Personalitöö ja asjaajamise valdkonna juhendmaterjalid HTM haldusala koolidele

Käesoleva aasta veebruarikuus valmisid ministeeriumi ekspertide ühistööna personalitöö ja asjaajamise juhendmaterjalid, mis on mõeldud abistama meie koole korrastamaks vastavaid asutusesiseseid regulatsioone.

Loodame, et koostatud materjalidest on teile tõesti kasu, kuid täiendavate küsimuste korral pöörduge julgesti HTMi ekspertide poole, kes materjalide koostamisse panustasid: jurist Ragne Tsäkko, andmekaitse peaspetsialist Ingrid Lehto, haldusala dokumendihalduse koordinaator Mait Kask, IT-taristu ja infoturbe juht Risto Rahu ning haldusala personalitöö koordinaator Karit Eensoo.

Juhendmaterjalid leiate siit:

Karti Eensoo, peaekspert, haldusala personalitöö koordinaator

CV Online kasutamisvõimalus HTM haldusalale

Meil on hea meel anda teada, et Haridus- ja Teadusministeerium on loonud võimaluse kasutada ka meie haldusala asutustel CV Online’i keskkonda töökuulutuste avaldamiseks.

Selleks palun võtke ühendust Anzelika Ruubeliga (anzelika@cv.ee; 699 0520), kes on ministeeriumi kliendihaldur ja teeb teile CV Online süsteemi kasutaja ning vajadusel ka juhendab.

Tegemist on ministeeriumi lepingu lisaga ning võimalus kehtib esialgu kuni 2019. aasta lõpuni. Asutusele sellega seoses kulusid ei teki. Kuulutuste arv ei ole piiratud, seega saate töökuulutusi avaldada nii palju kui vajalik. Need asutused, kellel on juba leping CV Online’ga, saavad jätkata vanaviisi.

Kui on küsimusi, siis pöörduge julgesti: margot.saluse@hm.ee; 523 6637

Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 4

Head kolleegid!

Loodame, et selle aasta esimeses infokirjas avaldatud postitused pakuvad erialast huvi kõigile personalitöö ja dokumendihalduse valdkonnas tegutsejatele.

Värskes infokirjas annab meie hea kolleeg Urmas Jaagusoo HTM-i riigivaraosakonnast ülevaate keskse hankimise ja ühishankimise võimalusest.

Personali- ja dokumendihalduse osakonna jurist Ragne Tsäkko jätkab tööõiguse põhimõistete teemal. Seekord räägitakse töölepingute lõpetamisest. Samuti annab Ragne ülevaate haldusala asutuste juhtide töösuhteid reguleerivatest uutest aktidest.

Hästi õnnestunud arenguvestluste perioodist HTM-s teeb kokkuvõtte meie osakonna juhtivekspert Margot Saluse.

RTIP-i koolitusmooduli iga-aastase “suurpuhastuse”  asjus annab näpunäiteid  personali- ja dokumendihalduse osakonna koolitus- ja arendustegevuse peaekspert Sören Jakobson.

Ministeeriumi haldusala asutuste dokumendihalduse väljakutsete ja arenguvajaduste teemalisel kokkusaamisel toimunud arutelu kohta annab ülevaate haldusala dokumendihalduse koordinaator Mait Kask.

Järgmises infokirjas toome teieni aga kindlasti haldusala personalitöö hea tava kokkuleppe teksti, mida möödunud aasta detsembris Tartus koos arutasime.

Tartus, 5.12.2018 haldusala personalitöö hea tava arutelu

 

 

 

Uued töösuhet reguleerivad aktid haldusala juhtidele

Möödunud aasta teisel poolel asus personali- ja dokumendihalduse osakond koos sisuosakondadega kaasajastama haldusala asutuste juhtidele mõeldud õigusakte.

Selle käigus muudeti kolme ministeeriumi haldusala asutuste juhtidele kohalduvat õigusakti: palgajuhend, puhkusejuhend ja lähetusjuhend.

Uus palgajuhend hakkab kehtima 1. märtsist 2019. Peamised muudatused palgajuhendis on järgmised: sätestatakse erinevate tasuliikide mõisted ning defineeritakse mõisted tulemuspalk (tasu, mida makstakse tööplaanis ja/või ametijuhendis sätestatud ja/või muul viisil kokkulepitud tööülesannete kvaliteetse ja tähtaegse täitmise eest) ning preemia (preemiat makstakse ühekordse lisatasuna silmapaistvate töötulemuste eest). Juhendis sätestatakse täpsem regulatsioon tulemustasu maksmise tingimuste kohta ning antakse ka täiendav võimalus maksta põhjendatud juhtudel täiendavat tulemuspalka.

Uuendusena sätestatakse juhendis õigus maksta asutuse juhile toetusi ja hüvitisi ühtsetel alustel ministeeriumi teenistujatega. Nimetatud põhimõte sätestatakse juhendisse kooskõlas korruptsioonivastase seaduse ning Riigikontrolli seisukohaga, mille kohaselt ei tohi ametiisik iseenda suhtes otsuseid teha, sh asutuse juht iseendale rahalisi soodustusi määrata.

Juhendis sätestatakse siiski võimalus erandlikel ning igakordselt põhjendatud juhul maksta toetust või hüvitist asutuse korras sätestatud alusel, kuid tasu maksmine vormistatakse ministeeriumis.

Käesoleva aasta 1. jaanuarist rakendunud puhkusejuhend uuendas siiani ligi 10 aastat kehtinud regulatsiooni. Juhend ühtlustas haldusala asutuste juhtide puhkuseregulatsiooni ministeeriumi teenistujate omaga. Puhkusejuhendi muudatused on valdavalt formaalsed: juhend sätestab, et puhkus vormistatakse RTIPis, määrab vajaliku kooskõlastusringi, ajakava koostamise regulatsiooni, puhkuse korralduse ning erisused erinevate puhkuseliikide (õppepuhkus, vanemapuhkused jne) korral.

Lähetusjuhend, mis jõustus samuti 1. jaanuarist 2019, täpsustati lähetuse definitsiooni ning sätestati nõue, mille kohaselt lähetuskorraldus peab olema koostatud ja kinnitatud enne lähetusse minekut. Uus lähetuseregulatsioon ei nõua enam kuludokumendina laeva või lennuki pardakaarte, vaid võimaldab kulu tekkimist tõendada broneeringu kinnitusega. Tehniline muudatus tehti kuluaruannete kinnitamise osas, mille kohaselt kinnitab kuluaruanded ministeeriumi rahandusosakonna vastav teenistuja ning üksnes juhtumil, kus kulud ületavad algselt märgitud kulusummat või lisandub uus kulurida, kooskõlastab lisaks rahandusosakonna teenistujale kuluaruande ka asutuse juhi vahetu juht.

Muudeti ka sõiduauto kasutamisega tekkinud kütusekulu hüvitamise aluseid, mis senise piirmäära kuni 15 liitrit 100 kilomeetri asemel on nüüdsest kuni 0,30 eurot ühe kilomeetri kohta. Nimetatud 30 senti on hüvitise maksimaalmäär. Hüvitise taotlemisel peab asutuse juht aluseks võtma auto tegeliku kütusekulu ning vajadusel suutma seda ka tõendada.

Ragne Tsäkko

personali- ja dokumendihalduse osakonna jurist

Vaadata tagasi, et minna edasi

HTMi personali- ja dokumendihalduse osakond alustas taaskord aastat tegusalt. Jaanuaris kutsusime kokku haldusala asutuste kontaktisikud, et üheskoos arutada viimasel aastal dokumendihalduses tehtut ja tegemata jäetut ning mõtiskleda uue perioodi väljakutsete ja arendusvajaduste üle. HTMi haldusala on dokumendihalduse osas jagatud kahe süsteemi vahel – Parim INfo Alati Leitav (PINAL) ja Eesti Koolide Infosüsteem (EKIS).

Tarkvara aja- ning asjakohasena hoidmine on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi jätkusuutlikkuse tagamiseks väga oluline. Seetõttu oli eelmisel aastal arendusmeeskonna üks prioriteetidest PINALi baastarkvara SharePoint 2010 uuendamine 2016. aasta versioonile. Ajaga peab kaasas käima! Eelmisel aastal liitus PINALiga ka uus asutus – Keeleinspektsioon, kes end nüüdseks süsteemis väga koduselt tunneb ning tänaseks kasutab PINALit koos HTMiga veel neli asutust. Lisaks realiseeriti eelmisel aastal mitmeid 2016. aastal läbi viidud kasutusmugavusuuringust selgunud kasutajate soove. Sestap on nüüdsest PINALi kasutajatel oluliselt mugavam süsteemis toimetada. Kindlasti peab ära märkima uue otsingusüsteemi, mis võimaldab nüüdsest otsida üle kõikide dokumentide sisu. Täiendusi said mitmed detailid (nt asjaajamise aasta lõpetamine), läbi mille on edaspidi PINALi, kui terviku haldamine oluliselt mugavam ning lihtsam. Jaanuari kohtumisest jäi samuti kõlama, et kasutajatel, aga ka halduritel endil on mitmeid ettepanekuid süsteemi parendamiseks, millega kindlasti võimalikult palju ka arvestatakse. Uue arendusperioodi võib laias laastus jagada kolmeks:

  1. Kasutusmugavusega seonduvad arendused
  2. Dokumendi elukäigu etappide tõhustamine
  3. Möödapääsmatud, süsteemsed arendused (nt uue ID- kaardi tugi jmt)

Kokkuvõttes arendati eelmisel aastal PINALit igal tööpäeval 8,58 tundi ning soov on kurssi sellisena ka edaspidi hoida. Samuti viime 2019. aastal läbi uue kasutusmugavusuuringu.

EKISe jaoks oli eelmine aasta tõepoolest tormiline – muutus palju, avastati palju, juhtus palju ja tehti väga palju. Ka arendustega mindi edasi ning seda igal tööpäeval keskmiselt 4,39 tundi. 2018. aastal toimusid seoses HTMi struktuurimuudatustega ning tööülesannete ümberjagamisega muudatused ka EKISe meeskonnas. Kasutajatoe ning tehnilise arendustegevuse korraldamine anti üle Hariduse Infotehnoloogia Sihtasutusele (HITSA). Arendusvajaduste väljaselgitamist, kasutusmugavuse monitoorimist ning süsteemi vastavuse tagamist seadusandlusele koordineerib HTM. EKISt kasutavate asutuste erinevate vajadustega arvestamiseks ja realiseerimiseks vajas süsteem paremaks toimimiseks põhimõttelisi muudatusi. Sellest tulenevalt võttis uus koosseis 2018. aasta peamiseks eesmärgiks EKISe seniste ebakõlade korrastamise ning kõikide asutuste dokumendiregistrite, sh avalike veebiliideste ühtlustamise. Tänaseks on EKIS suuresti ka vajadustele vastavalt korrastatud (menüüd ühildatud, vastavad kanded migreeritud), kuid töö mõistagi jätkub.

Uus, 2019. aasta arendusperiood on lisaks suurtematele sisulistele arendustele suunatud spetsiifiliselt kasutusmugavuse ning koolitüübist tulenevate arendussoovide täitmisele. Samuti pööratakse senisest enam tähelepanu asutuste sisemist töökorraldust (sh vajalikke dokumenditüüpe) puudutavatele lahendustele. See vajadus sai kinnitust jaanuarikuisel kohtumisel. HTM peab kõikide osapoolte kaasamist arenduste planeerimisse ning valmislahenduste tehnilise kontrolli teostamisse äärmiselt oluliseks ning rõõm on tõdeda, et kõik kohtumisel osalejad olid lahkelt nõus abistama. Eesmärgi täitmiseks organiseeritakse uuest aastast regulaarselt kohtumisi, et midagi ei jääks tähelepanuta. Vahetute kogemuste jagamine ning tagasiside igapäevase süsteemi kasutamise osas on hindamatu osa eduka EKISe loomises.

Personali- ja dokumendihalduse osakond on 2019. aasta väljakutseteks valmis ning astub koos haldusalaga innukalt uuele perioodile vastu.

Mait Kask

HTM haldusala dokumendihalduse koordinaator

Kontrollige aeg-ajalt RTIPi sisestatud koolitusi!

Nii nagu vahepeal koristame kappe või lauasahtleid, tahab ka RTIPi koolitusmoodul  ülevaatamist ja puhastust.

Kui olete veendunud, et kõik on korrektselt sisestatud, tehke kindluse mõttes ikka väike enesekontroll. Avage RTIPi koolitusmoodul ja sealt koolituste register. Valige perioodiks näiteks eelnev aasta. Klikkige aktiivseks lisaks „ainult minu korraldatud koolitustele“ ka „mahupõhised koolitused“.

Pilt 1

Seejärel vaadake tulemusi. Korrektne vaade peaks olema selline:

Pilt 2

Kõik väljad peavad olema täidetud, koolitused avalikustatud ja osalejad SAPi edastatud. Sellisel juhul saate SAP BO keskkonnast korraliku aruande, kus kõik koolituste arved on seotud isikutega.

Kui olete kogemata mitu koolitust loonud ja neid mitte avalikustanud, siis võite valed read kustutada ning jätta alles korrektselt sisestatud koolituse.

Kui märkate, et osalejad on edastamata (märgitud pildil 3), siis tehke seda järgmiselt (pilt 4):

  • märgistage „linnukesega“ kõik osalejad;
  • vajutage „saada osalemised SAPi“.

Pilt 3

Pilt 4

Kui ühele ja samale koolitusele lähevad korraga mitu inimest, siis tuleb luua üks koolitus, millel on üks SAP ID. Pildil 5 on näide, mida teha ei tohiks ehk kaks inimest on teinud eraldi koolitustaotlused ja mõlemale on loodud uus koolitus. Kuidas siis õigesti teha? Kui saate esimese koolitustaotluse, siis loote uue koolituse. Järgmise taotluse puhul otsite süsteemist juba loodud koolituse ja liidate uue osaleja olemasoleva koolitusega.

Pilt 5

Korrektselt sisestatud koolitused annavad teile alati usaldusväärse aruande SAP BO keskkonnas.

Vajadusel küsige minult abi!

Sören Jakobson

personali- ja dokumendihalduse osakonna koolitus- ja arendustegevuse peaekspert

Tibusid loetakse sügisel – edukad arengu- ja hindamisvestlused HTMis

2018. aastal alustasime vestluste ettevalmistustega juba varakevadel.

HTMis on arengu- ja hindamisvestluste administreerimiseks kasutusel PlanPro infosüsteem juba aastast 2013. Siiani esines infosüsteemis mitmeid probleeme, nii tehnilisi kui ka sisulisi. Esmane vajadus seisnes välja selgitamisel, kas loobuda antud süsteemist sootuks või leida võimalusi olemasoleva süsteemiga jätkamiseks. Otsus langes viimase variandi kasuks. Selleks, et ühte süsteemi oleks võimalik tõhusamaks muuta, oli vaja eelnevalt analüüsida, mis on hästi ja mis halvasti. Hindamiseks viisime läbi kaks erinevat analüüsi. Esimene kandis sisulist mõõdet, mille tulemusena saime sisendi ankeetide parandamise ja täiendamise jaoks ning teine, tehnilisem analüüs, andis meile omakorda võimaluse ära kaardistada tehnoloogilised kitsaskohad. Tegevuskava nägi ette esmalt tehniliste probleemide kõrvaldamise, mis omakorda võimaldaks seeläbi tegeleda efektiivselt sisuprobleemidega.

Tehnilisema poole pealt tegelesime esmalt teenistujate struktuuri loomisega, mille alla kuuluvad nii infosüsteemi kasutajaõigused kui ka kasutajarollid tulevaste vestluste läbiviimiseks. Põhilist tähelepanu nõudsid Internet Exploreri veebilehitseja iseärasustest tingitud tarkvaralised parendused ning teiste levinud veebilehitsejate toe lisandumine. Hilisemas etapis lisandus PlanPro keskkonda ka ID-kaardiga autentimise võimekus.

Lisaks vaatasime üle kõik vestluste ankeedid (arengu- ja hindamisvestlused, lahkumisvestlused ja katseajavestlused). Täiendasime ankeetide kujundust ja sisu, mis eelkõige tähendas küsimuste muutmist, lisamist või eemaldamist. Kuna tehnilise poole pealt lisandus järk-järgult uut funktsionaalsust, mis tihtilugu aitas kaasa uute ankeetide valmimisele ja võimaldas muuta olemasolevad ankeedid lihtsamini täidetavaks ning välimuselt kaasaegsemaks. Keskkond sai kasutusvalmiks möödunud aasta maikuus, kuid kuna suvi tuli oodatust varem, siis otsustasime siiski keskkonnaga aktiivselt tegelema asuda alles peale suvist puhkuste perioodi.

Augustis korraldamise juhtidele arenguvestluste koolituse, kus koolitaja keskendus vestluste korraldamise teoreetilistele aspektidele ja headele tavadele ning meie omalt poolt pakkusime HTMile omaseid näiteid ja selgitasime PlanPro tehnilisi nüansse. Erilist tähelepanu pöörasime teavitusvajadusele ning kutsusime üles juhte oma osakondades teavitustööd tegema: mis need arengu- ja hindamisvestlused on, mis on nende eesmärk, kuidas neid efektiivselt läbi viia nii vestleja kui alluva rollis ning pakkusime võimalust kaasata aruteludesse ka personali- ja dokumendihalduse osakonna inimest. Antud võimalust kasutasid edukalt viis osakonda.

Arengu- ja hindamisvestluste perioodi avasime sel korral juba septembris, mis tähendas, et aega oli vestlusi pidada kauem kui varasemalt. Välja saatsime PlanPros kokku 180 ankeeti ning tegevusele tõmbasime joone alla 11. novembril, mil saabus ametlik vestlusperioodi lõpp. Tulemused olid üle ootuste positiivsed ning statistikagi pani PlanPros imestusest silmi hõõruma. Vestlused olid edukalt sooritatud kõigil 180 teenistujal, kellele ankeet algselt välja saadeti ning mis omakorda tähendas seda, et esimest korda saime öelda, et meie eesmärk sai 100%-liselt täidetud.

Kuhu edasi?

  • 2019. aasta vestlused on plaanis teha terve aasta jooksul täidetavaks, mis tähendab seda, et meil on üks ankeet aktiivne terve aasta, et oleks võimalik seada töös vahe-eesmärke, neid jooksvalt hinnata ning alles sügisel kokkuvõtteid tegema asuda.
  • 2019. aasta veebruaris toimub arengu- ja hindamisvestluste koolitus tervele organisatsioonile. See tähendab seda, et lisaks juhtidele koolitame ka kõiki teisi, et vestlustest tulevikus veel rohkem kasu oleks.

Margot Saluse

HTM personali- ja dokumendihalduse osakonna personaliarenduse juhtivekspert

Tööõiguse põhimõisted: töölepingu lõpetamine

Eelmises infokirjas alustasime nende tööõiguse mõistete tutvustamist, mille käsitlemine töölepingute vormistamisel ja töösuhete tõlgendamisel on nii ministeeriumis kui ka haldusalas raskusi valmistanud ja küsimusi tekitanud. Esimese mõistena selgitasime lähemalt, mis on summeeritud tööaeg ning kuidas seda arvestatakse.

Seekordses infokirjas räägime täpsemalt töölepingu lõpetamisest, sellest alustest, protseduurist ning asjaoludest, mida tööandja sel puhul silmas peab pidama.

Tööleping võib lõppeda tähtaja möödumisel, aga ka ühe või teise lepingupoole algatusel või mõlema poole kokkuleppel. Töötaja võib töölepingu üles öelda omal soovil igal ajal, seejuures nii korraliselt kui erakorraliselt. Tööandjale seadus nii vaba käitumist ei võimalda, mis tähendab, et tööandjal on õigus tööleping üles öelda üksnes erakorraliselt. Korraliselt tööandja töölepingut üles öelda ei tohi.

Mida tähendab korraline või erakorraline ülesütlemine?

Erakorraline ülesütlemine tähendab seda, et töölepingut võib üles öelda üksnes seaduses sätestatud mõjuval põhjusel ning järgides seaduses ettenähtud tähtaegu.

Näiteks tööandjale annab seadus erakorralise ülesütlemisalusena õiguse leping üles öelda, kui töötaja ei ole töö tegemisega pikka aega toime tulnud terviseseisundi tõttu või kui töötaja on rikkunud töökohustusi või eiranud tööandja korraldusi, kuigi teda on selle eest varasemalt juba hoiatatud. Nimetatud näited on erakorralise ülesütlemise põhjused, mis tulenevad töötajast, kuid põhjused võivad olla seotud ka tööandja majandusliku olukorraga. Seadus sätestab ammendavalt, et tööandja võib lepingu üles öelda majanduslikel põhjustel, kui tegemist on töömahu vähenemise, töö ümberkorraldamise või muu töö lõppemise juhtumiga. Samuti kui tööandja tegevus lõpeb või tööandja läheb pankrotti.

Töötajale annab seadus ka erakorralise ülesütlemise puhul vabamad käed – nimelt võib töötaja töölepingu erakorraliselt üles öelda mis tahes mõjuval põhjusel, mille puhul ei saa kõiki asjaolusid ning mõlema poole huvi arvestades eeldada, et leping jätkuks. Lisaks sätestab seadus, et töötajal on õigus leping üles öelda ka juhul, kui tööandja on töölepingut oluliselt rikkunud (näiteks viivitanud oluliselt töötasu maksmisega). Samuti on töötajal õigus leping erakorraliselt üles öelda tema isikust tuleneval põhjusel (näiteks võib see olla seotud töötaja tervisliku seisundiga, perekondlike põhjustega vmt).

Nagu eespool nimetatud, võib korraliselt töölepingut üles öelda üksnes töötaja. Töötaja võib seda teha igal ajal ning tööandjale selleks mingit põhjust esitamata. Järgida tuleb üksnes seaduses sätestatud etteteatamistähtaega – ehk siis korraliselt võib lepingu üles öelda, teatades sellest ette 30 kalendripäeva.

Lisaks sätestab seadus erisused töölepingu üles ütlemiseks sel perioodil, kui töötajale on määratud katseaeg. Katseajal võivad töölepingu üles öelda nii töötaja kui tööandja. Tööandja võib katseajal lepingu üles öelda põhjusel, mis tuleneb katseaja eesmärgist, ehk siis tööandja peab põhjendama, miks töötaja ei sobi oma teadmiste, oskuste, isikuomaduste vms poolest kokkulepitud tööd tegema, st mis on need asjaolud, mis näitavad, et töötaja ei saanud katseajal töö tegemisega hakkama. Töötaja ei pea ka katseajal töölepingut üles öeldes mingit põhjust esitama.

Töölepingu ülesütlemisel tuleb järgida seaduses sätestatud protseduurireegleid. Esmane reegel: töölepingu ülesütlemiseks tuleb esitada ülesütlemisavaldus. Ülesütlemisavaldus tuleb esitada vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldas vormis. Kirjalikku taasesitamist võimaldav vorm tähendab, et sellises vormis esitatavat infot peab saama hiljem loetavalt esitada. Kirjalikku taasesitamist võimaldav vorm on seega e-kirja või faksi teel saadetud info, aga ka näiteks mobiilisõnum. Kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis esitatud avaldus ei pea olema omakäeliselt allkirjastatud.

Nimetatud vorminõuet tuleb ülesütlemisavalduse puhul jälgida, sest seaduse kohaselt muudab vorminõude rikkumine ülesütlemisavalduse tühiseks.

Ülesütlemisavaldus ei tohi olla tingimuslik. See tähendab, et avaldust ei tohi sõnastada näiteks: „kui mu palk ei tõuse järgmisest kuust 2000 euroni, siis ma ütlen töölepingu üles“. Soov tööleping üles öelda peab olema avalduses väljendatud selgelt, konkreetselt ja tingimusteta.

Ülesütlemisavalduse puhul on oluline, et seal oleks selgelt välja toodud põhjendus, miks pool soovib töölepingu üles öelda. Põhjendust ei ole vaja kirja panna töötajal, kes soovib lepingu üles öelda korraliselt või katseajal. Kõigil ülejäänud juhtudel, sh töölepingu ülesütlemisel katseaja eesmärgi mittetäitmise tõttu, tuleb ülesütlemist põhjendada, ehk siis tuua välja need asjaolud, mis konkreetsel juhul annavad põhjuse leping üles öelda. Näiteks kui tööandja soovib töölepingu üles öelda TLS § 88 lõike 1 punkti 5 alusel usalduse kaotuse tõttu, tuleb põhjenduses ära näidata need asjaolud, mille töötaja on toime pannud ning mil viisil need põhjustasid selle, et tööandja on töötaja vastu usalduse kaotanud.

Kui ülesütlemisavalduses põhjendust toodud ei ole, ei muuda see ülesütlemisavaldust tühiseks, kuid seaduse kohaselt on juhul, kui põhjendust ülesütlemisavalduses esitatud ei ole, teisel poolel õigus nõuda talle seetõttu tekkinud kahju hüvitamist. Näiteks kui tööandja ülesütlemist ei põhjenda ning töötaja saab alles hiljem teada, et tal oleks võimalus olnud ülesütlemist vaidlustada ja sellest tulenevalt hüvitist saada, on töötajal õigus nõuda selle kahju hüvitamist.

Töölepingu ülesütlemisel tuleb järgida seaduses selleks ettenähtud tähtaegu.

Töötajal on võimalik tööleping korraliselt üles öelda 30-kalendripäevase etteteatamisega, mida on poolte kokkuleppel võimalik ka lühendada. Töötaja poolt erakorraliselt töölepingu ülesütlemisel ei pea sellest ette teatama, st võib lepingu üles öelda nö „päeva pealt“, kui kõiki asjaolusid ja mõlemapoolset huvi arvestades ei või mõistlikult nõuda lepingu jätkamist kokkulepitud tähtaja või etteteatamistähtaja lõppemiseni. Näiteks juhtumil, kui töötaja soovib töölepingu erakorraliselt üles öelda põhjusel, et ta on väga raskelt haigestunud ning tal pole enam võimalik tööl käia, siis ei ole mõistlik temalt nõuda, et ta siiski raskelt haigena käiks tööl veel 30 etteteatamiseks vajalikku kalendripäeva.

Tööandjale sätestab seadus töölepingu lõpetamiseks erinevad tähtajad, mis sõltuvad töötaja töösuhte pikkusest tööandja juures. Sellest tulenevalt peab tööandja töölepingu ülesütlemisest teatama ette 15 kalendripäeva, kui töötaja töösuhe tööandja juures on kestnud alla 1 aasta; 30 kalendripäeva, kui töötaja on töötanud tööandja juures 1–5 aastat; 60 kalendripäeva, kui töötaja töösuhte pikkuseks on 5–10 tööaastat ning 90 kalendripäeva, kui töötaja on töötanud tööandja juures üle 10 aasta.

Seadus sätestab ka erireegli, mille kohaselt sarnaselt töötajaga on ka tööandjal õigus leping üles öelda ilma etteteatamistähtaega järgimata, kui kõiki asjaolusid ja mõlemapoolset huvi arvestades ei või mõistlikult nõuda lepingu jätkamist kokkulepitud tähtaja või etteteatamistähtaja lõppemiseni. Näiteks juhtumil, kui selgub, et töötaja on tööandja vara suhtes toime pannud süstemaatilisi vargusi, mille tulemusena on tööandja tema suhtes usalduse kaotanud, siis ei ole mõistlik eeldada, et tööandja peaks lubama töötajal tööl käia veel etteteatamiseks vajaliku aja.

Seadus ütleb ka, et kui tööandja seaduses sätestatud etteteatamisaega ei järgi (näiteks peaks tööandja seaduse kohaselt töölepingu lõpetamisest ette teatama 30 kalendripäeva, kuid esitab töötajale ülesütlemisavalduse, milles teatab, et tööleping öeldakse üles samal päeval), siis peab tööandja töötajale vähem etteteatatud aja rahaliselt hüvitama. Hüvitise aluseks on töötaja keskmine töötasu.

Lähtuvalt eelnimetatud tähtaegadest tuleb ülesütlemisavaldusse kirja panna ka kuupäev, millal tööleping lõpeb. Näiteks kui töötaja esitab korralise ülesütlemisavalduse 1. märtsil 2019, siis 30-päevast etteteatamistähtaega arvestades lõpeb tööleping 31. märtsil 2019.

Kui ülesütlemisavaldus on esitatud ning see on teise pooleni jõudnud, siis on see kehtiv ning sõltumata sellest, kas teine pool avaldust ning seal toodud asjaolusid, põhjusi ja põhjendusi aktsepteerib või mitte, lõpeb tööleping avalduses märgitud kuupäeval. Seda ka sõltumata sellest, kas lisaks avaldusele vormistatakse eraldi veel lepingu lisa, kus fikseeritakse ära lepingu lõpetamise fakt.

Siinkohal juhimegi tähelepanu sellele, et töölepingu ülesütlemise avaldust tuleb eristada töölepingu lisast, millega töölepingu lõpetamine vormistatakse. Nimelt on ministeeriumi poolt haldusalale välja töötatud töölepingu lisa mall, mille pealkiri on „Töölepingu lõpetamine“ ning kus pannakse kirja lepingu lõpetamisega seonduvad asjaolud (pooled lepivad kokku, et leping lõpetatakse TLS vastava paragrahvi alusel (nt TLS § 85 lõige 1 töötaja poolne korraline ülesütlemine), viimase tööpäeva kuupäev, töötajale väljamakstava töötasu suurus, puhkusekompensatsioon jmt). See on formaalne dokument, mida soovitame kõigil asutustel kasutada selleks, et korrektselt mõlema poole jaoks fikseerida lepingu lõpetamine. Selle dokumendi alusel on ka RTK-l oma süsteemis hõlpsam personali- ja palgaarvestust teostada.

Sellele dokumendile aga peab eelnema töölepingu ülesütlemise avaldus – on see siis esitatud kirjalikult, e-kirja või SMSi teel ning kus on toodud korrektne põhjendus, miks tööleping konkreetsel juhul üles öeldakse.

Ragne Tsäkko

HTM personali- ja dokumendihalduse osakonna jurist

Riigihangetest: kesksed ja ühishanked

Riigihangete seadus võimaldab hankimisel kasutada keskse hankimise või ühishankimise võimalust.

Keskne riigihange on keskse hankija poolt hankijale asjade ostmine või teenuste tellimine või hankelepingu või raamlepingu sõlmimine hankijale asjade ostmiseks või teenuste või ehitustööde tellimiseks.

Ühishange on kahe või enama hankija sõlmitud kokkuleppe alusel korraldatud ühine riigihange, kus üks ühishankes osalevatest hankijatest korraldab volituse alusel riigihanke teise või teiste hankijate eest.

Riigihangete konsolideerimist reguleerib täpsemalt riigihangete seaduse 6. jao 5. jaotis.

Kohustuslikud

Haridus- ja Teadusministeerium on liitunud nii mõnegi keskse ja ühishankega, kuid mitte kõik hanked, millel ministeerium osaleb, ei puuduta haldusala.

Haldusala jaoks on olulised need hanked, millel hangitavaid asju või teenuseid tuleb hankida Vabariigi Valitsuse korraldusest või ministri käskkirjast tulenevalt kohustusliku keskse hankija kaudu või siis need, mida viib läbi või millel osaleb ministeerium oma haldusala nimel.

Tulenevalt valitsuse korraldusest on valitsusasutustel ja nende hallatavatel asutustel kohustus soetada sülearvuteid, lauaarvuteid, kuvareid ja printereid keskselt Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) kaudu, st asutused ei korralda määratud ulatuses hankeid iseseisvalt ega ühiselt. Kohustusliku keskse hankega liitumiseks ei ole vaja asutusel endal midagi teha. RIK viib hanke läbi ja asutused peavad lähtuma RIK sõlmitud lepingutest.

Infot nende hangete kohta leiate RIK kesksete hangete lehelt- https://kesksedhanked.rik.ee/rik/. Lehele sisenemiseks on vajalik eelnev registreering. Info muutub nähtavaks sisenedes ID-kaardi abil.

Minister nimetas 7.02.2018.a käskkirjaga nr 55 Hariduse Infotehnoloogia Sihtasutuse (HITSA) ministeeriumi valitsemisala valitsusasutuste ja hallatavate riigiasutuste eest kohustuslikuks keskseks hankijaks viirustõrje tarkvara ehk komisjoni määruses (EÜ) nr 213/2008 (ELT L 74, 15.3.2008, lk 1−375) sätestatud ühtse riigihangete klassifikaatori koodi (CPV koodi) nr 48761000-0 korral.

Kohustusliku keskse hankimise korras on HITSA läbi viinud riigihanke „Viirustõrje tarkvara litsentside rentimine raamlepinguga“ (viitenumber 198272) ja selle tulemusena sõlminud raamlepingud kolme pakkujaga. Leping on sõlmitud 3 aastaks (kuni 23.08.2021). Rendiperioodid on võimalikud 12, 24 või 36 kuuks.

Haldusalaüleselt on ministeerium hankinud kindlustusmaakleri teenust sõiduautode kindlustamiseks (alla lihthanke piirmäära hange, leping 2 aastat, kuni 26.03.2020). Seega sõidukeid tuleb kindlustada läbi Kindlustusest maakleri. Maakler on läbi viinud kindlustuse hanke („Kindlustusteenuse ostmine“, viitenumber 196385) ja selle tulemusena sõlmitakse vajalikud poliisid. Maakler suhtleb allasutustega ise.

Kokkuvõtvalt: iseseisvalt ei tohi hankida sülearvuteid, lauaarvuteid, kuvareid ja printereid (läbiviija RIK), viirustõrje tarkvara (läbiviija HITSA) ning sõiduautode kindlustust (läbiviija HTM volitusel kindlustusmaakler Kindlustusest).

Vabatahtlikud

Ühishankeid ja keskseid hankeid viib läbi veel Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK, https://kesksedhanked.rik.ee/rtk/).

Ka nende korraldatud hangetel on ministeerium osalenud, kuid seda iseseisvalt. Allasutustel on vaba voli ise otsustada, kas soovitakse mõne hankega ühineda või mitte. Kogu info kavandatavatest hangetest leiate viidatud lehelt.

Praegu on RTK ette valmistamas ühishankeid kantseleitarvete, kütuse ja koopiapaberi ostmiseks. Riigihange sõiduautode liisimiseks on jõudnud pakkumuste hindamise etappi.

Ka RIK viib läbi ühishankeid, ehk neid, kus osalemine on hankijatele vabatahtlik. Nende hangete kohta saab üksikasjalikumat infot ülal viidatud RTK kodulehelt.

Hetkel on RTK-l töös kolm riigihanget: sülearvutite ostmine ja liisimine, printerite ostmine ja liisimine (mõlemad kesksed hanked) ja objektipõhise kettamassiivi lahenduse hankimine (ühishange).

Nii RIK kui RTK hangete kodulehed võimaldavad huvi pakkuvate hangete kohta tellida endale teavitusi ka e-postkasti.

HITSA on ministri käskkirja alusel vabatahtlikuks keskseks hankijaks nendes info-ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonna riigihangetes, kus Vabariigi Valitsus ei ole nimetanud kohustuslikku keskset hankijat (siinkohal peetakse silmas RIK-le pandud kohustusi).

Ministeerium viis 2018. aasta suvel läbi ühishanke „Sideteenuse ostmine“ (viitenumber 197399), millel osalemine oli haldusalale vabatahtlik. Hankega ühinesid 47 asutust ja neile osutab teenust järgmisel neljal aastal Elisa AS. Asutused, kes hankega ei liitunud peavad sideteenust hankima iseseisvalt lähtudes hankelepingu eeldatavast maksumusest.

Miks valida keskne või ühishange?

Keskse hankimise peamine eelis võiks olla soodsamad ostud tulenevalt suurtest kogustest, mis tekivad mitmete asutuste vajaduste koondamisel. Iseseisvalt hankides ja väikeste koguste juures on raske arvestatavaid hinnasoodustusi saavutada. Rahandusministeeriumi andmeil (28.09.2018) on näiteks RIK hangetes pakutavad tooted keskmisest turuhinnast ligi 30% soodsamad.

Ka ühishangetel on kesksele hankimisele sarnane efekt. Rahandusministeerium viitab oma aastatetagusele ühishankele, kus sideteenuste hankimisel saavutati märkimisväärne kokkuhoid (lauatelefonid 60% ja mobiilside 30%).

Ministeerium soovitab julgelt ühiselt hankimise võimalusi kasutada, see aitab kokku hoida oma aega ja lasta hankeid läbi viia kompetentsikeskustel, mis omakorda tagab kvaliteedi ja madala eksimuste riski.

Urmas Jaagusoo

HTM riigivaraosakonna peaekspert

Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 3

HEAD 2018/2019. ÕPPEAASTA ALGUST, ARMSAD KOLLEEGID!

Värskes infokirjas anname seekord ülevaate summeeritud tööajast ning selle arvestamise põhimõtetest – teema, mis uute töölepingute sõlmimisega kooliaasta eel taas päevakorda on kerkinud. Edaspidistes postitustes võtame kindlasti vaatluse alla ka teisi tööõiguse mõisteid, mis töölepingute vormistamisel ja töösuhete tõlgendamisel on nii ministeeriumis kui ka haldusalas küsimusi tekitanud.

Samuti anname lühiülevaate millistele küsimustele töötaja peaks asutuse koolituskorrast vastused saama – uue õppeaasta alguses on mõistlik üle vaadata ja värskendada asutuse tööeluga seonduvad sise-regulatsioonid.

Dokumendihalduse valdkonnast on seekordses infokirjas sissejuhatus dokumentide avalikustamise ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise teemasse. Järgnevates infokirjades keskendume eelnevaga seotud spetsiifilistele küsimustele ning probleemidele HTM haldusalas.

Essee “Tuleviku töötaja – milline ta on?” keskendub tuleviku töötaja profiilile ja toob välja need kompetentsid, mis töötajale kasuks tulevad ja ta tööturul eelistatud positsiooni asetavad. Essee valmis autoril käesoleval kevadel Tartu Ülikooli magistriõpingute lõpetamise raames.

Kaunist augustikuu lõppu soovides

personali- ja dokumendihalduse osakond