Riigihankealasest tegevusest Riigikontrolli auditi valguses

Riigikontroll korraldas 2019. aasta jaanuarist kuni oktoobrini hanketegevuse korralduse auditi (kontrolliaruanne leitav siit ), et välja selgitada, kas riigiasutuste loodud hankekorrad vastavad uuele riigihangete seadusele, kas asutuste loodud sisekontrollisüsteem hankemenetluste korraldamiseks toimib ning kas riigiasutused jälgivad asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel riigihangete seadust. Auditi objektiks olid 2018. aastal tehtud tehingud (majandustehingud ja investeeringud) ning auditeeritud asutuste hankekorrad ja -plaanid.

Audit hõlmas kuut valitsemisala: Kaitseministeeriumi, Maaeluministeeriumi, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Haridus- ja Teadusministeeriumi, Kultuuriministeeriumi ja Siseministeeriumi.

1. Hankeplaanid ja –korrad

Paljudel asutustel oli hankekord ja ka hankeplaan avalikustamata. Mitmed asutused avalikustasid need auditi käigus.

Kordade ja plaanide mitteavalikustamisel oli reeglina üks konkreetne põhjus. Nimelt 2019. aasta märtsikuus Andmekaitse Inspektsiooni tehtud ettekirjutusega oli Eesti koolide haldamise infosüsteemis piiratud kõikide failide kuvamine seoses dokumentide avalikustamise sätete kontrollimisega. See piirang peaks tänaseks päevaks maas olema. Eeldame, et kõik korrad ja plaanid on nüüd nähtavad.

Õige mitmed asutused olid dokumendid aga avalikustanud ka oma kodulehel, mis on hea lahendus.

Hankeplaanide kohta täheldati sisulisi puudusi kahel juhul, st suuri probleeme polnud.

HTM hankekord ütleb järgmist:

Hankeplaanis näidatakse ära vähemalt hanke nimi, lühikirjeldus, hanke eeldatav maksumus, hankeliik ja menetluse liik, hanke eest vastutav isik, hankelepingu täitmise eest vastutav isik, ajakava ning võimalusel ühtse riigihangete klassifikaatori koodid (CPV-koodid).

Need andmed peavad hankeplaanis sisalduma. Kui hankelepingu täitmise ja hanke eest vastutav isik on üks ja see sama, siis märkige ta ikka plaanis ära.

Tuletan meelde, et asutusel peab hankekord olema igal juhul. Kui riigihankeid ei ole (üldine reegel on, et riigihanked lisatakse hankeplaani alates 20 000 eurost (km-ta)), siis hankeplaani ei pea ja ei saagi koostada. Hankekord aga peab olemas olema.

Oluline on ka see, et hankekord reguleeriks kõiki olulisi asjaolusid. Eeskätt neid tegevusi, mida riigihangete seadus täpsemalt ei reguleeri- alla lihthanke piirmäära jäävad hanked, sotsiaal- ja eriteenuste hanked. Oluline on, et hankekorrast saaks töötaja juhised, kuidas mingis olukorras käituda.

Riigikontroll juhib tähelepanu, et hankekord peab reguleerima alljärgnevat:

– hangete kavandamine (sh hankeplaani muutmine);

– hangete korraldamine (sh hankemenetluses osalejate ring ja nende ülesanded);

– hangete korralduslikud üldnõuded (sh nõuded hankekomisjonile);

– alla piirmäära jäävate hangete tegemise nõuded (sh mitme pakkujaga läbirääkimiste pidamine, põhjendus pakkujate vähesuse korral, nõue jälgida lepingute muutmisel, et need ei ületaks riigihanke piirmäära);

– hankelepingute täitmine (sh hankelepingute sõlmimise kohustus, lepingute täitmise jälgimise kohustus, tegevused lepingu muutmise vajaduse korral).

Riigikontroll pani tähele, et mõnedel asutustel polnud hankekord kooskõlas uue st nüüd juba üsna mitu aastat kehtinud riigihangete seadusega (alates 01.09.2017).

2. Hangete planeerimine

Oluline on, et kõik kavandatavad riigihanked eeldatava maksumusega üle 20 000 euro sisalduksid hankeplaanis. Kui aasta sees lisandub hankeid, siis tuleks hankeplaani täiendada.

Kui mõni riigihange ära jääb, siis oleks mõistlik hankeplaanist see riigihange eemaldada. Hankeplaan peaks olema aktuaalne, st vastama tegelikkusele.

Oluline on hinnata hankelepingute eeldatavat maksumust võimalikult täpselt. Kui tekib olukord, kus on kahtlus, kas näiteks lihthanke piirmäära lähedale jääv hankelepingu maksumus jääb lõpuks alla või läheb üle, on soovitus minna välja suurema summa alusel ja rangema menetlusega (viia läbi lihthange).

Hankeplaan peab sisaldama nii ühishankeid (ollakse ju kaasvastutav menetluse eest) kui ka minikonkursse. Kesksetes hangetes osalemist ei tuleks märkida, kui tegu ei ole vabatahtliku osalemisega (näiteks Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK) hanked IT vallas). Kui aga kavatsetakse osta raamlepingu alt minikonkursiga või ilma näiteks sülearvuteid maksumusega üle 20 000, siis tuleks see hankeplaanis ära tuua.

Igaks juhuks meenutan, et mõnede hankeobjektide suhtes on valitsus määranud kohustusliku keskse hankija. Nii hangib RIK kohustusliku keskse hankijana järgmist:

1) 30213100-6 kaasaskantavad arvutid;

2) 30213300-8 lauaarvutid;

3) 30231310-3 lamekuvarid;

4) 30232100-5 printerid.

Ministri käskkirjaga 4.03.2019 nr 1.1 -2/19/60 2/ on RIK määratud kohustuslikuks keskseks hankijaks ka tahvelarvutite osas.

Seega ülalmainitud asju tuleb hankida läbi RIK-i.

3. Korraldamata hanked

Korraldamata hankeid jagus. Suurema osa moodustasid hanked, mis puudutasid soojusenergia ostmist.

Paljudel asutustel on sõlmitud soojusenergia ostmiseks tähtajatud lepingud ajal, mil soojusenergia ost oli erand ja ei eeldanud hankemenetlust.

Reeglina ei ole soojusenergia pakkujaid hankija piirkonnas rohkem kui üks.

Riigikontroll on seisukohal, et tähtajatuid lepinguid ei peaks siiski sõlmima, see kitsendab konkurentsi.

Soojusenergia hankimise kohta märgib aga Riigikontroll täiendavalt:

Soojusenergia hangete puhul on Riigikontroll arvamusel, et hankemenetluse korraldamine ei aita sisuliselt kaasa konkurentsi parandamisele ega majanduslikult parima pakkumise leidmisele, sest piirhind on kaugkütteseaduse alusel kooskõlastatud. Riigikontrolli hinnangul saaks Rahandusministeerium suhtluses Euroopa Komisjoniga pöörata tähelepanu praktilisele vajadusele algatada Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi muutmine, et vähendada halduskoormust.

Oleme pöördunud Rahandusministeeriumi poole, et välja selgitada, kas ja milliseid samme kavatseb ministeerium Riigikontrolli ettepaneku alusel astuda ja kuidas tuleks asutustel seni sõlmitud lepingute suhtes toimida.

Eksitud on toitlustusteenuse ostmisel, toiduainete ostmisel, õppevahendite ostmisel, ehitustööde tellimisel.

Peamiseks põhjuseks eksimustel on hankelepingu eeldatava maksumuse määramine.

Mõned nõuanded- kui näiteks kool tegeleb lisaks õppetööle ka muude tegevustega, mille tõttu vajatakse toitlustusteenust, siis tuleks jätta hankelepingu eeldatava maksumuse määramisel reserv, mis ootamatud kulud kataks ja tagaks hankemenetluse liigi korrektse valiku.

Riigihangete seadus võimaldab teatud ulatuses hankelepinguid ka muuta.

Toiduainete maksumused tuleb hankemenetluse liiki valides kokku liita. Hanked võib teha eraldi osadena, aga lähtudes kogumaksumusest. Lisaks- seadus võimaldab toiduaineid osta väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankena, kasutage seda võimalust.

4. Probleemid registri andmetega

Hankijad peavad riigihangete registrile esitama erinevaid andmeid.

Nii tuleb avaldada õigel ajal teade lepingu sõlmimise kohta, aru anda raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute sõlmimise kohta ja lõppenud hankelepingute kohta.

Erinevatel põhjustel võib andmete esitamine teinekord viibida. Register saadab aga meeldetuletusi ja palun neid tähele panna.

5. Hankelepingute avalikustamine

Hankelepingud on avalikud. Samas võivad mõned hankelepingud sisaldada ärisaladust ja ärisaladusega kaetud osa avalik ei ole. Hanke käigus küsib hankija üldjuhul, kas pakkumus sisaldab ärisaladust. Ärisaladuse ulatus on riigihangete seaduses reguleeritud. Kõik andmed ei ole ärisaladuseks. Kui pakkuja ei ole ärisaladuse osa välja toonud  võiks hankija selle üle küsida. Ärisaladusega osa mitte avaldata.

6. Hankemenetlusega seotud märkused

Hankemenetluste poolelt jäi Riigikontrollile silma, et teinekord ei järgitud hankelepingute sõlmimisel ooteaega. Kui kahtlus, tuleks kontrollida või üle küsida.

Registrile edastatavad teated peaksid laekuma tähtaegselt (on viivitatud hankelepingu sõlmimise teate esitamisega. Register saadab selle kohta meeldetuletusi).

Menetluse dokumenteerimine on oluline. Ka alla lihthanke piirmäära hangetes tuleks tagada, et menetlustes, mis eeldab mitme pakkumuse võtmist, kajastuksid (töötaja kaustas või lepingumenetluse juures lisainfona) asjaolud, kuidas on hankes tulemusteni jõutud ja et need andmed ka pärast töötaja lahkumist kättesaadavad oleksid.

Lõpetuseks lisan mõned aadressid, lingid ja numbrid, millelt saab vajadusel abi:

Korduma kippuvad küsimused hangetes: https://www.rahandusministeerium.ee/et/kkk/870

Riigihangete registri kasutajatugi: register@riigihanked.riik.ee; 611 3693, 611 3703 (E-R 9:00–12:00 ja 13:00–15:00)

Riigihangete seaduse nõustamine: riigihanked@fin.ee, 611 3701 (E 9:00–12:00; K 14:00–17:00; R 9:00–12:00).

Kesksete hangete lehed (RIK ja RTK): https://kesksedhanked.rik.ee/

Info koolituste kohta: https://www.rahandusministeerium.ee/et/eesmargidtegevused/riigihangete-poliitika/kasulik-teave/riigihangete-ja-riigiabi-osakonna-koolitused

 

Head hankimist!

 

Urmas Jaagusoo, riigivaraosakonna riigihanke peaekspert

Meie uued kolleegid (vol 2)

Sarnaselt eelmisele korrale jätkame uute toredate kolleegide tutvustamist, kes on infokirjade ilmumise vahelisel ajal tulnud tööle ministeeriumi perre või ministeeriumi haldusalasse personali- või dokumendihalduse valdkonda.

Ministeerium sai värskel 2020. aastal lausa kaks uut innukat osakonnajuhatajat:

Üldharidusosakonna juhataja kohale läbis tiheda konkursisõela Liina Põld. Ta tuli ministeeriumisse otse Haapsalu Linnavalitsusest, kus ta töötas kuus aastat hariduse ja kultuuri valdkonna aselinnapeana. Varasemalt on ta töötanud Tallinna Ülikooli Haapsalu Kolledži arendusjuhina. Liinal on magistrikraadile vastav kvalifikatsioon organisatsioonikäitumise erialal TLÜs.

Hariduskorralduse osakonna juhatajana asus tööle Ingar Dubolazov. Ingar sattus ministeeriumisse juba 2018. aastal avaliku teenistuse juhtimistalentide programmi raames, mille käigus ta tegutses mh ministeeriumi mainekujunduse ning mitmete arengusuundade kavandamise ja kaardistamisega. Ingar on lõpetanud Tartu Ülikooli magistriõppe hariduskorralduse erialal. Enne ministeeriumisse siirdumist on ta töötanud arendusjuhina Kohtla-Järve Gümnaasiumis ja haridus-, kultuuri- ja noorsootöö nõunikuna Jõhvi Vallavalitsuses.

Lisaks asus noorteosakonna peaeksperdina jaanuari algul tööle Karl Andreas Sprenk, kes on tegutsenud haridus- ja noortevaldkonnas alates aastast 2011. Karl Andreas on lõpetanud Tallinna Ülikooli riigiteaduste bakalaureuse eriala ja õpib hetkel Tallinna Tehnikaülikooli magistrantuuris erialal e-riigi tehnoloogiad ja teenused.

 

  Õigusosakond sai täiendust uue õigusnõuniku näol – Tiina Silem, kes varasemalt töötas Tarbijakaitseametis jurist-valdkonnajuhina. Tiina on omandanud õigusteaduse magistrikraadi Milanos ülikoolis International Institute for the Sociology of Law. Hetkel õpib Tiina sama ülikooli doktoriõppes. Tiina teenistusvaldkondadeks ministeeriumis on kõrgharidus ja teadus.

 

Jõgevamaa Gümnaasiumi juhiabina asus eelmise aasta lõpus tööle Merlin Paju. Merlin omandab hetkel kõrgharidust Tartu Ülikoolis infokorralduse erialal. Enne Jõgevamaa Gümnaasiumisse siirdumist töötas Merlin Jõgeva Linnaraamatukogus.

Haldusala palgakorralduse hea tava

Palgakorralduse hea tava sai HTMi personalitiimi ja sisuosakondade koostöös kirja pandud eesmärgiga aidata kaasa ühtse, läbipaistva ja eesmärgipärase töötasustamispoliitika kujundamiseks meie haldusalas.

Ootame nüüd haldusala asutustelt kommentaare ja ettepanekuid hea tava dokumendile! Tagasiside palun saata haldusala personalitöö koordinaatorile: karit.eensoo@hm.ee


Haldusala palgakorralduses lähtutakse järgmistest põhimõtetest:

  • Töötajate tasustamise tingimused ja kord sätestatakse asutuse palgajuhendis, mis on kooskõlas hea tava dokumendis toodud põhimõtetega.
  • Asutuse palgajuhend on avalik dokument.
  • Mõisted palgakorralduses:
    • Palgamäär on palga suurus kindlaksmääratud ajaühikus tehtava töö eest.
    • Palk on töötajale makstav töötasu, mis koosneb põhipalgast, muutuvpalgast ning muudest õigusaktides ja palgajuhendis sätestatud tasudest ja hüvitistest.
      • Põhipalk on palgamäära alusel arvutatud töötaja igakuine kokkulepitud töötasu, mida makstakse töökoha ülesannete ning tööalaste teadmiste, oskuste ja kogemuste põhjal.
      • Muutuvpalk on palga ebaregulaarne osa, mida makstakse tulemuspalgana, lisatasuna täiendavate tööülesannete täitmise eest või preemiana.
        • Tulemuspalk on eelnevalt tööplaanis ja/või ametijuhendis sätestatud ja/või muul viisil kokkulepitud eesmärkide eeldatust efektiivsemalt ja silmapaistva kvaliteediga täitmise eest   makstav tasu.
        • Lisatasu täiendavate tööülesannete eest makstakse töölepingus ja/või ametijuhendis määratlemata tööülesannete täitmise või nende tavapärasest intensiivsema täitmise eest.
        • Preemia on ühekordne lisatasu erakordsete tööalaste saavutuste eest.
    • Toetus on töötajale makstav muu rahaline tasu, mis ei ole seotud töötaja töösooritusega.
  • Eelarvevahendite kasutamine tasustamisel on eesmärgipärane ja läbipaistev.
  • Asutuse palgakorraldus on aus ja õiglane, konkreetse töötaja panust arvestav ning tugineb põhjendatud otsustel ja võrdsel kohtlemisel.
  • Tasustamisel püüeldakse konkurentsivõimelise töötasu maksmise poole.
  • Asutuse ametikohad on hinnatud ja süstematiseeritud lähtuvalt ametikoha väärtusest.
  • Ametikohale või ametikohtade grupile on kehtestatud vastav palga alammäär.
  • Põhipalga suurus lepitakse kokku töötaja töölepingus. Töötaja põhipalk hõlmab kõigi töölepingus ja ametijuhendis kokkulepitud ülesannete täitmist, mida töötaja täidab kokkulepitud tööaja jooksul.
  • Samaväärsetel ametikohtadel võivad põhipalgad olla diferentseeritud. Töötaja põhipalga suuruse määramisel lähtutakse kokkulepitud tööülesannete mahust, töösooritusest, pädevusest, kvalifikatsioonist, kogemustest ja muudest eesmärgipärastest näitajatest.
  • Asutuse palgafondi kasutatakse üksnes töösoorituse eest tasustamiseks.
  • Töötajale võib toetusi maksta üksnes erandlikel ja igakordselt põhjendatud juhtudel eesmärgiga parandada töötaja töösooritust (nt töötaja tervise edendamiseks, tasemehariduse või kutse omandamiseks jmt).
  • Tasustamisega seonduvad dokumendid, mis ei sisalda delikaatseid isikuandmeid, on avalikud.

 

Kavandatavad arendused riigitöötaja iseteenindusportaalis RTIP

Arendamisel on uus RTIPi moodul – “Isikuandmed”, mille funktsionaalsus valmib mitmes etapis:

I ETAPP:  Olemasolevate töötajate isikuandmete vaatamine ja muutmine.

Töötaja saab näha ja muuta järgmisi enda kohta käivaid andmeid: nimi, alaealised lapsed, kodune aadress, pangakonto, haridus, keeleoskus (kui nõutud), töökoha kontaktid, kõrvaltegevused. Lisaks on kuvatud ja mitte muudetav: kvalifikatsioon, ametikoht, töökoormus, palk, töökoha aadress.

Funktsionaalsus valmis aasta alguses ning on kohustuslik kasutusele võtta alates 01.02.2020. a

NB! Olemas on ka töötaja foto lisamise ja muutmise võimalus, kuid foto jõuab ainult SAPi andmebaasi. RTK tegeleb arendusega, et asutused saaksid neid fotosid pärida ka enda infosüsteemidesse üle x-tee. Kindlasti peab ka asutus seejärel tegema arendusi, et nende süsteemid oleksid võimelised töötajate fotosid üle x-tee vastu võtma.

II ETAPP: Uue töösuhte vormistamine ja olemasoleva lõpetamine.

Asutus saab peale värbamis- ja valikuprotsessi algatada RTIPis uue töötaja tööle vormistamise. Uus töötaja saab siseneda RTIPi ning täita enda kohta isikuankeedi. Täidetud isikuankeet koos ametikoha seosega, palga andmetega jms kontrollitakse asutuse poolt ja saadetakse RTK-sse.  NB! Värbamisprotseduur ja töötaja valimine ei ole hetkel RTIP arenduste skoobis.

Töötaja lahkumise vormistamine, nii töötaja kui tööandja poolt algatatuna.

Funktsionaalsus valmib eeldatavasti aprillis 2020.

III ETAPP: Töölepingute ja käskkirjade muudatused.

Töötajaga seotud selliste andmete muudatused, mis toovad kaasa töölepingu muutmise (töölepinguliste puhul) või käskkirja vormistamise (ametnike puhul). Näiteks töökoormuse muutmine, palga muutmine, teisele ametikohale üleviimine. Positiivse rahastusotsuse korral valmib funktsionaalsus eeldatavasti 2021 I kvartalis.

Karit Eensoo, haldusala personalitöö koordinaator

Tööõiguse põhimõisted: tasaarvestus töösuhetes

Eelnevates infokirjades tutvustasime neid tööõiguse mõisteid, mille käsitlemine töölepingute vormistamisel ja töösuhete tõlgendamisel on nii ministeeriumis kui haldusalas raskusi valmistanud ja küsimusi ning ebakõlasid tekitanud. Oleme selgitanud, mis on summeeritud tööaeg ning kuidas seda arvestatakse, oleme rääkinud põhjalikumalt töölepingu lõpetamisest, selle alustest, protseduurist ning asjaoludest, mida tööandja sel puhul silmas peab pidama, samuti tähtajalistest töölepingutest ning nende sõlmimise lubatavusest, vormistamisest ja pikendamisest.

Seekordse infokirja teema on tasaarvestus – räägime, millistel juhtudel ning tingimustel on tööandjal õigus oma nõudeid töötaja töötasu nõudega tasaarvestada ning vajadusel teha töötaja töötasust kinnipidamisi.

Üldise tasaarvestuse tegemise regulatsiooni annab võlaõigusseadus, mille § 197 sätestab, et kui kaks isikut on kohustatud maksma teineteisele rahasumma või täitma muu samaliigilise kohustuse, võib kumbki pool oma nõude teise poole nõudega tasaarvestada, kui tasaarvestaval poolel on õigus oma kohustus täita ja teiselt poolelt nõuda tema kohustuse täitmist.

Nagu nimetatud säte ütleb, saab tasaarvestada vastastikku eelkõige rahalisi nõudeid, kuid võlaõigussuhtes tuleb kõne alla ka muude nõuete tasaarvestamine. Tingimuseks on seejuures, et nõuded peavad olema samaliigilised. See tähendab, et töösuhetes saame tasaarvestamisel rääkida üksnes rahaliste nõuete tasaarvestamisest.

Tasaarvestuse tegemise eelduseks on avalduse tegemine teisele poolele. Avaldusele ei näe seadus ette vorminõudeid, mis tähendab, et see võib olla tehtud ka suuliselt, kuid tõendamise huvides ning vaidluste vältimiseks soovitame seesugused dokumendid vormistada vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Avalduse puhul on oluline see, et teine pool (so eelkõige töötaja) mõistaks, mida tööandja teha plaanib ning täpselt milliseid nõudeid millistes summades tema töötasu nõudega tasaarvestada soovib.

Tasaarvestuse tulemuseks on see, et poolte nõuded lõpevad kattuvas ulatuses sellest ajast, mil neid võis tasaarvestada, kui pooled ei lepi kokku teisiti.

Töölepingu seadus annab erisätted üldisest võlaõiguse regulatsioonist, mil viisil nõudeid on võimalik tasaarvestada töösuhtes. Kui tavapärases võlasuhtes piisab tasaarvestuse tegemiseks avalduse esitamisest teisele poolele, siis töösuhtes, kui tööandja soovib oma nõuet töötaja nõudega tasaarvestada, on lisaks vajalik töötaja nõusolek.

Seadus kehtestab nõusolekule ka nõuded: esmalt peab nõusolek olema antud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. See tähendab, et nõusolek peab olema antud kas paberkandjal, elektrooniliselt või näiteks e-kirja teel.

Teise nõudena sätestab töölepingu seadus, et nõusolek peab olema antud peale tasaarvestamise õiguse tekkimist. See tähendab, et tööandja ei saa töötajalt küsida nö püsivat nõusolekut kõikvõimalike nõuete tasaarvestamiseks juba ette, vaid nõusolek tuleb küsida igal üksikul juhtumil eraldi peale seda, kui tööandjal on tekkinud õigus oma nõuet töötaja nõudega tasaarvestada.

Erandi annab siinkohal TLS § 78 lõige 2, mis lubab tööandjal küsida nö püsiva nõusoleku tasaarvestamaks nõudeid, mis on tööandjal tekkinud seoses töötaja poolt tööandja arvel tehtavate kulude kokkulepitud limiiti ületavate summadega. Siinkohal saab tegemist olla näiteks mobiiltelefoni limiidi või kütusekaardi limiidiga, mis on tööandja poolt kehtestatud ning mida töötajal on võimalik ületada. Kirjeldatud limiite ületavate summade tasaarvestamiseks töötasuga võib tööandja küsida töötajalt ühe nõusoleku ning sellisel juhul on see edaspidiste tasaarvestuste tarbeks kehtiv.

Seesugune nõusolek võib olla sätestatud näiteks töölepingu lisana või kirjutatud ühe punktina lepingusse. Näiteks sätestatud ministeeriumi poolt koostatud töölepingu põhjade punkt 5.5. ütleb:

„Töötaja annab nõusoleku tema poolt kooli eelarvest tehtavate kulude kokku lepitud limiite ületavate summade tasaarvestamiseks töötasult.“

Töölepingu seadus sätestab ka erijuhud, mil tööandjal on õigus ilma töötaja nõusolekuta tasaarvestada oma nõue töötaja nõudega, st pidada oma nõue töötaja töötasust kinni. Nimetatud juhud on järgmised:

1)      Kui tegemist on tööandja poolt tehtud ettemaksega, mille töötaja peab tööandjale tagastama. Siinkohal võib olla tegemist näiteks juhtumiga, kus tööandja on saatnud töötaja lähetusse ning andnud talle lähetuskulude katteks avanssi (nt 500 eurot), kuid lähetuskulud ei osutunud sedavõrd suureks (töötajal kulus lähetuses nt 300 eurot). Sellisel juhul on ülejäänud summa (200 eurot) TLS mõttes ettemakse, mille töötaja peab tööandjale tagastama ning tööandjal on õigus see summa töötaja töötasust ilma töötaja nõusolekuta kinni pidada.

Juhime tähelepanu, et juhtumitel, mil tööandja on ekslikult töötajale töötasu rohkem üle kandnud või on puhkusetasu rohkem arvestatud vmt, ei ole tegemist TLS § 78 lõike 3 mõttes „ettemaksega, mille töötaja peab tööandjale tagastama“ ja selliseid summasid ei tohi tööandja ilma töötaja nõusolekuta tasaarvestada ega töötaja töötasust kinni pidada. Selliseid nõudeid tohib töötasust kinni pidada üksnes töötaja nõusolekul. Kui töötaja vastavasisulist nõusolekut ei anna, siis on võimalik nõuet sisse nõuda töövaidluskomisjoni või kohtu vahendusel võlaõigusseadusest tulenevalt alusetu rikastumise sätete alusel (VÕS § 1028).

2)      Tööandja võib töötaja nõusolekuta töötasust kinni pidada töölepingu lõppemisel tasu väljatöötamata põhipuhkuse eest. Praktikas on ilmselt eriti koolides sagedased juhtumid, mil suve jooksul puhkab töötaja ära terve jooksva aasta puhkuse (on see siis õpetajatel 56 kalendripäeva või muudel töötajatel 28 või 35 kalendripäeva) ning uue õppeaasta alguseks leiab ootamatult uue sobivama töö. Sellisel juhul on tegemist juhtumiga, mil töötaja on ette ära kasutanud puhkuse ulatuses, milleks tal tegelikult veel õigust polnud. Väljatöötamata puhkusetasu peab töötaja tööandjale tagastama ning see summa on tööandjal õigus tema töötasust töölepingu lõppemisel kinni pidada.

Siinkohal võivad ilmneda aga mõned probleemid.

Nimelt saab tööandja õigus ilma töötaja nõusolekuta väljatöötamata puhkuse tasu kinni pidada tekkida üksnes töölepingu lõppemisel (TLS § 84 lõige 1 ütleb, et töösuhtest tulenevad nõuded muutuvad sissenõutavaks töölepingu lõppemisega). See tähendab, et tööandjal on puhkusetasu õigus kinni pidada üksnes nö lõpparvest, ehk siis töötasust, mis töötajale töölepingu lõpetamise päeval välja makstakse, mitte aga näiteks varasemast töötasust.

Võtame ühe näite – töötaja tööleping lõpeb 5. septembril. Suve jooksul on töötaja ära puhanud kogu aasta puhkuse, nt 56 kalendripäeva. Ministeeriumi haldusalas makstakse enamuses asutustes töötasu kuu viimasel päeval, see tähendab, et augusti töötasu makstakse töötajale välja 31. augustil. Töölepingu lõppemise päeval 5. septembril on töötajal seega saada üksnes nelja päeva töötasu (1.-4. septembri töötasu), sellest summast aga oleks vajalik kinni pidada nelja kuu jagu rohkem puhatud puhkusepäevade tasu, mis kuidagi välja ei tule. Varasemalt 31. augustil makstud töötasust aga seda summat ilma töötaja nõusolekuta kinni pidada ei tohi – isegi mitte siis, kui see varasem töötasu makstakse välja üksnes viis päeva varem.

3)      Lisaks eelkirjeldatule peab tööandja pidevalt töötaja töötasust summasid kinni ka seaduses ettenähtud juhtudel – näiteks peab tööandja töötaja töötasust kinni ettenähtud tulumaksu ning töötuskindlustusmakse. Samuti teeb tööandja töötaja töötasust vajalikud kinnipidamised täitemenetluse seadustiku alusel, kui tööandjani on jõudnud kohtutäituri poolt töötasu arestimise akt.

Töölepingu seadus sätestab tasaarvestamisel tööandjale veel ühe lisaklausli, mida tööandja peab silmas pidama – nimelt tuleb arvestada täitemenetluse seadustiku §-s 132 sissenõude pööramise kohta sätestatut.

Täitemenetluse seaduse § 132 lõige 1 näeb ette keelu, mille kohaselt ei tohi arestida sissetulekut juhul, kui see ei ületa ühe kuu eest ettenähtud palga alammäära suurust või vastavat osa nädala või päeva sissetulekust. Kooskõlas nimetatud sättega ei tohi tööandja oma nõuet töötaja töötasu nõudega tasaarvestada juhul, kui töötaja töötasu suuruseks on üksnes kuni palga alammäär (so 2020 aastal on riiklikult kehtestatud töötasu alammääraks 584 eurot) või vastav nädala või päeva osa sellest.

Ragne Tsäkko, jurist

Dokumentide näidised

Personali- ja dokumendihalduse osakond on aastate jooksul välja töötanud mitmeid töösuhtega seotud dokumendipõhju, mida kasutame ministeeriumis ise ning soovitame kasutada ka meie haldusala asutustel. Alltoodud nimekirjas on töölepingu, töölepingu uue redaktsiooni, töölepingu lõpetamise ning muutmise mallid. Samuti erinevad dokumendipõhjad töölepingu ülesütlemiseks. Dokumentide põhju vaatame regulaarselt üle ning täiendame vastavalt vajadusele. Põhjad on saadaval ka EKISes kõigile meie haldusala asutustele.

Tööleping (üldhariduskool)

Tööleping (rakenduskõrgkool)

Tööleping (kutsekool)

Tööleping (kaks ametikohta)

Tööleping (uus redaktsioon)

Töölepingu lõpetamine

Töölepingu muutmine

Töölepingu ülesütlemine (katseaeg)

Töölepingu ülesütlemine (koondamine)

Töölepingu ülesütlemine (isikust tulenev põhjus)

Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 6

Head kolleegid!

Uus, 2019/2020. õppeaasta on hoolimata kaunist suveilmast alanud hoogsalt ja töiselt. Valminud on ka värske personalitöö ja dokumendihalduse infokiri.

Seekordses infokirjas tutvustame esmakordselt meie uusi toredaid kolleege nii ministeeriumist kui ka haldusalast, kes asusid või asuvad tööle alates uuest õppeaastast.

Personali- ja dokumendihalduse osakonna jurist Ragne Tsäkko annab infokirjas aga ülevaate sellest, mida tuleb silmas pidada tähtajaliste töölepingute sõlmimisel. Uue õppeaasta alguses oleks mõistlik visata pilk peale ka tema varasematele tööõigusalastele artiklitele: summeeritud tööaeg  ja töösuhte lõpetamine.

Näpunäiteid alanud asjaajamisaasta “liiklusummikute” ja stressi vältimiseks annab värskes infokirjas haldusala dokumendihalduse koordinaator Mait Kask, kes soovitab asjaajamise korraldamisel kasutada vana reeglit – üheksa korda mõõda …

Soovime infokirjades kajastada ka meie haldusala parimaid praktikaid ning edulugusid, et õppida üksteise headest kogemustest. Algust teeb sellega Viimsi Gümnaasiumi õpetaja Kristiina Noormets, kes räägib sellest, kuidas ta nelja kuu vältel Sri Lankal viibides õpetas abiturientidele e-õppe raames ühiskonnaõpetust ning ajalugu.

Head 2019/2020. õppeaastat kogu ministeeriumipere poolt!

Meie uued kolleegid

KÕIK, KÕIK ON UUS SEPTEMBRIKUUS – seda võib öelda ka personalivaldkonnas.

Nii mitmedki koolid on saanud uue direktori ning nii mõnigi direktor omale uue „parema käe“ – juhiabi. Samuti on lisandunud uusi inimesi ministeeriumiperre.

Meie uusi toredaid kolleege seekordses infokirjas lühidalt tutvustamegi.

Paide Gümnaasiumi direktorina alustab 16. septembril tööd Margo Sootla, kes on haridusvaldkonnas tegutsenud alates 2015. aastast, mil ta asus juhtima Väätsa Põhikooli. Margo varasem tegevus on tihedalt seotud infotehnoloogiaga – ta on pikalt töötanud nii eksperdi kui juhina PPA telefon- ja raadioside arendusvaldkonnas kui ka Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuses.

Augustis alustas K. Pätsi Vabaõhukooli direktorina tööd Ave Szymanel, kes on varasemalt tegelenud nii hariduse vallas kui noorsootööga. Avel on 6-aastane töökogemus sihtasutusest Innove, kus ta on töötanud nii õppenõustamisteenuste arenduskeskuse juhi, karjääriinfo valdkonnajuhi, kui ka üksusejuhina. Avel on sotsiaalteaduste magistrikraad organisatsioonikäitumise erialal.​

Ka Porkuni Kool sai augustis uue direktori – Piret Kamberi. Sarnaselt teistele on ka Piretil haridusvaldkonnas aastatepikkune töökogemus – ta on töötanud programmijuhina Riiklikus Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuses, projekti koordinaatorina sihtasutuses Innove, projektijuhina MTÜ-s Perede ja Laste Nõuandekeskuses. Tema eelmiseks töökohaks oli Kuusalu Keskkool, kus ta tegutses tugikeskuse juhina. Piret omab magistrikraadi eripedagoogika alal.

Kohtla-Järve Gümnaasiumi juhiabina asus augustis tööle Triin Vaino. Triin on lõpetanud Lääne-Viru Rakenduskõrgkooli juhiabi erialal ning omab 6-aastast avaliku sektori töökogemust, olles töötanud Viru Maakohtus ning Viru Vanglas.

Ministeeriumiperre on suve jooksul lisandunud mitmeid uusi innukaid töötajaid, kellest haldusala vaatest võib välja tuua järgmised inimesed:

Ministeerium sai augustis lausa kolm uut asekantslerit, kes minister Mailis Repsi sõnul on kahtlemata väärtuslik täiendus ministeeriumi meeskonnale. “Kõik kolm on innukad ja terased valdkonna eksperdid, kes toovad ministeeriumisse hindamatuid kogemusi, teadmisi ja uutmoodi mõtlemist. Usun, et saame õlg õla kõrval viia ellu palju põnevaid algatusi haridusvaldkonnas,“ sõnas Reps.

Üldharidus-, keele- ja noortepoliitika asekantsler Kristi Vinter-Nemvalts on kaitsnud doktorikraadi kasvatusteaduste valdkonnas. Ta on töötanud pikka aega Tallinna Ülikoolis õppejõuna ning juhtinud Pedagoogilist Seminari, Kasvatusteaduste ja Haridusteaduste Instituute.

Planeerimise ja halduse asekantslerina alustas tööd Pärt-Eo Rannap, kes on varasemalt töötanud ministeeriumis aastatel 1998-2004 teadustalituse peaeksperdina ja 2012-2018 rahandusosakonna juhatajana. Pärt-Eo Rannapil on magistrikraadile vastav kvalifikatsioon haldusjuhtimise erialal Tallinna Pedagoogikaülikoolist.  Peale HTMi on ta töötanud pikalt Rahandusministeeriumis riigieelarve osakonnas ja Välisministeeriumis rahandusosakonna peadirektori ametikohal.

Kutse- ja täiskasvanudhariduse ning koolivõrgu asekantsleriks sai Robert Lippin, kel samuti on varasem töökogemus ministeeriumis – aastatel 2001-2004 juristina. Robertil on magistrikraadile vastav kvalifikatsioon õigusteaduses Tartu Ülikoolist ning magistrikraad ärijuhtimises Tallinna Tehnikaülikoolist. Lisaks ministeeriumile on ta töötanud Riikliku Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuse direktorina, Innove juhatuse liikme ja Saue Gümnaasiumi direktorina.

Lisaks asus kutsehariduse osakonna peaeksperdina juuni algul tööle Kersti Raudsepp, kes varasemalt töötas sihtasutuses Innove. Enne ministeeriumisse siirdumist viibis Kersti aastajagu Itaalias ning aitas kaasa kutsehariduse arengule Euroopa Liidu ´lähivälismaal´.

Õigusosakond sai täiendust uue õigusnõuniku näol – Jaanus Põldmaa, kes varasemalt töötas Sotsiaalministeeriumis õigusnõunikuna. Jaanuse peamiseks tööülesandeks on haridusseadustiku kaasajastamise protsessi  kavandamine ja korraldamine.

Soovime kõigile edu ja jõudu uuel töökohal!

Tööõiguse põhimõisted: tähtajalised töölepingud

Eelnevates infokirjades tutvustasime neid tööõiguse mõisteid, mille käsitlemine töölepingute vormistamisel ja töösuhete tõlgendamisel on nii ministeeriumis kui haldusalas raskusi valmistanud ja küsimusi ning ebakõlasid tekitanud. Esimese mõistena selgitasime lähemalt, mis on summeeritud tööaeg ning kuidas seda arvestatakse. Jaanuari infokirjas rääkisime põhjalikumalt töölepingu lõpetamisest, sellest alustest, protseduurist ning asjaoludest, mida tööandja sel puhul silmas peab pidama.

Seekordse infokirja teema on tähtajalised töölepingud, millistel juhtudel neid sõlmida tohib, kuidas neid vormistada ning vajadusel pikendada.

Töösuhte üheks olulisemaks tunnuseks on selle püsivus, mistõttu töölepingu seadus eeldab, et tööleping sõlmitakse tähtajatult. Tähtajalise töölepingu võib sõlmida üksnes seaduses selleks ettenähtud juhtudel. Need juhud on seaduses ammendavalt loetletud, mis tähendab seda, et sellised põhjused nagu „töötaja soov“ või „poolte kokkulepe“ ei kvalifitseeru tähtajalise lepingu sõlmimise alusena.

Juhtumil, kui tööandja ja töötaja vahel läheb vaidluseks selle üle, kas tegemist on tähtajalise või tähtajatu lepinguga, lasub tõendamiskoormis tööandjal. See tähendab, et põhjust, miks on sõlmitud tähtajaline leping, peab tõendama tööandja. Kui tööandja ei suuda tõendada piisavat põhjust tähtajalise töölepingu sõlmimiseks, loetakse tööleping algusest peale tähtajatult sõlmituks.

Tähtajalise töölepingu sõlmimise alused

Töölepingu seadusest (edaspidi TLS) tuleneb kaks tähtajalise töölepingu sõlmimise alust:

Esmalt on TLS § 9 lõike 1 kohaselt õigus sõlmida tähtajaline tööleping kuni viieks aastaks, kui seda õigustavad töö ajutisest tähtajalisest iseloomust tulenevad mõjuvad põhjused, eelkõige töömahu ajutine suurenemine või hooajatöö tegemine.

Tööl on ajutine tähtajaline iseloom näiteks juhul, kui tegemist on kindla projekti elluviimisega teatud ajaperioodi jooksul. Hooajatööna mõistetakse hooajast tingitud töötegemist – nt sügisene saagikoristus, lume koristamine talvel vmt. Töömaht suureneb ajutiselt näiteks kaubanduses, kui ees ootab aktiivne jõulumüügiperiood.

Juhime tähelepanu, et õpetajatöö ei ole hooajatöö ja asjaolu, et õpilased õpivad koolis umbes 10 kuud aastas, ei ole käsitletav töömahu ajutise suurenemisena.

Riigikohus on lahendis 3-2-1-28-15 märkinud, et tähtajalise töölepingu sõlmimine on õigustatud, kui töötaja töö ise ei ole alalise iseloomuga. Nii ei muuda näiteks tööandja ja kolmandate isikute vahelised tähtajalised lepingud või muud tähtajalised õigussuhted iseenesest töö iseloomu tähtajaliseks, mistõttu ei saa ainuüksi nende asjaoludega tähtajalise töölepingu sõlmimist õigustada. Nimetatud kaasuses oli tööleping sõlmitud üürilepingu kehtivuse ajaks. Riigikohus leidis, et töölepingu seaduse sõnastusest ega mõttest ei tulene, et tähtajalise töölepingu võib sõlmida tööandja sõlmitud üürilepingu vms kehtivuse ajaks.

Teiseks lubab TLS § 9 lõige 2 sõlmida tähtajalise töölepingu äraoleva töötaja asendamiseks.

Nimetatud juhtudena nähakse lapsehooldus- või muul puhkusel, töövõimetuslehel, ajateenistuses viibivate või ka muudel juhtudel töölt eemal viibivate isikute töö tegemiseks sõlmitavaid lepinguid. Siinkohal ei ole oluline, kui pika äraolekuga on tegemist – töölepingu seadus sätestab tähtajalise töölepingu maksimaalseks pikkuseks 5 aastat, kuid ei näe ette tähtajalise töölepingu minimaalset kestust. See tähendab, et ka lühiajalisel puhkusel viibiva isiku asendamiseks sõlmitakse tähtajaline tööleping, mitte näiteks käsundusleping.

Lisaks sätestavad mitmed eriseadused juhtumeid, mil on õigustatud tähtajalise lepingu sõlmimine, kuigi töö ise ei ole ajutise iseloomuga. Haridussüsteemis on nendeks põhikooli- ja gümnaasiumiseadus, kutseõppeasutuse seadus, koolieelse lasteasutuse seadus ja kõrgharidusseadus.

Nii ütleb põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse § 74 lõige 7, et juhtumil, mil õpetaja vaba ametikoha täitmiseks korraldatud konkursil ei leita kvalifikatsiooninõuetele vastavat õpetajat, võib direktor sõlmida tähtajalise töölepingu kuni üheks aastaks isikuga, kellel on vähemalt keskharidus ning kelle kvalifikatsioon ja pedagoogiline kompetentsus on piisavad, et tagada kooli õppekavas määratud õpieesmärkide täitmine ning õpitulemuste saavutamine. Analoogse sätte kehtestavad ka kutseõppeasutuse seaduse § 39 lõige 9 õppekasvatusala töötaja kohta ning koolieelse lasteasutuse seaduse § 22 lõige 42 pedagoogi kohta.

Lisaks sätestab uus kõrgharidusseadus mitu alust tähtajaliste töölepingute sõlmimiseks: korralise akadeemilise töötajaga võib sõlmida tähtajalise töölepingu kuni viieks aastaks, kui konkurss on luhtunud või kui töö on tähtajalise iseloomuga; kuni viieks aastaks võib ilma konkursita tööle kutsuda õppe- või teadustööd tegema silmapaistva loomeisiku või teadlase või oma eriala silmapaistva praktiku ning samuti viieks aastaks võib sõlmida töölepingu kõrgkooli akadeemilise tegevusega seotud juhtimisülesannete täitmiseks.

Tähtajalise töölepingu pikendamine

Töölepingu seaduses sätestatud alustel sõlmitavatele tähtajalistele lepingutele sätestavad seaduse §-id 9 lõige 1 ja 10 lõige 1 piirangu, mille kohaselt töö ajutisest tähtajalisest iseloomust tuleneval mõjuval põhjusel sõlmitud tähtajalise lepingu võib sõlmida kuni 5 aastaks. Kui samalaadse töö tegemiseks on tähtajalist lepingut sõlmitud järjestikku rohkem kui kaks korda või tähtajalist lepingut pikendatud rohkem kui üks kord viie aasta jooksul, siis loetakse see töösuhe algusest peale tähtajatuks. Järjestikuse töölepingu sõlmimisena siinkohal mõistetakse juhtumit, mil ühe töölepingu lõppemine ja teise töölepingu sõlmimise vaheline aeg on vähem kui 2 kuud.

Näiteks kui töötajaga on sõlmitud 1-aastase tähtajaga leping ning pooled lepivad kokku, et lepingut pikendatakse veel üheks aastaks. Kui hiljem soovitakse lepingut veelkord pikendada, siis peale teistkordset pikendamist muutub leping seaduse alusel tähtajatuks, kuivõrd lepingut on pikendatud üle ühe korra.

Töölepingu pikendamise keeld ei laiene lepingutele, mis on sõlmitud äraoleva töötaja asendamiseks. Seaduse kohaselt võib äraoleva töötaja asendamiseks sõlmida tähtajalise lepingu asendamise ajaks (näiteks töötaja töövõimetuslehel viibimise ajaks või lapsehoolduspuhkuse ajaks). See tähendab, et nimetatud periood võib olla vajadusel ka pikem kui 5 aastat.

Samuti ei kehti töölepingu pikendamise keeld eelnimetatud eriseaduste alusel sõlmitud lepingutele. Esmalt seepärast, et TLS § 10 lõige 1 räägib sõnaselgelt TLS § 9 lõike 1 alusel (so töö ajutisest tähtajalisest iseloomust tuleneval põhjusel) sõlmitud lepingutest, mitte aga mõnest eriseadusest (nt PGS § 74 lg 7 tähtajaline leping kvalifikatsioonile mittevastava õpetajaga) tuleneval alusel sõlmitud lepingust.

Teiseks on seadusandja töölepingu seaduse seletuskirjas öelnud järgmist:

„Eelnõu §-d 9 ja 10 ei piira ega keela tähtajaliste töölepingute sõlmimist eriseadustest tulenevalt. Käesolevas eelnõus esitatud regulatsiooni puhul tuleb lähtuda tähtajalise töölepingu sõlmimisest ajutise iseloomuga töö tegemiseks. Eriseadustes ette nähtud tähtajalise töölepingu sõlmimise alused ei käsitle enamasti ajutise iseloomuga töid. Tähtajalise töölepingu sõlmimise võimalus või kohustus on seatud teistel eesmärkidel. Sageli on eriseadustes sätestatud tähtajalise töölepingu sõlmimise võimalus juhtimisülesandeid täitvate töötajatega (muuseumide direktorid, kõrgkoolide juhid), nimetatud juhtumite korral on töösuhte tähtajalisuse eesmärgiks tagada nimetatud ametikohtade täitmine võimalikult pädevate ja erialaselt kõrgel tasemel töötajatega regulaarsete konkursside korraldamise kaudu.“

Tähtajalise töölepingu vormistamine

TLS § 6 lõige 2 ütleb, et tähtajalise töölepingu sõlmimise korral tuleb töötajale teatada nii töölepingu kestus kui ka tähtajalise töölepingu sõlmimise põhjus. Sama paragrahvi lõige 9 sätestab ka, et kui neid andmeid ei ole töötajale kirjalikult teatatud, ei ole pooled töölepingu tähtajalisuses kokku leppinud ning sellisel juhul eeldatakse, et leping on tähtajatu.

Kuidas töölepingusse kirja panna töölepingu kestus?

Töölepingu kestus võib olla lepingusse kirja pandud nii konkreetse kuupäevaga (nt 31. detsember 2019) või teatud kindla sündmuse saabumisega (nt Mari Maasika tööle naasmiseni).

Kuidas töölepingusse kirja panna töölepingu sõlmimise põhjus?

Siinkohal soovitame seaduse paragrahvi, lõike ja punkti täpsusega lepingus välja tuua, millisel õiguslikul alusel leping on sõlmitud ning nimetada ära lepingu sõlmimise põhjus.

Näiteks „Tööleping on sõlmitud tähtajaliselt TLS § 9 lõike 1 alusel seoses töömahu ajutise suurenemisega (programmi „Kõrghariduse katkestanute haridustee jätkamine –TULE – Tule Uuesti. Lõpeta Edukalt“ läbiviimine)“.

Või „Tööleping on sõlmitud tähtajaliselt PGS § 74 lõige 7 alusel seoses töötaja kvalifikatsiooninõuetele mittevastavusega“.

Tähtajalise töölepingu lõpetamine

Tulenevalt seaduse mõttest on tähtajaliste töölepingute sõlmimise eesmärgiks täiendav tööjõuvajadus. Tööandjal, aga ka töötajal, on tekkinud õiguspärane ootus tööjõu ja töö olemasolu osas kogu lepingu kehtivuse perioodil. Seetõttu sätestab seadus nõude, mille kohaselt ei ole tähtajalist lepingut lubatud enne tähtaja või tingimuse saabumist üles öelda. See tähendab, et tähtajaline tööleping lõpeb lepingu tähtaja saabumisel. Tähtajalist lepingut ennetähtaegselt lõpetada on võimalik lõpetada üksnes erakorraliselt, st mõjuva põhjuse olemasolul.

Tähtajalise lepingu ennetähtaegse lõpetamise keeld ei kehti neile lepingutele, mis on sõlmitud äraoleva töötaja asendamiseks. Samuti on lubatud ennetähtaegselt lõpetada eriseaduste alusel sõlmitavaid tähtajalisi töölepinguid.

Kuivõrd tähtajaline leping lõpeb tähtaja saabumisel, siis ei mängi rolli ka asjaolu, kas töötaja on sel hetkel töövõimetuslehel, puhkusel, rase vmt. Tööleping lõpeb sellest sõltumata.

Tähtajalise töölepingu lõpetamisel peab lisaks arvestama asjaolu, et kui tähtajalise lepinguga töötavat töötajat soovitakse koondada, peab tööandja talle maksma hüvitist, mis vastab töötasule, mida töötajal oleks olnud õigus saada lepingu tähtaja saabumiseni.

Näiteks kui tähtajaline tööleping on sõlmitud üheks aastaks, kuid poole aasta pärast selgub, et töömaht siiski väheneb ning vajalik on töötaja koondada, siis tuleb töötajale koondamishüvitisena maksta lepingu tähtaja lõpuni saadaolev, so 6 kuu töötasu.

Mida veel tähtajaliste töölepingute puhul silmas pidada?

Tähtajaline tööleping lõpeb küll tähtaja saabumisel, kuid silmas tuleb pidada ka töölepingu seaduse sätet, mis ütleb, et juhul, kui tähtaeg on küll saabunud, kuid töötaja jätkab töö tegemist ning tööandja seda võimaldab, siis loetakse leping sõlmituks tähtajatult. Selliste situatsioonide vältimiseks tuleb tööandjal täpselt jälgida tähtajaliste töölepingute tähtaegu ning nähes, et töötaja jätkab töölepingu täitmist, avaldada 5 tööpäeva jooksul teistsugust tahet, so anda töötajale teada, et tööleping on lõppenud.

Ragne Tsäkko, jurist

Õppeaasta algus dokumendihalduses – mõtteid rajal püsimiseks

Kuigi enamikele jookseb asjaajamislikult alles aasta viimane kolmandik, on paljude õppeasutuste puhul asjaajamisperioodiks siiski 1. september kuni 31. august, ehk uus periood algab koos õppeaastaga ning õppeasutused alustavad taas justkui värskelt lehelt. Puhkuselt naasnuna võib uue õppeaasta algus olla üsna heitlik – erinevad ettevalmistused, inimesed, andmed, dokumendid, süsteemid jne. Kuidas selle kõigega toime tulla nii, et dokumendid saaksid korrektselt vormistatud, andmed ei lekiks ja asutuse töörahu säiliks?

Esmalt tasub silmas pidada, et EKISe puhul ei registreerita dokumente toimikupõhiselt, mistõttu ei ole uue perioodi alguses loodavatel dokumentidel automaatselt uut asukohta ega loendurit. Kõik dokumenditüübid, millel on traditsiooniliselt aastapõhine loendur, vajavad kindlasti seega ülevaatamist. Möödunud õppeaastal kohtusin mitme asutusega, kes on teadlikult EKISes dokumendiregistris funktsioonide, sarjade alla loonud täiendava aastapõhise vaate, mis on segaduse vältimiseks kindlasti mõistlik. Oluline on, et asutuses suudetakse eelmise ja algava aasta dokumente üksteisest eristada. Samuti mängib korrektne asjade algus hiljem rolli arhiveerimisel. Soovitan üle vaadata, kas kõikidesse (all)sarjadesse on eelmisel perioodil dokumente registreeritud. Kui siiski leidub tühjaks jäänud liigitusskeemi tasandeid, on kindlasti mõistlik liigitusskeemi vastav märge teha ning kaaluda liigituskeemis muudatuste tegemist. Sellega seonduvalt – kui vajate loendurite või registri seadistamisel abi – võtke julgesti kasutajatoega ühendust. Liigitusskeemi (dokumendi) muutmisega seonduvalt nõustan meeleldi teid mina.

Asutuse tööd reguleerivatest dokumentidest veel. Mõni aeg tagasi kirjutati kordasid, mis kehtisid algses versioonis ehk isegi aastaid. Nüüd on aga selge, et head korrad ei saa lõpuni valmis ja vajavadki jooksvat täiendamist. Viimase aasta jooksul on korduvalt tõusnud küsimus, et millal on kõige õigem aeg kordade ülevaatamiseks ja ümberkirjutamiseks. On avalik saladus, et head ja õiget aega ilmselt ei ole ega tule. Siiski on mõned orientiirid, millest oleks mõistlik lähtuda. Hea juhend, kord või tava täidab oma eesmärki eelkõige siis, kui ta kirjeldab ja toetab reaalset asutuse elu. Dokumendihalduses on viimased kolm aastat olnud väga muutlikud, mistõttu leidub asutusi, kellel ei ole seda sorti dokumendid ajakohased. Õppeaasta algus, mil tehakse tavapärasest enam toiminguid dokumentidega, annab kahtlemata hea võimaluse igal asutusel ära märkida ebakõlad reaalse elu ja kordade, sh liigitusskeemi vahel. Leidke see aeg. Võtke eraldi fail või märkmik ning täheldage üles kõik, mis ei tundu (enam) õige või tekitab teis küsimusi. Veidi rahulikumal perioodil saate selliselt kordadesse vajalikud muudatused sisse viia ja vaevaline meenutamine jääb olemata. Samuti, kui vastu suve või selle jooksul on jõutud kordasid juba täiendada, on hea võimalus jälgida, kas muudatused teenivad eesmärki. Konsulteerisin ka meie andmekaitse peaspetsialisti Ingrid Lehtoga. Tema kinnitusel kehtib sama ka andmekaitse valdkonnas, kus uue perioodi alguses on oluline oma asutuses korraks läbi mõelda ja omavahel arutada, millised andmed asutuse töö tulemusena tekivad, need kaardistada ja kajastada isikuandmete töötlemise toimingute ülevaates (registris) ning lisaks kirjeldada asutuse privaatsuspoliitika dokumendis, kuidas andmeid töödeldakse ja kaitstakse.

Haridusasutuse peamiseks eesmärgiks on kahtlemata õppetöö korraldamine, kuid selle arvelt loodavasse dokumentatsiooni tavapäraselt paindlikumalt või viivitustega suhtumine ei ole kindlasti otstarbekas ning väljendub hiljem bumerangi efektina. Viimane aasta ilmestas väga eredalt, mida tähendab juhuslik unustamine või hiljem tegemine. Niisiis, mida teha kui leiate end silmitsi dilemmaga – kas registreerida dokument koheselt või tegeleda järgmise õpilase või töötajaga? Erinevate metaväljade täitmine võib kiirel perioodil olla tülikas, seda enam kui asutuses ei ole kasutusel eelseadistatud trükimalle. Dokumentide loomine väljaspool selleks ettenähtud süsteemi on üks tõenäolisim põhjus dokumendi hilisemal valesti registreerimisel või sootuks selle unustamisel. Mõistagi ei ole ainuõiget tegutsemisviisi, seega soovitan neil, kes dokumente ainult süsteemis loovad, teha seda kohe otsast lõpuni. Kes aga tahab endiselt dokumente süsteemist eraldi luua, neile soovitan esmalt kaaluda siiski trükimallide kasutusele võtmist. Trükimallid, eelkõige HTMi poolt loodud mallid, annavad teile garantii, et dokumendi vormistus on korrektne. Viimase alternatiivina võite ajutiselt, nt päeva kaupa, pidada registreerimiseks eraldi tabelit. Oluline on, et numbrid oleksid korrektsed, st dokumendid oleksid vastavalt teemale ja liigitusskeemile süstematiseeritud ning neis oleks hiljem võimalik orienteeruda.

Lõpetuseks, dokumentide loomist saab kõrvutada liikluses olemisega – üheti on vajalik, et kaasliiklejad saaksid aru teie järgmistest sammudest, ehk viidad oleksid korrektsed. Teisalt jõuavad üldjuhul reeglitest kinni pidavad juhid seda mitte tegevatest juhtidest varem või vähemalt samal ajal soovitud sihtkohta – kiirustada ei ole mõtet ja rööprähklemine ei vii kaugele. Oluline on süveneda, olla kursis regulatsioonidega ja vajadusel uurida, kas teie töövaldkond on sellest mõjutatud. Viimane kehtib eriti juurdepääsupiirangute (JPP) määramisel. Vaatamata sellele, et enamikel on tõenäoliselt asutuse liigitusskeemis vajalikud alused sarjade juurde määratud, ei tähenda see seda, et kõik samasse sarja registreeritavad dokumendid on alati ühtmoodi piiratud. Iga dokumendi puhul tuleb lähtuda selle sisust ning hinnata JPP asjakohasust eraldi. Ka siin kutsun kõiki üles hoogu maha võtma ja vajadusel konsulteerima.

Üheksa korda mõõda, üks kord lõika – kutsun kõiki üles oma toimingutes seda vanasõna järgima.

Asjalikku ja koostööle suunatud uut õppeaastat!

Mait Kask, haldusala dokumendihalduse koordinaator