panna. Kasutasin selleks Tera ja minu arvates toimis see väga hästi. Mõned õpilased tõid välja, et nad unustasid Tera ära. Kui minul polnud võimalust Stuudiumisse reaalse tunni toimumise ajaks infot sisse kanda, siis laiutati käsi, et miks tunnikirjeldust pole, ja ülesanne võis tegemata jääda. Seda hoolimata sellest, et olin antud olukorra elimineerimiseks loosinud õpilased 4-5-liikmelistesse töörühmadesse, mille tulemusena pidanuks vajalik info siiski kõigini jõudma. Stuudium ja Tera nii oma materjali jagamise kui suhtluse poolest on väga headeks abimeesteks e-õppe läbiviimisel. Stuudiumi suhtluse puhul sai vahel takistuseks manuste suuruspiirang, ent siis tuli appi kas e-maili või Google Drive’i variant.

3. Google Drive

Google Drive’i kasutamise põhjuseks oli selle lihtne kättesaadavus ja jagatavus. Õpilased lõid Drive’i oma töörühmapõhised grupid, kuhu nad pidid oma ülesandeid postitama. Kahjuks aga kasutasid mõned õpilased jagatavuse printsiipi kurjasti ära ning läksid ülesannete esitamisel copy-paste teed. Kui grupisiseselt heaperemehelikke suhteid luua ei suudetud, tuli teha nii mõnigi individuaalne kaust, mida õpilased, kes kurtsid, et rühmaliikmete ainus panus grupitöösse on ülesannete kopeerimine, oma individuaalsete tööde postitamiseks kasutasid. Üldiselt võib aga öelda, et minu kui õpetaja jaoks oli süstematiseeritud Drive’i kaustade sirvimine väga mugav ja efektiivne lahendus.

Ennastjuhtiva õpilase kujunemine

Õpilaste tehtud ja tegemata ülesannete kohta pidasin „Lähiajalugu III“ kursuse raames valgusfooritabelit, kuhu olid märgitud õpilaste nimed, grupid, teemad ja ülesanded. Kui kõik oli tehtud, muutus ülesande ruut roheliseks, kollase puhul oli lahtris kommentaar, mis vajaka ning punane tähendas, et ette nähtud ajaks pole tööd esitatud. Esimese kursuse jooksul oli meil ka veel nö hall ala ehk ülesannet sai põhjendatult viibega esitada. Õpilastes, kes oma kohustused õigeaegselt ära täitsid, tekitas see õigustatud pahameelt ning kevadiseks „Ühiskonnaõpetus II“ kursuseks leppisime kokku, et tähtaeg on tähtaeg kõigile, kuid vaatamata kokkuleppele tekitas see siiski hilinemisi või õigemini eriarusaami.

Ühiskonnaõpetuse kursuse jooksul kommenteerisin õpilaste töid jooksvalt ning valgusfooritabelit enam ei kasutanud, sest mulle tundus, et minu poolt panustatud ajaressurss ja tabeli efektiivsus olid kreenis. Samas aga leidus õpilasi, kes pärast e-ühiskonnaõpetust kevadel tõid välja, et tundsid valgusfooritabelist puudust.

Mõlema kursuse puhul oli õpilastel kohe kursuse alguses olemas kursuse tagasiside mudel, kus nad pidid analüüsima õpitulemuse saavutamist läbi ülesande täitmise ning analüüsima, mis oskus neis tänu antud teema läbimisele ja ülesande lahendamisele arenes. Näha on, et eneseanalüüs ja selle kasumlikkus pole veel õpilastele omaseks saanud, mistõttu sai tagasisidemudel nii mõnegi õpilase käest hukatusliku hinnangu.

Kuidas edasi?

Minu jaoks oli e-õpe tohutult huvitavaks kogemuseks ja pehmeks maandumiseks tööellu naasmisel ning n-ö päris õpetajana jätkamisel. Veendusin veelkord, et õpetajaameti üks imelisemaid pooli on sünergia, mis tekib klassiruumis ning seda ei asenda ükski e-keskkond. Samas aga nentisin, et paindlikkus, mida tehnoloogia areng meile annab, on suurepäraseks võimalus uute õppeviiside ja -vormide katsetamisel. Traditsioonid ja konservatiivsus ning harjumused ja veendumused on haridusmaastiku pinnasesse kõvasti kinnitunud, ent samas on julgustav näha, et  innovatsioon ja avatus seni mittekogematu katsetamisele on seda viljakat pinnast kobestamas ja uutele võimalustele avamas.

Rääkides avatusest ja julgusest uut näha ning kogeda soovitan kõigile, kel võimalus, külastada lühemalt või pikemalt Sri Lankat. Võrratu maa tohutult kauni ja mitmekülgse looduse, väga sooja ja nahka niisutava kliima, eriliste maitseelamuste ning sõbralike inimestega, kes su blonde lokkisjuustega lapsi ilmtingimata sülle haarata soovivad. Ayubowan ja aitäh VGM-i kooliperele selle äärmiselt rikastava kogemuse eest!

Väljavõtteid õpilaste tagasisidest

Mind üllatas…

et mu grupi liikmed on väga tublid;

inimeste negatiivsus;

kuidas osad grupikaaslased ei austa teisi;

et e-kursusega õppimine on kergem kui ma arvasin;

kui hästi saime grupitööga hakkama;

e-kursuse õnnestumine ja kordaminek.

Mulle meeldis…

et ei pidanud midagi pähe tuupima;

see kursus rohkem kui algul arvasin;

arvutis asjadega tegeleda, see on minu jaoks kiire ja kerge;

teha loomeülesandeid;

koostöö ja grupi suhtlemine;

minu grupi koostöö ning võimalus, et otseselt koolis ei pidanud olema, kui puudusid ei olnud see nii suureks probleemiks. Samuti ülesanded polnud ülemäära keerulised ega mahukad, nii et oleks pidanud väga kiirustama. Sai rahulikult mõelda ja keskenduda.

Nüüd ma oskan…

ehk paremini grupisisest tööd organiseerida/juhtida;

internetist vastuseid otsida;

planeerida oma aega e-kursuse jaoks;

kasutada erinevaid veebilehekülgi ning koostööd tegema klassikaaslastega, kellega varem ei puutunud nii palju kokku;

hinnata oma oskusi e-kursuses;

otsida kiirelt infot erinevatest allikatest, mis puudutab ajalugu.

Sain iseenda kohta teada…

et suudan kõik õigeks ajaks ära teha;

et suudan hästi aega planeerida ning asju ära teha, et mulle meeldivad pigem iseseisvad tööd; et grupis meeldib siis, kui ma oleksin olnud inimestega, kellega ma saan hästi läbi ning tean, et töö jaotub võrdselt;

et mulle üldse ei meeldi Facebooki kasutada ja ma ei käi seal üldse;

et ma tunnen suht palju asju sõdade kohta;

et mulle isegi võib ajalugu meeldida, kui saan töötada omas tempos ning seal, kus ise soovin;

seda, et isegi kui mind teema huvitab on raske motiveerida end tegema ülesandeid iseseisvalt arvutis;

et mulle ei sobi ajalugu õppida e-kursusena;

kinnituseks seda, kui hea ja oluline on omada kohusetunnet.

Ma soovin, et meil oleks olnud aega…

klassis õppida;

päris vestlusteks;

füüsiliseks arutluseks;

õpetajaga näost-näkku kasvõi oma tegemistest või tulemustest arutada;

debattide, diskussioonide ning arutlemise jaoks, et mõista ajaloo teemasid rohkem ning avaldada arvamusi erinevate aspektide kohta;

tunnis kohapeal õppida;

ajaga meil probleeme polnud.

Tahan veel öelda, et …

oli teistmoodi kogemus ja õppisin ka sellest, e-kursuse tunnid võiks olla viimased päevas, sest siis saaks mugavalt kodus teha ülesandeid;

te tundute vaffa;

üleüldiselt jäin kursusega rahule;

e-kursus mulle ajaloo õppimiseks ei sobi;

kursuse idee üldiselt ei olnud halb. Ajalugu on üks ainetest, kus võiks toimuda elav arutelu, kuna paljuski saab rakendada põhjus-tagajärg seost. Ajalugu samas õpib minu arvates kõige paremini just elavas arutelus, kuna on võimalik diskuteerida, miks midagi tehti või millest tulenes mingi sündmus. Lahendus, mis võib toimida (kuigi ma ei tea kui hästi) on tundides arutelu läbi videokõne. See on midagi, mis toimib, kas väga hästi või väga halvasti, aga ilma proovimiseta teada ei saa;

iga ülesanne oli huvitav;

see oli väga tore kogemus🙂

neid lauseid on raske lõpetada.

 

Kristiina Noormets, Viimsi Gümnaasiumi ajaloo ja ühiskonnaõpetuse õpetaja

Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 5

Head kolleegid, taas on käes infokirja aeg!

Aasta teises personalitöö ja dokumendihalduse infokirja numbris avaldame personalitöö hea tava teksti, mille loomisesse panustasid paljud meie haldusala aktiivsed personalijuhid. Loodame väga, et kokkulepitud põhimõtetest juhindudes tagame läbipaistva ning professionaalse personalitöö kogu haldusalas!

Meie dokumendihalduse tiim on teile lugemiseks postitanud kaks aktuaalset teemat: isikuandmete kaitse seaduse rakendamisest tulenevad muudatused meie haldusala õigusaktides ning dokumentide avalikustamise ja juurdepääsupiirangu seadmisega esile kerkinud küsimused koolide dokumendihalduses.

Personalitöö jurist annab seekordses infokirjas näpunäited töötajate tervise-edenduse kompenseerimiseks. Selleks, et tööandja saaks nimetatud kulutusi teha erisoodustusmaksu maksmata, peab kulutuste hüvitamine vastama mitmesugustele tingimustele. Nendest tingimustest ka lähemalt juttu tuleb.

Aasta alguses valmisid HTMi erinevate ekspertide koostöös personalitöö ja asjaajamise juhendmaterjalid, mis on mõeldud abistamaks meie haldusala koole korrastamaks vastavaid asutusesiseseid regulatsioone. Postitusest leiate nii juhendmaterjalid kui ka koostamises osalenud ekspertide nimed, kellega võite küsimuste korral julgelt ühendust võtta. Kontaktandmed leiate siit.

Lõpetuseks on infokirja lisatud CV Online kasutuselevõtu juhised haldusala asutustele.

Toredat kevade jätku ning tegusat õppeaasta lõppu!

HTMi personali- ja dokumendihalduse osakond

 

 

 

 

Personalitöö hea tava põhimõtted haldusalas

Ministeeriumi haldusala personalijuhtide koostöös on valminud HTM haldusala personalitöö hea tava.

Personalitöö hea tava kujutab endast soovituslikku põhimõtete ja tegutsemisviiside kogumit, millest juhindudes tagame eesmärgipärase ja läbipaistva personalijuhtimise haldusalas.

Personalitöö hea tava koostamist vedas eest HTMi personalitiim, kuid selle valmimisse panustasid palju meie haldusala aktiivsed personalijuhid. 

Suur tänu kõigile!

Arutelude käigus leidsid personalijuhid, et hea tava kontekstis vajaksid käsitlemist eelkõige järgmised personalitöö valdkonnad: värbamine ja valik, organisatsiooni sisenemine ja väljumine, töösoorituse hindamine, tasustamine, personalikoolitus, tööohutus ja -tervishoid, isikuandmete kaitse ja korruptsiooniennetus.

Hea tava ei ole nö kivisse raiutud tekst, vaid peaks  arenema koos haldusala personalivaldkonnaga.

Personali värbamine ja valik

*     Värbamise ja valiku protsessi sätestame asutusesiseses eeskirjas ja see on avalikustatud.

*     Värbamise ja valiku viime läbi ausalt ja läbipaistvalt.

*     Üldjuhul eelistame avalikke konkursse.

*     Avaldame töökuulutusi võimalikult paljudes erinevates värbamiskanalites.

*     Hoiame töökuulutusi aktiivsena mõistliku aja.

*     Alati teavitame tulemusest ka mittevalituid kandidaate.

*     Hindame ja soodustame haldusalasisest värbamisalast koostööd.

Organisatsiooni sisenemine ja väljumine

*     Töötajate organisatsiooni sisenemise ja väljumisega kaasnevad tegevused mõtleme hoolikalt läbi, koostame tegevuskava (nn checklist), määrame iga tegevuse eest vastutaja ja järgime kokkulepitud tegevustest kinnipidamist.

*     Võimaldame töötajale organisatsiooni sisseelamisel nii tööalast juhendamist kui ka mentori abi.

*     Viime vajadusel läbi uue töötaja koolitusi.

*     Loome uuele töötajale selge katseaja plaani ja lepime kokku selle hindamise viisi(d), sh viime tööajaga läbi katseaja vestluse.

*     Töösuhte lõppemisel viime töötajaga läbi lahkumisvestluse.

Töösoorituse hindamine

*     Tagasisidestame ja tunnustame oma töötajaid, et tõsta nende motiveeritust, tugevdada pühendumust ja parandada töösooritust.

*     Töötajate tööalased eesmärgid ja ülesanded sätestame ametijuhendis.

*     Viime vähemalt üks kord aastas iga töötajaga läbi arengu- ja hindamisvestluse, mille käigus hindame töötaja tulemusi, tema tööalast arengut ja koolitusvajadust ning räägime läbi järgmise perioodi eesmärgid.

*     Dokumenteerime töötaja tööelu erinevaid etappe omamaks ülevaadet töötaja tööalasest arengust.

Tasustamine

*     Töötajate tasustamise tingimused ja korra sätestame asutuse palgajuhendis ning see on avalikustatud.

*     Palgajuhendis käsitleme mõisteid järgmises tähenduses:

Palk on töötajale makstav töötasu, mis koosneb põhipalgast, muutuvpalgast ning muudest õigusaktides ja palgajuhendis sätestatud tasudest ja hüvitistest.

Põhipalk on töötaja igakuine kokkulepitud töötasu, mida makstakse töökoha ülesannete ning tööalaste teadmiste, oskuste ja kogemuste põhjal.

Muutuvpalk on palga ebaregulaarne osa, mida makstakse tulemuspalgana, lisatasuna täiendavate tööülesannete täitmise eest või preemiana.

Tulemuspalk on tööplaanis ja/või ametijuhendis sätestatud ja/või muul viisil kokkulepitud tööülesannete kvaliteetse ja tähtaegse täitmise eest makstav tasu.

Preemia on ühekordne lisatasu erakordsete tööalaste saavutuste eest.

*     Järgime riiklikult kehtestatud palgamäärasid.

*     Oleme kursis palgatasemega tööturul ning püüdleme konkurentsivõimelise töötasu maksmise poole (nn välimine õiglus).

*     Tasustamisel tagame võrdse kohtlemise organisatsioonis (nn sisemine õiglus).

Koolitus- ja arendustegevus

*     Iga asutuse koolitus- ja arendustegevuse korraldamise reeglid kirjeldatakse eraldi korras (nt koolituskord), töökorralduse reeglites või muus dokumendis, mis peab sisaldama koolituse planeerimise, korraldamise, tulemuslikkuse hindamise, aruandluse, koolituskulude hüvitamise ja asutusesisese vastutuse jaotuse põhimõtteid.

*     Asutuste koolitus- ja arendustegevus on vajaduspõhine, see tähendab, et koolitus- ja arendustegevus on mõeldud asutuse tööplaani, tegevus- ja arengukavade eesmärkide täitmiseks ning töötaja arengu toetamiseks.

*     Selgitame perioodiliselt välja töötajate koolitusvajaduse.

*     Võimaldame igale töötajale aastas vähemalt ühe koolitus- või arendustegevuse (tööalane koolitus, konverents, seminar, stažeerimine, õppereis vms).

*     RTIP koolitusmoodulisse sisestab asutuse koolituste haldur kõik tellimuskoolitused (sh tasuta ja sisekoolitused) ja iga töötaja vormistab avatud koolitustel (sh tasuta koolitused) osalemiseks koolitus(lähetus)taotluse.

*     Võimalusel ja vajadusel kaasame teisi asutusi enda korraldatud koolitustele, et hoida kokku kulusid ning teha koostööd.

Tööohutus ja -tervishoid

*     Tagame kõigile töötajatele tööülesannete täitmiseks sobiva, ohutu, töötaja töövõimet ning heaolu tagava, tervisliku ja nõuetele vastava töökeskkonna.

*     Korraldame asutuses riskianalüüsi läbiviimise ning selle tulemustest lähtuvalt vajalikud regulaarsed tervisekontrollid töötervishoiuarsti juures.

*     Määrame ja/või valime töökeskkonna eest vastutavad ja selle arendamisega tegelevad isikud: töökeskkonnaspetsialisti, töökeskkonnavolinik(ud), esmaabiandja, vajadusel töökeskkonnanõukogu.

*     Väärtustame oma töötajate tervist ja heaolu, kompenseerides terviseedendust vastavalt asutuse eelarvelistele võimalustele.

*     Propageerime tervislikku eluviisi, pakkudes võimalusel töökohas täisväärtuslikku toitu, ning rohelist mõtteviisi.

Isikuandmete kaitse ja töötlemine

*     Töötleme isikuandmeid seaduslikult, õiglaselt ja läbipaistvalt kooskõlas üldmäärusest[1] tulenevate nõuetega.

*     Määrame asutuses vähemalt ühe isikuandmete kaitse ja töötlemise eest vastutava isiku, kellele pakub tuge ja nõustamist HTM.

*     Jagame oma kogemusi isikuandmete kaitse ja töötlemise valdkonnas haldusala teiste asutustega.

Korruptsiooniennetus

*     Täidame tööülesandeid ausalt, erapooletult ja läbipaistvalt, püüdes vältida korruptsiooniohtlikke olukordi ning hoidudes korruptsiooniohtlikest suhetest.

*     Väldime asutuse ressursside kasutamist isiklikul otstarbel ning oma mõju võimupositsiooni kasutamist isiklike eesmärkide täitmiseks.

*     Kehtestame toimingupiirangute regulatsiooni, vältimaks korruptsiooniohtlikke olukordi ning huvide konflikti.

*     Me ei võta vastu kingitusi, soodustusi ega pakkumisi, mis võivad mõjutada erapooletust tööülesannete täitmisel ning seada kahtluse alla objektiivsuse.

[1] Euroopa Parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus 2016/679

 

Margot Saluse, personaliarenduse juhtivekspert

Isikuandmete kaitse seaduse rakendamise seadusest tulenevad muudatused haridusvaldkonna õigusaktides

Märtsi keskpaigas jõustus isikuandmete kaitse seaduse rakendamise seadus, mis näeb ette Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse ja õiguskaitsevaldkonna direktiivi rakendumise eri õigusvaldkondades. Seaduses on sätestatud isikuandmete töötlemise täpsed eesmärgid ja alused ning isikuandmete töötlemise lubatud ulatus.

Seadusega uuendatakse erinevate andmekogude regulatsioone – täiendatakse isikuandmete töötlemise eesmärke ja andmekoosseise ning piiratakse andmete säilitamise tähtaega. Andmekogude põhimääruste kehtestamine on viidud võimalusel valitsuse tasandilt ministri pädevusse.

IKSi rakendamise seadusega tehakse muudatusi järgmistes hariduse valdkonnaga seotud erinevates seadustes:

1. Arhiiviseadus (ArhS)

  • Muudatustega täpsustatakse juurdepääsu arhivaalile ja arhivaali kasutamist pärast isiku surma (ArhS § 10 lg 6).

2.   Avaliku teabe seadus (AvTs)

  • Muudatustega sõnastatakse ümber mõiste „delikaatsed isikuandmed“ ning selle asemel kasutatakse seaduses läbivalt mõistet „eriliiki isikuandmed“.
  • Täiendava juurdepääsupiirangu alusena on seadusesse lisatud teave isikuandmetega seotud rikkumistest teavitamise kohta (AvTs § 35 lg 1 p 18)2.
  • Täpsustatakse AvTs § 36 lg 1 p 9, mille alusel riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusest ja avalik-õiguslikust juriidilisest isikust teabevaldaja ei tohi asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistada dokumente riigi, kohaliku omavalitsuse üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise ning eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta.

3.   Avaliku teenistuse seadus (ATS)

  • Muudatustega täiendatakse 12 peatükki „Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu“ andmete säilitamise paragrahviga, milles sätestatakse isikuandmete arhiveerimise põhimõtted, andmete säilitustähtajad ning riigitöötaja iseteenindusportaalis raamatupidamise algdokumentide säilitamise põhimõtted (ATS § 1061).

4.   Eesti Vabariigi haridusseadus (HaS)

  • Muudatustega täpsustatakse ja täiendatakse andmekogu Eesti hariduse infosüsteem (EHIS) osas järgmist (HaS § 366):
  1. Täpsustatakse EHIS andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on Haridus- ja Teadusministeerium (HTM) ning volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et EHISe volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et EHISesse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

5.       Erakooliseadus (EraKS)

  • Muudatusega sätestatakse, et õpilase ja erakooli pidaja vahelises lepingus tuleb määratleda õpilase isikuandmete töötlemise tingimused ja kord (EraKS § 17 lg 4 p 31)

6.       Keeleseadus (KeeleS)

  • Muudatustega sätestatakse (KeeleS§ 27), et eesti keele tasemeeksamite ja –tunnistuste üle arvestuse pidamiseks asutab Vabariigi Valitsus testide andmekogu (endine Eksamite Infosüsteem ehk EIS):
  1. Täpsustatakse testide andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et testide andmekogu volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et testide andmekogusse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

7.       Kutseseadus (KutS)

  • Muudatustega täpsustatakse ja täiendatakse andmekogu kutseregister osas järgmist (KutS § 14):
  1. Täpsustatakse kutseregistri pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et kutseregistri volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et kutseregistrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

8.       Põhikooli- ja gümnaasiumiseadus (PGS)

  • Muudatustega sätestatakse (PGS § 32), et testide ja testimisega seonduvate andmete töötlemiseks asutab Vabariigi Valitsus testide andmekogu (endine Eksamite Infosüsteem ehk EIS):
  1. Täpsustatakse testide andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et testide andmekogu volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et testide andmekogusse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
  • Muudatustega sõnastatakse ümber mõiste „delikaatsed isikuandmed“ ning selle asemel kasutatakse seaduses läbivalt mõistet „eriliiki isikuandmed“.
  • Muudetakse PGS § 47 lg 5: Koolivälise nõustamismeeskonna liikmel on õigus töödelda soovituse andmiseks vajalikke õpilase isikuandmeid, sealhulgas eriliiki isikuandmeid, üksnes soovituse andmiseks vajalikus mahus ja ulatuses (varasemalt oli andmete töötlemiseks vajalik lapsevanema nõusolek).

9.   Teadus- ja arendustegevuse korralduse seadus (TAKS)

  • Muudatustega täpsustatakse ja täiendatakse andmekogu Eesti Teaduse Infosüsteem (ETIS) osas järgmist (TAKS § 31):
  1. Täpsustatakse ETIS andmekogu pidamise eesmärke.
  2. Tuuakse välja, et andmekogu vastutav töötleja on HTM ja volitatud töötleja määratakse andmekogu põhimääruses. Lisaks sätestatakse, et ETISe volitatud töötleja ülesandeid võib halduslepingu alusel täita eraõiguslik juriidiline isik.
  3. Täpsustatakse andmekogus töödeldavate andmete koosseisu.
  4. Sätestatakse, et ETISesse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

10.    Töötervishoiu ja tööohutuse seadus (TTOS)

  • Täpsustatakse ja muudetakse dokumentide ja andmete säilitustähtaegasid (TTOS § 131 lg 11; § 24 lg 11).

Ingrid Lehto, andmekaitse peaspetsialist                            

Aire Õismäe, dokumendihalduse peaspetsialist               

Mait Kask, haldusala dokumendihaldus koordinaator  

Dokumentide avalikustamise ja juurdepääsupiirangute küsimused koolides

Möödunud aasta augustikuises infokirjas andsime põgusa ülevaate nii dokumentide avalikustamisest kui ka asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamisest, ehk teisisõnu AK märke kasutamisest. Lubasime juba siis, et võtame sel aastal teema detailsemalt ette.

Käesolevasse postitusse oleme koondanud juurdepääsupiirangute ja dokumentide avalikustamisega seotud küsimused, mis on viimasel ajal kerkinud esile meie haldusala koolide dokumendihalduses.

1. Töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste avalikustamine

Käesoleva aasta 15. märtsist jõustus isikuandmete kaitse seaduse rakendamise seadus, millega muuhulgas muudeti avaliku teabe seaduse (AvTS) § 36 lõike 1 punkti 9 ning sätestati asutusele keeld tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks mh dokumente asutuse eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta. Järgnevalt selgitame nimetatud sätte rakendamist.

Töölepingud tuleb piirata vastavalt sisalduvatele andmetele korrektse juurdepääsupiirangu alusega. Reeglina on selleks aluseks AvTS § 35 lõike 1 punkt 12.

Lisaks on tööandja töölepingu seaduse (TLS) § 28 lõike 2 punkti 13 kohaselt kohustatud töötaja nõusolekuta või seadusest tuleneva aluseta mitte avaldama andmeid töötajale arvutatud, makstud või maksmisele kuuluva töötasu kohta.

Nimetatud seadusest tuleneva aluse kehtestab AvTS § 36 lõike 1 punkt 9, mis sätestab keelu tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks dokumente riigi, KOV üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise ning sätte muudatuse kohaselt ka eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta.

Nimetatud kahe sätte koosmõjus oleme seisukohal, et tööleping kui dokument on asutusesiseseks kasutamiseks. Samas on teabenõude korras avalikustatavad andmed töötasu suuruse kohta, kuivõrd nende näol on tegemist eelarvevahendite kasutamisega.

Töölepingu lisad, mis sisaldavad üksnes andmeid töötasu suuruse kohta (töötasu suurendamine või ka vähendamine) võivad olla avalikud, kui dokumendis ei ole piiramist vajavaid isikuandmeid ning töölepingu lisa on üheselt mõistetav ilma põhidokumenti kasutamata.

Olenemata sellest, kuidas asutus otsustab, peab ta siiski riigi eelarvevahendite kasutamisega seonduva põhjendatud teabenõude korras väljastama.

Sama kehtib ka tasude kohta, mida makstakse EL rahadest või asutuse omatulust – ka nende näol on tegemist asutuse eelarvevahenditega.

Tehnilise poole pealt – EKISe puhul on ainult kaks valikut: avalik või piiratud. Kui dokument on piiratud, kuvatakse avalikult vaid metaandmed, fail jääb piiratuks. Kui dokument on märgitud EKISes avalikuks, saavad kõik tutvuda ka faili sisuga.

2. Hankedokumentide avalikustamine

AvTs § 12 lg 41 kohaselt tagatakse dokumendiregistris registreeritud ja asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud, juurdepääs dokumendiregistri kaudu, välja arvatud dokumentidele, mis avaldatakse Riigi Teatajas.

Sellest tulenevalt peavad EKISes registreeritud hankedokumendid (sh hankelepingud) olema nähtavad, kui nende sisust ei tulene teisiti.

Lisaks, vastavalt AvTS § 28 lõike 1 punktile 20 on teabevaldajal kohustus avalikustada andmed riigi ja kohaliku omavalitsuse üksuste poolt teostatavate ja teostatud riigihangete kohta, mida tuleb hinnata koosmõjus sama seaduse § 35 lõike 1 punktiga 17, mille kohaselt ei tohi avalikustada teavet, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust.

3. Hanke- ja majanduslepingute avalikustamine

Avaliku teabe seaduse § 36 lõike 1 punkti 9 kohaselt ei tohi teabevaldaja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada dokumente riigi, kohaliku omavalitsuse üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise kohta.

Hanke- ja majanduslepingud on dokumendid, mis sisaldavad infot eelarvevahendite kasutamise kohta, seega peaksid need olema avalikud. Asutusesiseseks kasutamiseks tohib neid tunnistada üksnes juhtudel, kui selline alus on avaliku teabe seaduses või mõnes muus eriseaduses sätestatud.

Lepingute puhul on kõige levinumaks asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise aluseks AvTS § 35 lõike 1 punkt 17 – kui leping sisaldab teavet, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust.

Juhime Teie tähelepanu, et avalikke ülesandeid täitval asutusel ei saa olla ärisaladust, vaid see saab olla lepingu teisel poolel, kui ta on eraõiguslik juriidiline isik. Riigihangete seaduse kohaselt on hangete puhul pakkuja kohustus hinnata ning pakkumises ära märkida, milline teave on pakkuja ärisaladus ning seejuures ka põhjendada, mis muudab selle teabe ärisaladuseks. Analoogselt ka majanduslepingute puhul on lepingu teine pool see, kes peab teada andma, et teatud osa lepingust sisaldab ärisaladust, milline osa see on ning põhjendama, miks see on ärisaladus. Sellisel juhul on Teie kohustus see leping asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada.

Eelnevast tulenevalt – lepingu sisu tuleb igal üksikjuhtumil hinnata ning otsustada, kas seaduses leidub vastav alus, mis võimaldab lepingu tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks. Kui sellist alust ei leidu, on leping avalik.

Kui leping sisaldab üksnes osaliselt ärisaladust, siis kuivõrd tehnilistel põhjustel EKIS ei võimalda dokumenti osaliselt piirata, saab süsteemis märkida lepingu juurdepääsupiirangu ärisaladuse alusega ning kui esitatakse võimalik teabenõue, siis väljastatakse see osa infost, mis ei ole ärisaladus.

4.  Eksamitööde kinnitamine ja avalikustamine

Viimasel ajal on mitmel korral tulnud jutuks eksamitööde avalikustamisega seonduv. Oleme selles osas täheldanud erinevaid praktikaid, mistõttu otsustasime teema ka siin avada.

Senine praktika on järgmine – käskkiri millega kinnitatakse eksamitööd ning hindamise alused on piiratud juurdepääsupiirangu alusega (JPP) AvTS § 35 lg 2 p 3. Lisaks on JPP kehtivus lisatud konkreetse kuupäevana viidates sellele, et dokumendid avalikustatakse pärast ühe või teise eksami toimumist pärast mida ei ole nende piiramine enam vajalik. Nimetatud alus viitab sellele, et tegemist on dokumentidega, mida võib põhjendatud juhtudel piirata, st nad on asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida dokumendiregistris ei registreerita.

Antud aluse kasutamine direktori käskkirjade puhul ei ole korrektne, kuna nimetatud dokumentide puhul ei ole tegemist asutusesiseste dokumentidega. Lisaks ei ole kindlasti õige määrata piirangutele konkreetset lõppemise kuupäeva, mis ei lähe kokku alustes fikseeritud perioodidega. Avaliku teabe seadus annab JPP aluste osas ammendava loetelu ning JPP kehtivusaeg ei saa olla muud kui 5.a või 75.a. Seaduses on toodud välja ka alused, mis võimaldavad määratud JPP tähtaega konkreetse sündmuse toimumisega seoses muuta, nt AvTs §35 lg 1 p 2 (riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve menetluse käigus kogutud teabe kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni), AvTs § 35 lg 2 p 1, 2 ja 4. Sama seaduse § 42 kohustab teabevaldajat tunnistama juurdepääsupiirangu kehtetuks, kui selle kehtestamise põhjus on kadunud.

Eksamitöödega seonduvalt soovitab AKI kasutada AutÕS § 12 lg 1 p 6, mille raames käsitletakse kooli (asutust) autorina, st eksamitöö on koostatud asutuse ülesannete täitmise raames. Antud viide lubab teose autoril (koolil) otsustada, millal teos on valmis üldsusele esitamiseks (õigus teose avalikustamisele).

Ingrid Lehto, andmekaitse peaspetsialist                          

Aire Õismäe, dokumendihalduse peaspetsialist              

Mait Kask, haldusala dokumendihalduse koordinaator