Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 3

HEAD 2018/2019. ÕPPEAASTA ALGUST, ARMSAD KOLLEEGID!

Värskes infokirjas anname seekord ülevaate summeeritud tööajast ning selle arvestamise põhimõtetest – teema, mis uute töölepingute sõlmimisega kooliaasta eel taas päevakorda on kerkinud. Edaspidistes postitustes võtame kindlasti vaatluse alla ka teisi tööõiguse mõisteid, mis töölepingute vormistamisel ja töösuhete tõlgendamisel on nii ministeeriumis kui ka haldusalas küsimusi tekitanud.

Samuti anname lühiülevaate millistele küsimustele töötaja peaks asutuse koolituskorrast vastused saama – uue õppeaasta alguses on mõistlik üle vaadata ja värskendada asutuse tööeluga seonduvad sise-regulatsioonid.

Dokumendihalduse valdkonnast on seekordses infokirjas sissejuhatus dokumentide avalikustamise ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise teemasse. Järgnevates infokirjades keskendume eelnevaga seotud spetsiifilistele küsimustele ning probleemidele HTM haldusalas.

Essee “Tuleviku töötaja – milline ta on?” keskendub tuleviku töötaja profiilile ja toob välja need kompetentsid, mis töötajale kasuks tulevad ja ta tööturul eelistatud positsiooni asetavad. Essee valmis autoril käesoleval kevadel Tartu Ülikooli magistriõpingute lõpetamise raames.

Kaunist augustikuu lõppu soovides

personali- ja dokumendihalduse osakond

 

Tööõiguse põhimõisted: summeeritud tööaeg

Töölepingu seaduse (edaspidi TLS) § 5 lõike 1 punkti 7 kohaselt peab töölepingu kirjalikus dokumendis olema kirja pandud tööaeg, s.o aeg, mil töötaja täidab kokkulepitud tööülesandeid. Seaduse kohaselt võib töötaja töötada täistööajaga, s.o 40 tundi 7-päevase ajavahemiku jooksul või osalise tööajaga, kui töötaja tööaeg moodustab vähem töötunde nädalas. Erinorm on kehtestatud haridustöötajate tööaja osas, milleks on Vabariigi Valitsuse määruse kohaselt 35 tundi 7-päevase ajavahemiku jooksul.

Eelduslikult on töötaja tööaeg 8 tundi päevas. Samas on teatud juhtudel võimalik, et töötaja tööaeg jaguneb päevade lõikes ebavõrdselt. Sellist tööaja viisi nimetatakse summeeritud tööajaks.

Summeeritud tööaega saab töötajale rakendada üksnes temaga kokkuleppel, ühepoolselt ei ole tööandjal õigus seda töötajale kehtestada. Töötaja töölepingusse peab olema vastav säte kirja pandud. Üks võimalik sõnastuse variant on järgmine: töötaja töötab täistööajaga summeeritud tööaja arvestuse alusel.

Summeeritud tööaja puhul töötab töötaja reeglina graafiku (tööajakava) alusel ning võib töötada erinevatel nädalapäevadel erineva arvu töötunde. Graafikujärgsed tööpäevad võivad langeda nädalapäevadele ning riigipühadele. Ühel nädalal võib töötaja töötada näiteks esmaspäeval 8 tundi, teisipäeval 6 tundi ning reedel 9 tundi, teisel nädalal näiteks kolmapäeval 4 tundi, laupäeval 10 tundi ning pühapäeval 12 tundi.

Tulenevalt sellest, et töötaja töötundide arv on igapäevaselt erinev, võivad need kuu lõikes kokku moodustada kuu kalendaarsest tööajafondist erineva töötundide arvu. Näiteks 2018. aasta augusti kalendaarne tööajafond on 176 tundi, summaarse tööajaga töötajal aga võib töötundide arv kujuneda nimetatud normtundidest suuremaks või väiksemaks.

Summeeritud tööaja rakendamisel on tööandjal kohustus pidada töötaja tööaja arvestust. Tööaja arvestust peetakse arvestusperioodide kaupa. Arvestusperiood võib TLS § 46 lõike 1 kohaselt olla kuni 4-kuuline. Seaduses eraldi sätestatud juhtudel võib arvestusperiood olla ka pikem. Näiteks kuni 12 kuud kollektiivlepingus kokkulepitult tervishoiu-, hoolekande-, põllumajandus- ja turismitöötajatel ning üks õppeaasta kutseõppeasutuste õpetajatel.

Tööaja fikseerimiseks tuleb tööandjal koostada töötajale tööajakava, s.t dokument, kus on kuupäevade lõikes kellaajaliselt kirja pandud töötaja töötunnid. Tööajakava võib koostada kogu arvestusperioodiks, kuid mõistlikum on see koostada ühe kuu kaupa. TLS näeb ette, et töölepingu kirjalikus dokumendis peavad olema kirja pandud tööajakava teatavaks tegemise tingimused, ehk sisuliselt see, mis kuupäeval (näiteks 5 päeva enne uue kuu algust) ja mil viisil (näiteks e-posti teel või puhketoa stendil vmt) töötaja saab informatsiooni järgmise perioodi tööajakava kohta.

Tööajakava teatavaks tegemise aja kohta seadus tähtaega ei anna. Silmas tuleb siinkohal pidada mõistlikkuse põhimõtet, ehk töötaja peab saama tööajakavaga tutvuda mõistlikul ajal enne uue perioodi algust, et tal oleks võimalik oma töö- ja eraelu planeerida.

Tööajakava koostamisel on tööandjal tulenevalt hea usu põhimõttest ning kohustusest arvestada töötaja huve ja õigusi, mõistlik töötajate soove tööaja planeerimise suhtes arvesse võtta. Kui tööajakava on koostatud ja töötajatele teatavaks tehtud, siis selle muutmine saab toimuda poolte kokkuleppel. Ühepoolselt on tööandjal õigus tööaja korraldust muuta, kui muudatused tulenevad asutuse vajadustest ja on mõlemapoolseid huve arvestades mõistlikud. Samas ei saa pidada õigeks juhtumeid, kus tööandja tööajakava perioodi jooksul pidevalt muudab, sest see võtab võimaluse töötajal oma töö- ja eraelu mõistlikult planeerida.

Tööajakava koostamisel tuleb silmas pidada töölepingu seaduses sätestatud nõudeid töö- ja puhkeaja kohta. Nimelt ütleb seadus, et töötaja tööaeg kokku ei tohi arvestusperioodi jooksul 7-päevase ajavahemiku kohta ületada keskmiselt 48 tundi. Sellest võib poolte kokkuleppel teha erandi, kuid ka sellisel juhul ei tohi töötaja tööaeg ületada keskmiselt 52 tundi 7-päevase ajavahemiku kohta arvestusperioodi jooksul. Nimetatud kokkulepe ei tohi olla töötajale ebamõistlikult kahjustav. Seega jagades arvestusperioodi tegelike töötundide arvu arvestusperioodi nädalate arvuga, siis keskmine tundide arv nädalas ei tohi ületada eelnimetatud piiranguid. Näiteks kui töötaja tegelike töötundide arv arvestusperioodi jooksul on 686 tundi, arvestusperioodil 4 kuud jaanuarist aprillini on 17 nädalat, siis keskmine 7-päevase ajavahemiku töötundide arv tuleb 40,35 ning see on seadusega lubatud normi piires.

Lisaks tuleb tagada töötajale igapäevane ja iganädalane puhkeaeg. Seadus näeb ette, et 24-tunnise ajavahemiku jooksul peab töötajale jääma 11 tundi järjestikust puhkeaega. See tähendab, et kui töötaja lõpetab ühe töövahetuse näiteks ühel õhtul kell 22, siis järgmisel päeval ei tohi tema uus töövahetus alata enne kella 9 hommikul, ehk vahepeale peab jääma 11 tundi puhkeaega.

Seadus nõuab ka, et summeeritud tööaja arvestuse korral peab vähemalt ühel korral 7-päevase ajavahemiku jooksul töötajale jääma vähemalt 36 tundi järjestikust puhkeaega. Ehk kui näiteks töötaja lõpetab töövahetuse reede õhtul kell 22, siis järgmine töövahetus ei tohi alata enne pühapäeva hommikul kella 10, st vahepeale peab jääma 36 tundi puhkeaega.

Juhime tähelepanu, et ministeeriumi haldusala asutustel võimaldab normtööajaga töötavate töötajate tööajakava koostada SAP BO, mis jagab töötaja töökoormuse igale tööpäevale võrdselt, kuid summeeritud tööajaga töötaja tööajakava koostada SAP BO ei võimalda. Summeeritud tööajaga töötava töötaja tööajakava peab koostama asutus ise. Summeeritud tööajakava üks võimalik näidis on toodud siin.

Kuidas kujuneb kalendaarne tööajafond juhul, kui arvestusperioodil töötaja ootamatult töölt puudub näiteks haiguse tõttu või soovib ta võtta puhkust? Sellisel juhul lähtutakse järgmistest põhimõtetest:

  1. Kui tööajakava on juba tehtud ja töötaja puudub ajakavas talle määratud tööpäevadel õppepuhkuse või ka näiteks haiguse tõttu, siis võetakse töötaja normtundidest maha töötaja haiguslehe või puhkuse aja sisse jäävate graafikujärgsete tööpäevade töötunnid. Näiteks kui töötaja puudub kahel graafikujärgsel tööpäeval, mil ta oleks mõlemal päeval pidanud töötama 12 tundi, siis normtundidest tuleb maha arvestada 2 tööpäeva x 12 tundi = 24 töötundi.
  2. Kui tööajakava veel tehtud ei ole või töötaja näiteks ei ole seda veel kätte saanud, siis tuleb tema vastava kuu normtundidest lahutada haiguslehe või puhkuse aja sisse jäävad tavalised kalendrijärgsed töötunnid: 2 tööpäeva x 8 tundi = 16 töötundi.
  3. Kui tööajakava on tehtud ja töötaja võtab õppepuhkust oma vabadel päevadel, siis tema normtunnid jäävad samaks ja lisaks saab töötaja õppepuhkuse tasu. Samas ei ole selline situatsioon päris kooskõlas õppepuhkuse eesmärgiga, milleks on anda töötajale tööst vaba aega õppimiseks.

Kokkuvõtvalt: täistööajaga ja summeeritud arvestuse alusel töötava töötaja tööaega arvestusperioodil tuleb vähendada töölt eemal viibitud kalendaarsete tööpäevade arvu või töötundide võrra vastavalt töövõimetuslehel või puhkusel viibimise ajale. Töövõimetuslehe või puhkuse aja sisse jäävate töötundide järele tegemist tööandja töötajalt nõuda ei tohi.

Töötaja tööaja arvestuse osas tehakse kokkuvõte arvestusperioodi lõpul. See tähendab, et arvestatakse välja iga arvestusperioodi kuuluva kuu kalendaarne tööajafond, s.t nn normtööaeg. Näiteks 2018. aasta jaanuari kalendaarne tööajafond on 176 tundi, veebruaris 157 tundi, märtsis 168 tundi ja aprillis samuti 168 tundi, kokku arvestusperioodi tööajafond kokku seega 669 töötundi. Seejärel loetakse kokku iga arvestusperioodi kuu tegelikult töötatud tunnid. Näiteks töötas töötaja jaanuaris 182 tundi, veebruaris 165 tundi, märtsis 174 tundi ning aprillis 165 tundi. Kokku töötas töötaja arvestusperioodi jooksul kokku 686 tundi.

Seejärel arvestatakse välja tööajafondi ning tegelikult töötatud tundide vahe: tegelikult töötatud 686 tunnist lahutatakse perioodi tööajafondi 669 tundi, mille tulemus on 17 tundi. Konkreetse näite puhul on töötajal seega 17 ületundi.

TLS sätestab tööandjale kohustuse ületunnitöö hüvitada vaba ajaga ületunnitöö ajaga võrdses ulatuses või kokkuleppel kompenseerida ületunnitöö rahas. See tähendab, et uuel arvestusperioodil tuleb töötajale tema uue tööajakava koostamisel võimaldada 17 tundi vaba aega. Kui töötaja vaba aega ei soovi ning soovib ületunnitöö tasustamist rahas, siis tuleb töötajale maksta nimetatud 17 tunni eest 1,5-kordset töötasu.

Siinkohal on tekkida küsimusi, mis ajal ja kui kiiresti tuleb ületundide eest vaba aeg töötajale võimaldada. Selles osas seadus tähtaega ei anna, küll tuleb lähtuda taaskord hea usu ja mõistlikkuse põhimõttest ning võimaldada töötajale vaba aeg mõistliku aja jooksul. Mõistlik aeg on siinkohal tõlgendamise küsimus. Eelduslikult näiteks pool aastat või rohkem peale ületundide tegemist võimaldatud vaba aeg ei ole mõistlik. Lähtuda tuleks siiski sellest, et vaba aeg tuleks töötajale anda esimesel võimalusel uue arvestusperioodi algul.

Võib ka juhtuda, et arvestusperioodi tööaja arvestuse tulemusena tekivad töötajal alatunnid. Seda juhtumil, kus arvestusperioodi jooksul tegelikult töötatud tunde on vähem, kui arvestusperioodi kalendaarse tööajafondi tunde. Näiteks on kalendaarse tööajafondi tunde arvestusperioodil 669 tundi, kuid tegelikult töötatud töötunde on töötajal näiteks 650. Alatundide puhul tuleb eristada, kas alatunnid on tekkinud tööandja süül või töötaja süül. Kui alatunnid on tekkinud seetõttu, et tööandja ei anna tööd või ei ole teinud töö tegemiseks vajalikku toimingut (näiteks on korraldanud töö selliselt, et töötajal ei ole võimalik kokkulepitud mahus tööd teha ja töötaja pole oma käitumisega kuidagi põhjustanud seda, et ta tööd teha ei saa), siis tuleb tööandjal maksta töötajale antud tundide eest keskmist töötasu.

Kui alatunnid tekivad töötajast tuleneval põhjusel (näiteks on töötaja osa perioodist töövõimetuslehel vmt), siis tööandjal töötajale kohustust alatundide eest maksta ei ole.

Juhtumil, kus tööaja arvestusperiood on väga pikk (näiteks kutseõppeasutustes 1 aasta), võib tekkida situatsioon, mil arvestusperioodi esimestel kuudel on töömahust tulenevalt töötajal väga vähe töötunde, sest suurem töökoormus langeb arvestusperioodi lõppu. Kui aga näiteks arvestusperioodi keskel töötajaga tööleping mingil põhjusel lõpetatakse, siis töölepingu lõpetamine lõpetab ka arvestusperioodi ning kokkuvõte tehakse konkreetse töötatud ajavahemiku kohta. Kui sellisel juhul on töötajal tekkinud alatunnid, on tööandjal kohustus need keskmise töötasu alusel hüvitada.

Kui seejärel tuleb tööle uus töötaja, siis tema koormus võib kohe algul väga suureks kujuneda ning tekivad töötajal ületunnid, mis tuleb tööandjal 1,5-kordselt hüvitada. See kõik tähendab suurenenud koormust asutuse palgafondile.

Ragne Tsäkko, jurist

Kas ja milleks on vaja kirja panna töötajate koolitus- ja arendustegevuse põhimõtted?

Iga asutuse koolitus- ja arendustegevuse korraldamise põhimõtted peaksid olema kirjas kas eraldi dokumendis (nt koolituskord), töökorralduse reeglites või mõnes muus asutuse personalitööd reguleerivas dokumendis.

Milleks seda vaja on? Kirjeldatud põhimõtted aitavad kaasa töötajate võrdsele kohtlemisele ja toetuda ühtsetele reeglitele. Organisatsiooni seisukohalt aitab koolituskord tagada koolitus- ja arendustegevuse hea kvaliteedi ja läbipaistva toimimise.

Mida üks sisukas koolituskord peaks sisaldama? Lühidalt öeldes võiks kirja panna koolituse planeerimise, korraldamise, tulemuslikkuse hindamise, aruandluse, koolituskulude hüvitamise ja asutusesisese vastutuse jaotuse põhimõtted.

Täpsemalt võiks töötaja koolituskorrast vastused saada järgmistele küsimustele:

  1. Kes ja kuidas kogub ja hindab asutuses töötajate koolitusvajadust?
  2. Mida koolitusvajadusega peale hakatakse?
  3. Kas asutuses on kinnitatud iga-aastane koolitusplaan või –prioriteedid?
  4. Kes ja kuidas korraldab tellimuskoolitusi?
  5. Kuidas käituda, kui olen leidnud sobiva avatud koolituse? Millised on sel puhul olulised protseduurireeglid?
  6. Kas kõik minu koolitustega seotud kulud hüvitatakse?
  7. Kas minult võidakse nõuda koolitusel käimisel omaosalust?
  8. Kas keelekoolituse puhul hüvitatakse selle maksumus ja mil määral?
  9. Mitu korda aastas võin ma koolitustel käia?
  10. Kes ja kuidas hindab minu koolituse tulemuslikkust?
  11. Kes ja kuidas peab koolituse aruandlust?
  12. Kas minuga võidakse sõlmida koolituskokkulepe või –leping, kui koolitus on kallis või pikaajaline? Millistel tingimustel?
  13. Milline roll ja kohustused on minul kui töötajal enda arendamisel?
  14. Milline roll ja kohustused on töötaja vahetul juhil?

Juhul, kui asutuses on töötajate koolitus- ja arendustegevuse põhimõtted juba kokku lepitud, oleks hea need mõne aja möödudes taas üle vaadata ja vajadusel uuendada.

Sören Jakobson, koolitus- ja arendustegevuse peaekspert

Dokumentide avalikustamine ja AK märge

Juba 2009. aasta algusest on kõikidel avaliku sektori asutustel kohustus kuvada dokumendiregistris registreeritud dokumendid oma veebilehel. Seega kõik elektroonilises dokumendihaldussüsteemis registreeritud dokumendid, mis ei ole märgitud asutusesiseseks kasutamiseks (AK), avalikustatakse pärast allkirjastamist/registreerimist asutuse avalikus dokumendiregistris (ADR).

Juurdepääsupiirangu seadmist reguleerib nii avaliku teabe seadus (AvTS) § 35 kui ka erinevad valdkondlikud õigusaktid. Avaliku teabe seaduse juurde on kinnitatud üldjuhend, mis selgitab head haldustava avaliku teabe seaduse täitmisel.

Milline teave on salajane või avalik, saab täpsemalt lugeda ka Andmekaitse Inspektsiooni kodulehelt.

Vaata ka korduma kippuvaid küsimusi Andmekaitse Inspektsiooni kodulehelt.

Dokumendihalduses kasutame igapäevaselt juurdepääsupiiranguid. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on kehtestanud juurdepääsupiirangute klassifikaatorid, mille viimane versioon on leitav Riigi Infosüsteemide Ameti kodulehelt. Antud klassifikaatorid on tervikloend dokumentidele juurdepääsupiirangute kehtestamise õiguslikest alustest.

AK märge dokumendil (kui teabekandja võimaldab) märgitakse suurtähtedega «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS». Märkele lisatakse teabevaldaja nimi, juurdepääsupiirangu algus- ja lõppkuupäev ning alus.

Ministeeriumi näide märkest väljaminevast kirjast:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.01.2018

Kehtib kuni: 31.12.2022

Alus: 5 aastat - AvTS § 35 lg 1 p 3

Teabevaldaja: Haridus- ja Teadusministeerium

Lisaks dokumendile märgitakse juurdepääsupiirangu info ka dokumendihaldussüsteemi.

Avaliku teabe seadusest tulenevalt kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastaks, alates isiku sünnist. Teistel juhtudel kehtestatakse dokumendile piirang kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Juurdepääsupiirangut võib pikendada kuni viie aasta võrra, kui piirangu põhjus püsib. Erandiks on näitkes struktuuritoetusi reguleerivad õigusaktid, mis sätestavad juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäevalaselt.

Piirangute kohaldamise, tühistamise ja pikendamise otsustab asutuse juht või tema poolt volitatud isik.

HEA TEADA!

  • Dokumendi koostaja vastutab dokumendile juurdepääsupiirangu (kas dokument on avalik või juurdepääsupiiranguga) märkimise ja piirangu aluse kohaldamise eest!
  • Kui koostad dokumenti, mille saajaks/üheks osapooleks on kodanik, siis kirjuta elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kuvatavale väljale kodaniku ees- ja perekonnanime initsiaalid (nt „Kodanik M. A.“). Oluline, sest AvTS § 12 p (31) kohaselt ei tohi kodaniku nime ADRi avalikus vaates kuvada.
  • Kui asutusele (ka otse teenistuja e-postile) edastatud dokumendil puudub juurdepääsupiirangu märge, kuid dokument on sisust tulenevalt siiski juurdepääsupiiranguga, tuleb sellele registreerimisel lisada piirang ning teavitada sellest dokumendi saatjat.

 

Aire Õismäe, dokumendihalduse peaspetsialist

Essee: tuleviku töötaja – milline ta on?

Maailm meie ümber on tänu globaliseerumisele ja tehnoloogia hüppelisele arengule viimase aastakümne jooksul muutunud suure kiirusega. Hägustumas on nii riikide, organisatsioonide kui ka töökohtade piirid. See tähendab, et järjest enam on inimesi, kes töötavad mitmes riigis, mitmes organisatsioonis ja mitmel ametikohal ning seda kõike ühel ajal. Just aja ja koha sõltumatus on see, miks me järjest enam räägime muutunud tööturust ja tuleviku tööst. Juba praegu on oluline mõelda – kas ja kuidas me kümne aasta pärast töötame, mida me selleks juba täna teha saame – ning mida ja kuidas õppida. Teadmuspõhise töö osatähtsuse suurenemine on tekitanud olukorras, kus mingid kindlad kompetentsid on olulisemad kui teised ning aitavad tulevikus tööturul paremini konkureerida. Samas on teadmuspõhist tööd tegevad ja kõrgelt haritud inimesed ka organisatsioonide suurim väärtus, mis tähendab, et järjest enam hakkab tööturul rolli mängima see, kellel on millised kompetentsid ja kuidas neid kompetentse enda huvides ära saab kasutada, et maksimaalselt end realiseerida. Antud essee keskendubki tuleviku töötaja profiilile ja toob välja need kompetentsid, mis teadmuspõhist tööd silmas pidades tuleviku töötajale kasuks tulevad ja ta tööturul eelistatud positsiooni asetavad.

Me elame väga huvitaval ajal, sest tööturul on mitu põlvkonda inimesi, kellel kõigil on erinevad ootused. Viis erinevat generatsiooni: traditsionistid (sündinud 1920–1944), kes suures osas on tööturult juba eemal, beebibuumi põlvkonna esindajad (sündinud 1945–1964), põlvkond X (sündinud 1965–1979), põlvkond Y (sündinud 1980–1994) ja põlvkond Z (sündinud 1995–2009), kes on tööturule alles tulemas (Gratton, 2012). Tööturu muutumisest ja tuleviku tööst rääkimisel keskendutakse kahele viimasele (Y ja Z põlvkonnale), sest nende ootusi ja vajadusi puudutab tulevik kõige enam. Y ja Z põlvkonna puhul on hakatud rääkima paindlikkusest, sest tehnoloogia kiire areng, demograafilised muutused, globaliseerumine ja uued ühiskondlikud väärtused, on tekitanud olukorra, kus traditsioonilised töövormid enam ei toimi.

Noori (eelkõige Z põlvkonda) motiveerib see, kui on võimalik tööd teha ajast ja kohast sõltumata. Nende jaoks ei ole oluline minna kell kaheksa tööle ja lahkuda kell viis, pigem väärtustatavad nad seda, kui saavad töö tegemise aega ja kohta ise määrata ning vastavalt sellele tegutseda. Vajadus paindlikkuse järgi nõuab inimeselt väga head kohanemisvõimet erinevate olukordadega. Tuleviku töötaja kompetentse puudutavates uurimustes on kohanemisvõime välja toodud ka kui üks võtmepädevustest, mis on tõlgendatud kui oskust kiiresti reageerida ootamatule situatsioonile (Future Work…, 2011). Muutuv maailm ja uuenev lähenemine tööle, annab pidevalt võimalusi teha midagi teistmoodi, mis omakorda nõuab töötajatelt pidevat valmisolekut olukordadele uuenduslikult reageerida. Soov ja tahe mõelda kastist välja annab hea eelduse tulevikuametites õnnestumisele, sest paindlikkust ja kohanemisvõimet võib lugeda ühtedeks kõige olulisemateks tulevikukompetentsideks.

Paindlikud töövormid kehtestavad töötajatele teatud kõrgendatud nõudmised just IKT-vahenditega ümber käimisel. Need oskused võib jagada kaheks. Üks oskus on spetsiifiline, näiteks ühe ametialase infosüsteemi administreerimine. See on õpitav ja omandatav ning ilmselt mingil määral ka iga ameti puhul kohustuslik. Teine, ja palju olulisem oskus, on üldine digipädevus. See tähendab inimese valmisolekut, võimet, tahet omandada uusi teadmisi IKT valdkonnas. Selleks näiteks on erinevate sotsiaalmeedia kanalite kasutamine, veebilehtede haldamine, disainitarkvara kasutamine jms. Need on oskused, mis annavad võimaluse tööturul silma paista. Kui varem võis selliseid oskusi seostada pigem IT, turunduse ja reklaami valdkonnaga, siis järjest enam tungivad need oskused ka kõikidesse muudesse valdkondadesse. Traditsioonilise õpetajaameti digipädevusele pööratakse järjest suuremat tähelepanu. Kõik õpetajad peavad olema valmis tulemusi kandma e-kooli ning ka koolide tugitegevused on suures osas muutunud digitaalseks. Näiteks peab riigigümnaasiumi õpetaja puhkusele minnes vormistama oma puhkuse Riigitöötaja Iseteenindusportaalis või direktor haldama oma eelarvet veebipõhises aruandluskeskkonnas. Digipädevuseta ei saa tööturul edukalt konkureerida enamus valdkondades ja selleks, et omada eelist tuleb end selles kontekstis pidevalt täiendada.

Lisaks kohanemisvõimele ja digipädevusele on tänapäeva kiiresti muutuvas ning multikultuurses maailmas võtmetähtsusega ka erinevad koostööoskused. Need on olulised nii organisatsiooni sees, mis tihti kajastuvad suhtlemisoskuses, meeskonnatööoskuses või meeskonna juhtimises, aga ka organisatsioonist väljas näiteks kaasamise, läbirääkimisoskuse või projektijuhtimise kontekstis. Järjest enam hinnatakse töötajate puhul seda, kui hästi on nad võimelised meeskonda sobituma. Läbi löövad need, kes oskavad arvestada koostööpartneritega, tunnetades nende huvisid ja tegutsedes lähtuvalt nendest. Üha rohkem räägitakse koostööst ja seda väga erinevas tähenduses. See võib väljenduda meeskonnatöös, projektijuhtimises, ajurünnakus, läbirääkimistes jms. Vidyarthi ja teised (2016) nendivad samuti, et tänapäeval eeldab töö varasemast suuremal määral töötamist meeskondades, mis omakorda toob välja isiku enda tugevused ja nõrkused ning valmisoleku meeskonna töösse maksimaalselt panustada. Rahvusvaheline tööturg on lisanud koostööoskuste kõrvale oskuse koostööd teha ka erinevate kultuuridega. See on väga ootuspärane just rahvusvaheliste ettevõtete juures, kus kolleeg või koostööpartner on pärit teisest kultuuriruumist ja temaga edukaks lävimiseks on oluline tunnetada seda võimalikku erinevust.

Lisaks valmisolekule reageerida kiiresti, omades seejuures erinevaid digioskusi, on oluliseks edasiviivaks jõuks ka omanäolisus ja see, kuidas teistest eristuda. Lamb ja Sutherland (2010) toovad välja, lisaks muude oluliste oskuste kõrval, loovuse, mis muudab ühe organisatsiooni omanäoliseks ning teistest eristuvaks. On igas mõttes arusaadav, miks peaks üks tuleviku töötaja olema loov, sest vaid seejuures on võimalik silma paista ja eristuda. Loovus võimaldab leida küsimustele huvitavaid vastuseid, võimaldab lahendada ülesandeid nii nagu keegi teine ei ole veel lahendanud ning seeläbi efektiivistada tööd. Näiteks on kogu idufirmanduse maailm ülesse ehitatud uudsusele, millelegi, mida veel keegi teine teinud ei ole ning see on väga tugevalt seotud just töötajate loovusega. Samas ei ole võimalik igas valdkonnas maksimaalselt loov olla, see on alati hinnanguline. Oluline on see, et on valmisolek näha asju uue nurga alt ja olla valmis kreatiivselt mõtlema, mis annab tulemuseks võimaluse teistest eristuda ja silma paista ning seeläbi ka konkurentsivõimelisem olla.

Loovus ja uute ideede genereerimine peaks aga siiski olema orgaaniline ja sobituma ülejäänuga. Oluline on teada, mis on juba olemas, mis inimestele meeldib, mida nad vajavad, kuhu ühiskond liigub ja millised on trendid erinevates valdkondades. Põhiliseks majanduses edasiviivaks jõuks on nõudlus ja töötajat viib kõige paremini edasi see, kui ta suudab ise kujundada tellija nõudlust. Olulise omadusena tuleviku töötajate puhul on „suure pildi nägemise oskus“. Seda võib tõlgendada mitmeti, kuid ennekõike on see oskus seostada omavahel asju, oskus küsida „miks?“ ja oskus näha, mis on puu taga. Mõnel puhul räägitakse sellest oskusest kui transdistsiplinaarsusest, mis on oskus aru saada erinevate distsipliinide mõistetest ning omavahelistest seostest (Töö ja oskused…, 2016). Just seoste loomine on see, mis aitab analüüsida erinevaid olukordi ning annab võimaluse näha suurt pilti ning seeläbi teha ka õigeid otsuseid. Selles kontekstis, kus laialdased teadmised erinevates valdkondades aitavad analüüsida olukorda ning näha suurt pilti, kerkib esile ärianalüütikute vajaduse tõusev trend. Järjest rohkem vajavad organisatsioonid inimesi, kes suudavad keerulised asjad lihtsamaks teha ning seeläbi protsesse lihtsustada ja mõtestada. Tihti ei pruugi selleks olla ametinimetuselt just ärianalüütik, kuid vajadus inimeste järgi, kes oleksid vahendajaks näiteks arendaja ja personalitöötaja vahel, on suur. Autoril on isiklik kogemus ministeeriumi uue siseveebi projektijuhiks olemises, mis eeldas endas nii IT alaseid teadmisi kui ka sisuteadmisi erinevatest ministeeriumi valdkondadest. Just oskus näha selle ülesande puhul suurt pilti, andis võimaluse konkreetne projekt edukalt lõpuni viia. Kuigi vajadusest IT-spetsialistide järele räägitakse palju, on ja jääb suur vajadus ka inimeste järele, kes suudavad äriteadmisi ja tehnoloogiat omavahel kokku viia ja seostada (Kiersz ja Gillett, 2017).

Selleks, et suuta anda nõu, teha koostööd, ja olla oskuslik läbirääkija, on oluline iseennast hästi kontrollida ja analüüsida. See on oluline oskus, et mõista oma vastaspoolt ning vastavalt sellele ka tegutseda ja suhelda. Järjest enam pööratakse tööturul tähelepanu mitte pelgalt inimeste vaimsetele võimetele vaid ka isikuomadusele ning sellele, mis ja kuidas mõjutab tema käitumist teatud situatsioonides. Google avaldas 2016. aastal, et mitmete aastate jooksul läbiviidud analüüsi tulemusena jõudsid nad järelduseni, et ideaalse meeskonna loob keskmine emotsionaalne intelligentsus (EQ) ja meeskonna liikmete vaheline aktiivne kommunikatsioon (Arnott, 2016). Paraku on EQ hetkel veel Eestis vähetähtsustatud omadus, mis on tegelikult kompetentside hindamisel järjest olulisemaks muutumas. USA psühholoog Daniel Goleman (1995) on väitnud, et EQ (emotional quotient) on olulisem kui IQ (intelligence quotient), sest just EQ määrab ära selle, mil määral suudab inimene oma vaimseid võimed realiseerida. Eeltooduga on raske mitte nõustuda, sest tihti on just madal EQ põhjuseks, miks inimesed oma tööga hakkama ei saa ja läbi põlevad. Seda on kahjuks väga raske hinnata, see põhineb väga paljus inimese eneseanalüüsil ja sotsiaalsetel oskustel.

Sotsiaalsetest oskustest on oluline rääkida tuleviku töötaja kontekstis, sest tööturg liigub järjest enam suunas, kus on tähtis osata kasutada sotsiaalmeediat ning luua infot selliselt, et see oleks veenev ja kõnetaks erinevaid sihtrühmi. Järjest enam pakub kõneainet ka uue meedia kirjaoskus – oskus kriitiliselt hinnata informatsiooni, mis jõuab inimeseni infoküllastunud ühiskonnas ning vastavalt sellele luua ise huvitavat ja tõest informatsiooni (Leu jt, 2004). Uue meedia kirjaoskus on tugevasti seotud just kommunikatsiooniga ja sellega, kas, kuidas ja kus ning millist informatsiooni me jagame. Tulenevalt muutunud töövormidest ja paindlikust töökorraldusest, on aina rohkem vaja tulevikus pöörata tähelepanu sellele, kuidas jõuaks info oluliste sihtrühmadeni ning kommunikatsiooni edukaks toimimiseks on oluline kompetents just uue meedia kirjaoskus. Tulevikutöötajate kompetentse hinnates on ka erinevate Eesti ettevõtete juhid toonud välja, et ühe olulise oskusena uue meedia kirjaoskuse ja ootuse töötajatele järjest enam oma ideid virtuaalsel moel presenteerida (Mida õppida…, 2017).

Uue meedia kirjaoskusega on kaudselt seotud ka oskus informatsiooni sobivalt disainida. Inimene sööb silmadega ja kuna kõigil on alati kiire, siis hakkab järjest enam rolli mängima ka informatsiooni esitamise atraktiivsus ehk kui huvitavalt me suudame oma info edasi anda. Mõnel puhul võib see väljenduda näiteks mindmap-i visualiseerimisega, kuid keerulisematel juhtudel protsessijooniste või kommunikatsiooniplaanide ülestähendamise ja kirjeldamisega. 2020. aasta tuleviku oskuste analüüsis on sarnasel välja toodud design mindset, mis annab töötajatele tulevikus suure eelise, kui nad oskavad ja suudavad oma ideid ning mõtteid oskuslikult visualiseerida ja seeläbi ka oma otsuseid paremini kommunikeerida (Töö ja oskused…, 2016). Oskus oma ideid uudsel ja sobilikul viisil esitleda mõjutab positiivselt ka töötaja võimet oma eesmärke paremini seada ja eesmärke oskuslikult planeerida. Disainmõtlemine kui selline on ülekantav erinevatesse valdkondadesse ja on oskusena abiks kõikides tegevuses.

Lisaks loomingulisele lähenemisele erinevates valdkondades on järjest süvenev tulevikutrend ka suurandmete tõlgendamise oskus, see kuidas me suudame suurtest andmehulkadest välja lugeda olulisema. Olenemata valdkonnast või ametist puutuvad suuremal või vähemal määral enamus inimesi kokku mingisuguste andmetega. Kiiresti muutuv ja arenev infotehnoloogia annab meile järjest suuremaid võimalusi nende andmete kogumiseks ja analüüsimiseks. Kuid andmed omandavad tõelise väärtuse siis, kui andmete analüüsi tulemusena tekib teadmus, mille põhjal on võimalik teha erinevaid otsuseid (Wang jt, 2001). Seega on järjest suurenevate andmemahtude juures oluline, et me oskaksime nendest ka aru saada, neid tõlgendada ja nendele tuginedes otsuseid langetada. Selleks, et suurtes andmehulkades edukalt orienteeruda on vaja häid analüüsioskusi, mis annavad head eeldused viimasel ajal populaarsusust koguva programmeeriva mõtlemise (computational thinking) oskustele (Future Work…, 2011). Analüütilise või programmeeriva mõtlemise kompetentsi olulisusest annab hea ülevaate tööpakkumistes olevate kompetentside loetelu. Väga tihti leiab sealt „väga hea analüütiline mõtlemine“, „oskus orienteeruda suurtes andmehulkades“, „head analüütilised omadused“, „valmisolek töötada suurametega“, seega on eelnimetatud pädevused tuleviku töötaja puhul olulise tähtsusega.

Ei saa öelda, et tulevikus on edukas see, kellel on mingi kindla valdkonna haridus või kellel on just sellised kogemused ja iseloomuomadused. Järjest rohkem mängivad rolli inimese kohanemisvõime ja koostööoskused ning valmidus oma mõtlemine ja tegutsemine disainida just selliseks, et see sobituks konteksti. Ühiskond on muutunud, tehnoloogia areneb kiiremini kui kunagi varem ja tööturg püüab sellega kaasas käia. Konkurents organisatsioonide vahel on muutunud indiviidikeskseks, ehk iga töötaja koos oma teadmiste ja oskustega on organisatsiooni jaoks hindamatu väärtusega. Töötajatele paneb see omakorda kohustuse end arendada ja täiendada, et olla tööturul konkurentsivõimeline. Ametid on erinevad, kuid teatud kompetentsid on olulisemad kui teised, sest võimaldavad olenemata valdkonnast ja tööspetsiifikast ikkagi silmapaistvalt tööd teha. Tuleviku töötaja on paindlik ja kohanemisvõimeline, mis annab talle võimaluse tegutseda igasugustest piiridest väljas. Ta on heade digipädevustega, mis annab talle võimaluse teha mitmesugust koostööd erinevate IKT-vahendite ja kanalite kaudu. Koostöö on tema üheks märksõnaks, olgu tegemist meeskonnas või meeskondade võrgustike vahel ja rahvusvahelisel tasandil. Tuleviku töötaja on loov ja heade sotsiaalsete oskustega, ta oskab näha suurt pilti ja leida seoseid erinevate asjade vahel. Lisaks sellele on ta kõrge emotsionaalse intelligentsusega, mis annab talle võimaluse analüüsida ennast ja seeläbi saavutada ka endale püstitatud eesmärke. Uue meedia kirjaoskus on tuleviku töötajale omane, ta oskab disainida oma mõtteid ja visualiseerida oma ideid. Lisaks kõigile eelpool toodud pehmetele väärtustele on tulevik nende päralt, kes ei karda andmetest eristada ja välja tuua kõige olulisemat ning selle põhjal ka tulevikuks otsuseid teha.

Margot Saluse, personaliarenduse juhtivekspert

———————————————————————————————————

Essee on valminud käesoleval kevadel Tartu Ülikooli info- ja teadmusjuhtimise magistriõpingute lõpetamise raames

Kasutatud allikad

  • Lamb, M., Sutherland, M. (2010). The components of career capital for knowledge workers in the global economy. The International Journal of Human Resource Management, 21(3), 295-312.
  • Vidyarthi, P. R., Singh, S., Erdogan, B., Chaudhry, A., Posthuma, R., & Anand, S. (2016). Individual deals within teams: Investigating the role of relative i-deals for employee performance. Journal of Applied Psychology, 101(11), 1536-1552.
  • Wang, K., Hjelmervik, O. R., Bremdal, B. (2001). Introduction to Knowledge Management: Principles and Practice. Trondheim: Tapir Academic Press.

Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 2

Head kolleegid!

Teie ees on HTM haldusala personalitöö ja dokumendihalduse värske infokiri, mida otsustasime nüüd hakata andma välja blogi-vormis. See võimaldab kõikidel  huvilistel lisada omapoolseid ettepanekuid ja kommentaare ning vajadusel tõstatada ka uusi teemasid, mis lähemat käsitlemist nõuavad.

Käesolevast aastast liitus HTM  personaliosakonnaga ministeeriumi dokumendihalduse meeskond. Seega sisaldavad lisaks personaliteemadele meie edaspidised infokirjad ka dokumendihalduse ja sekretäritööga seotud materjale.

Värskes infokirjas, mis kannab numbrit 2, anname ülevaate haldusala olulisematest personalinäitajatest, tutvustame ministeeriumi valiku ja värbamise uut korda, selgitame hea haldusakti koostamise nippe, korrastame koos paberarhiive ning räägime elektroonilisest dokumendihaldusest. Samuti saab infot, kuidas kontrollida koolitusasutuse vastavust täiskasvanute koolituse seaduses sätestatud nõuetele.

Uued infokillud püüame kokku panna juba lähiajal.

Seniks kaunist saabuvat suve soovides

HTM personali- ja dokumendihalduse osakond

Ülevaade haldusala olulisematest personalinäitajatest

Töötajate arv ja koosseis

01.01.2018 seisuga töötas riigi ametiasutustes ja hallatavates riigiasutustes 28 852 inimest (taandatud täistööajale), sh HTM valitsemisalas olevad riigi üldhariduskoolid, kutseõppeasutused ja rakenduskõrgkoolid (edaspidi riigisektor). Kõige rohkem töötajaid oli Siseministeeriumi valitsemisalas (27%), järgnesid Haridus- ja Teadusministeeriumi (16%), Kaitseministeeriumi (14%) ja Justiitsministeeriumi (10%) valitsemisalad. Ülejäänud valitsemisalades oli vastav näitaja alla 10%. Viimase kahe aastaga on riigisektori töötajate arv vähenenud 1467 võrra ehk -5% (tabel 1). 

Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalas vähenes teenistujate arv viimase kahel aastal samas proportsioonis riigisektoriga, s.o 5% (-126) ning käesoleva aasta 1. jaanuaril oli haldusalas kokku 4550 töötajat (tabel 2).

Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalasse kuuluvad valitsusasutused Keeleinspektsioon ja Rahvusarhiiv, riigiasutus Eesti Noorsootöö Keskus, riigigümnaasiumid (14), hariduslike erivajadustega õpilaste koolid (18), kutseõppeasutused (26), rakenduskõrgkoolid (3) ning teadus- ja arendusasutused Eesti Keele Instituut ja Eesti Kirjandusmuuseum.

HTM valitsemisalas suurenes eelkõige üldhariduskoolide töötajate arv, sest lisandusid Paide Riigigümnaasiumi, Viimsi Gümnaasiumi ja Rapla Gümnaasiumi töötajad. Enim vähenes kutseõppeasutuste ja HTM töötajate arv. Näiteks ministeeriumi koosseisust liikus Riigi Tugiteenuste Keskusesse haldusala raamatupidajad ning personali- ja palgaarvestajad.

Töötajate sooline ja vanuseline jaotus

Võrreldes muu riigisektoriga on Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisala töötajad mõnevõrra vanemad. Kui 01.01.2018 moodustas riigisektoris alla 50-aastaste töötajate osakaal 70%, siis HTM valitsemisalas oli vastav näitaja 51%. (joonis 1)

Joonis 1 . Riigisektori ja HTM valitsemisala töötajate vanuseline jaotus (2018)

Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalas on kõrgeim keskmine vanus kutseõppeasutuste töötajatel, kus üle 56% töötajatest on vanemad kui 50 aastat. Alla 30-aastaste töötajate osakaal on haldusalas keskmiselt 9% (joonis 2)

Joonis 2. HTM valitsemisala töötajate vanuseline jaotus (2018)

Kogu riigisektori töötajatest oli 2018. aasta alguses 55% naisi ja 45% mehi. Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas oli vastav suhe 70%/30% naistöötajate kasuks.

Riigisektoris oli suurima arvuga vanusegrupp 41–50, kus töötas kokku 27% kõikidest riigisektori töötajatest. HTM valitsemisalas oli kõige arvukam vanusegrupp 51–60, kus töötas 28% kogu personalist. Samuti oli HTM valitsemisalas suur osakaal üle 60 aastastel töötajatel (21%). (joonis 3 ja 4)

Joonis 3.                                                           Joonis 4.                                          Töötajate sooline ja vanuseline jaotus riigisektoris (joonis 3) ja HTM haldusalas (joonis 4), osakaal kõikidest töötajatest (2018)

Töötajate haridustase HTM valitsemisalas

Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas on 72% töötajatest kõrgharidusega, mis on 10% kõrgem riigisektori keskmisest näitajast. Magistrikraadi või sellele vastava kvalifikatsiooniga töötajad moodustavad HTM haldusalas 43% ning doktorikraadiga vastavalt 2%.

Joonis 5. Töötajate jaotus haridustasemete alusel HTM vastutusalas (2018)

Töötajate staaž asutuses

Kogu riigisektoris on 31% töötajaid, kes on pidevalt ühes asutuses töötanud rohkem kui 15 aastat. Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas on üle 15-aastase pideva staažiga töötajaid ligi 1150, mis moodustab kogu haldusala personalist 25%. Samas suurusjärgus (24%) HTM haldusala teenistujatest on olnud tööl alla 2 aasta. Keskmisest pikema staažiga on Rahvusarhiivi, Keeleinspektsiooni, Eesti Kirjandusmuuseumi ning Eesti Keele Instituudi töötajad. (joonis 6).

Joonis 6. Töötajate jaotus staaži alusel HTM valitsemisalas (2018)

Personalivoolavus

Personalivoolavus kirjeldab töölt lahkunute osakaalu töötajate koguarvust. Kui personali vabatahtlik voolavus (s.o lahkumine eelkõige töötaja algatusel) aitab hinnata tööandja atraktiivsust ja töötajate rahulolu tööandjaga, siis koguvoolavus väljendab eelkõige lahkuva personali vahetumisega kaasnevat töömahtu tööandjale.

2017. aastal oli riigisektoris tervikuna personali koguvoolavus 14,6% ja personali vabatahtlik voolavus 7,3%. Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisala iseloomustab võrreldes teiste ministeeriumide valitsemisaladega suurem koguvoolavuse (18,7%) ning väiksem vabatahtliku voolavuse (4,8%) näitaja. Mõnevõrra erineb HTM vabatahtliku voolavuse määr (14%) ülejäänud HTM valitsemisalast ning on suurem ka riigisektori vastavast näitajast. (joonis 7)

Joonis 7. HTM valitsemisala personalivoolavus perioodil 01.01.2017–31.12.2017

Mare Pihel, personali- ja dokumendihalduse osakonna juhataja

Värbamisest ja valikust HTM-s

Haridus- ja Teadusministeerium sai käesoleva aasta aprillis endale uue värbamise ja valiku korra, millega kehtestati teenistujate värbamise ning valiku põhimõtted ministeeriumis. Varasemalt oli kord üks HTM personalipoliitika lisadest, kuid eraldi õigusaktina kinnitati see esmakordselt. Lisaks värbamise ja valiku protseduurikirjeldusele leiab uuest korrast ka esildise vormi teenistuja värbamiseks ning valimistulemuste protokolli näidise. Uues korras on eraldi välja toodud ka teenistujatele esitatavad  kvalifikatsiooninõuded, mida hakatakse kohaldama uutele teenistujatele.

Värbamist ja valikut korraldab ministeeriumis personali- ja dokumendihalduse osakond, kes kaasab valikuprotsessi valitava teenistuja tulevase vahetu juhi ning vajadusel ka teisi teenistujaid või eksperte. Enne värbamist on oluline välja selgitada täiendava tööjõu vajadus ning selleks analüüsitakse olemasolevat tööjõudu, tööülesannete jaotust ja muud ning otsustatakse, kas värbamine on vajalik või mitte. Värbamine algab vahetu juhi koostatud esildisest, kus ta kirjeldab ära kõik värbamise ja valiku protsessi puudutavad asjaolud, kooskõlastab selle rahandusosakonnaga finantside olemasolu hindamiseks. Lõpliku kooskõlastuse uue teenistuja värbamise esildisele annab kantsler.

Äsjavalminud kord kirjeldab ära konkursikuulutuse protsessi ning ka kuulutusele kehtestatud nõuded. Lisaks on uues korras kirjas värbamise viisid, kus lisaks avalikule konkursile ja sisekonkursile on eraldi välja toodud ka sihtotsing. Ametnike värbamise puhul kasutakse sihtotsingut vaid juhul kui avalik või sisekonkurss on luhtunud. Töötajate värbamise puhul siis, kui on alust arvata, et konkursiga ei ole võimalik või mõistlik antud ametikohta täita. Haridus- ja Teadusministeeriumi kõik avalikud konkursid kuulutatakse välja Töötukassa veebilehel, ministeeriumi sise- ja välisveebis, tööotsinguportaalis CV Online ja Facebookis. Värbamiskanalid on suures osas erinevate konkursside lõikes sarnased, kuid lähtuvalt teenistuskoha tegevusvaldkonnast võivad need vähesel määral ka erineda. Näiteks võib kasutada erinevaid erialaliste kuulutuse jagamiseks jne.

Eraldi on korras välja toodud konfidentsiaalsusnõue, mis tähendab seda, et konkursi raames saadud informatsiooni kolmandatele isikutele ei väljastata. Samuti sätestab see punkt kohustuse kandidaate võrdselt kohelda.

Personalivaliku käigus määratakse kindlaks kandidaatide sobivus teenistuskohale ja selleks kasutatakse erinevaid hindamismeetodeid. Kandideerimisdokumentide analüüs ja intervjuud on need kaks hindamismeetodit, mida kasutatakse iga konkursi puhul. Teised meetodid (n testid, grupitööd, näidiskaasuste lahendamine jms) on valikulised ja nende vajadus selgitatakse välja valikuprotsessi käigus. Taustauuringu teeb värbaja ja alati kandidaadi eelneval nõusolekul ja /või kandidaadi poolt esitatud soovitaja(te)ga vesteldes. See tähendab seda, et ühiste tuttavate kaudu kandidaadi kohta lisainformatsiooni küsida ei tohiks.

Uues korras on ära kirjeldatud ka vestluste läbiviimise protseduur. Vestlusi juhib värbaja, kes teeb sissejuhatuse, küsib üldisi küsimusi ning ka lõpetab vestluse. Lisaks viibib vestluse juures ka valitava teenistuja vahetu juht ning vajadusel ka mõni muu isik. Hea oleks, kui vestlusel ei oleks väga palju inimesi, sest vastasel juhul on kandidaat nõrgemas positsioonis. Valiku langetamisel avaldavad oma arvamuse kandidaatide võimaliku teenistuskohale sobivuse kohta kõik valikuprotsessis osalenud isikud. Väljavalitud teenistuja peab vastama sama korraga kehtestatud teenistujate kvalifikatsiooninõuetele.

Ministeeriumi kord näeb ette hea tava, et väljavalitud kandidaati teavitab otsusest vahetu juht ning teeb kandidaadile pakkumise tööle asuda. See pakkumine tehakse tavaliselt telefoni teel ning lisaks lepitakse kokku ka uus kohtumine juhi ja tööle tuleva inimese vahel, et täpsustada tööle tuleku detaile (näiteks tööle tuleku kuupäev, palk jne). Ametikohale mittevalitud kandidaate teavitab värbaja e-kirja teel peale lõpliku valiku tegemist. Korda on pandud kirja ka kandidaadi õigus küsida enda kohta värbajalt selgitusi ja põhjendusi teda puudutavates otsustes. See tähendab seda, et ka peale konkursi lõppu peavad värbaja ja teised valikuprotsessis osalenud isikud olema valmis vajadusel kandidaadi soovil jagama täiendavaid selgitusi.

Ministeeriumi värbamise ja valiku korra järgi loetakse konkurss luhtunuks, kui ei laekunud ühtegi avaldust, ükski kandidaat ei vastanud teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele või väljavalitud kandidaat loobub tööle tulemisest. Peale luhtunud konkurssi on võimalik välja kuulutada uus konkurss (avalik või sisekonkurss) või minna edasi sihtotsinguga. Otsus konkursi luhtumise kohta tuleb teha 120 päeva jooksul pärast konkursi osalemiseks määratud tähtaja möödumist. Asutuse juhil või tema volitatud isikul on võimalus peale konkursi luhtumist 120 kalendripäeva jooksul nimetada ametikohale või võtta tööle isik ilma konkurssi korraldamata. Valikuprotsess lõppeb protokolli vormistamisega (sh ka luhtumise puhul). Protokolli allkirjastavad värbaja ja valitava teenistuja vahetu juht ning protokoll registreeritakse dokumendihaldussüsteemis.

Margot Saluse, personaliarenduse juhtivekspert

Majandustegevusteate kontrollimine

Eelmises infokirjas kirjutasime, et avalikest vahenditest on õigus rahastada või hüvitada ainult sellist koolitust, mis on tellitud koolitajalt või koolitusasutuselt, kes tegutseb täiskasvanute koolituse seaduse alusel.

Kontrollimiseks pole vaja olla EHIS-e registreeritud kasutaja, vaid piisab sisenemisest avalikku vaatesse. Siinkohal õpetus, kuidas seda teha.

Ava EHIS www.ehis.ee

 

 

 

 

Sisene avalikku vaatesse. Seejärel vali õppekavad, load ja majandustegevusteated. Järgmiseks majandustegevusteated.

Sisesta õppeasutuse nimi (eelvalik on olemas) või õppeasutuse registrikood.

Lisainfot annab Sören e-posti aadressil soren.jakobson@hm.ee või telefonil 7354 072

Kuidas koostada haldusakti

Mis on haldusakt?

Haldusmenetluse seaduse § 51 lõige 1 annab haldusakti definitsiooni. Haldusakt on haldusorgani poolt haldusülesannete täitmisel avalik-õiguslikus suhtes üksikjuhtumi reguleerimiseks antud, isiku õiguste või kohustuste tekitamisele, muutmisele või lõpetamisele suunatud korraldus, otsus, ettekirjutus, käskkiri või muu õigusakt.

Eelnevast sättest tulenevad konkreetsed nõuded, millistele haldusakt vastama peab.

Esmalt peab haldusakti välja andma selleks pädev haldusorgan. Haldusorgan on asutus, kogu või isik, kes on seadusega, selle alusel antud määrusega või halduslepinguga volitatud avaliku halduse ülesandeid täitma. Haldusorgan võib seega olla nii avalik-õiguslik juriidiline isik tervikuna (nt Tartu linn), riigi- või omavalitsusasutus (nt Haridus- ja Teadusministeerium, Rahvusarhiiv), kollegiaalorgan (nt Tallinna Linnavalitsus), kui ka üksik ametnik (nt minister). Samuti võib haldusorganiks olla avalikku võimu teostama volitatud eraõiguslik isik (nt äriühing, kellega on sõlmitud leping mingi avaliku teenuse osutamiseks). Milline eelnimetatutest on konkreetsel juhul haldusorgan, kes viib läbi haldusmenetlust, sõltub sellest, kellele on õigusaktidega pandud vastav ülesanne. Seega sõltub konkreetsel juhul haldusorganiks olek sellest, kellele on vastav ülesanne delegeeritud. Nt ütleb kutseõppeasutuse seaduse § 18 lõige 2, et nõunike kogu on vähemalt seitsmeliikmeline ja selle moodustab kooli pidaja viieks aastaks. Nii on nõukogu moodustamise ülesanne antud kooli pidajale (ministeeriumile või kohalikule omavalitsusele) ja seega ei saa nõukogu moodustada näiteks kooli direktor.

Juhtumil, kus haldusakti on välja andnud haldusorgan, kel puudub selle andmiseks vastav pädevus, on haldusmenetluse seaduse kohaselt haldusakt automaatselt tühine.

Teiseks on haldusaktiga tegemist, kui see on välja antud avalik-õiguslikus suhtes. Avalik-õigusliku suhtega on tegemist, kui vähemalt üks suhte osapoolteist on avaliku võimu kandja. Avalik-õiguslike ja eraõiguslike suhete ühe piiritlemisteooria – subjektiteooria – kohaselt on avalik-õiguslik selline suhe, kus avaliku võimu kandja osaleb erisubjektina, kelleks ei saa normaalolukorras olla eraisik. Ehk siis avalik-õiguslikud on suhted, mis ei saa olemuslikult aset leida eraisikute vahelises suhtluses.

Haldusaktiga reguleeritakse õigussuhet. Ehk siis haldusakt kui õigusakt saab olla vaid tahteavaldus, millega tekitatakse, muudetakse või lõpetatakse isiku õigusi või kohustusi. Sellest tulenevalt saavad haldusaktid olla kohustavad (ettekirjutus), lubavad (ehitusluba), teatud õigust andvad (otsus õppetoetuse maksmiseks), isiku staatust muutvad (teenistusse võtmine), reguleerivad (dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamine) jne. Loetelu pole siinkohal ammendav.

Haldusakt on üksikjuhtumeid reguleeriv õigusakt. Üldakte ehk õigustloovaid akte nimetatakse haldusmenetluse seaduse kohaselt määrusteks.

Halduse üksikaktid on seega:

  • konkreetsele isikule või mitmele konkreetsele isikule suunatud keelavad, kohustavad või lubavad haldusaktid (näiteks ministri käskkiri teenistusliku järelevalve läbiviimise kohta);
  • konkreetse asja õiguslikku staatust või kasutust reguleerivad aktid (nt detailplaneeringu kehtestamine);
  • konkreetse üksikjuhtumi puhul vastu võetud, kuid määratlemata hulka isikuid puudutav keeld, korraldus või luba.

Haldusakt on suunatud haldusvälisele adressaadile, st eelkõige kodanikule. Haldusaktid on näiteks isikute teenistusse võtmise käskkirjad. Ka õpilane on kooli jaoks halduseväline isik, seega õpilastega seonduvad käskkirjad on olemuslikult haldusaktid.

Haldusaktist tuleb eristada halduse siseakti, millest ei saa kolmandatele, haldusvälistele isikutele olla mingit mõju ega tuleneda neile õiguslikke tagajärgi. Seega ei ole haldusaktideks asutusesisesed üldise iseloomuga eeskirjad, juhendid, üksikkorraldused ega asutusesisesed kooskõlastused.

Halduse siseaktidele haldusmenetluse seadus ning seal sätestatud nõuded ei laiene, kuid samas võib nende puhul kasutada sama vormi, mis tavapäraste õigusaktide puhul, so määrus, korraldus, otsus, käskkiri jmt.

Haldusakti õiguspärasus

HMS § 54 kohaselt on haldusakt õiguspärane, kui ta on antud pädeva haldusorgani poolt andmise hetkel kehtiva õiguse alusel ja sellega kooskõlas, proportsionaalne, kaalutlusvigadeta ning vastab vorminõuetele.

Sellest tulenevalt peab haldusakt olema materiaalselt ehk sisuliselt ning formaalselt õiguspärane.

Materiaalse ehk sisulise õiguspärasuse esmane nõue on jälgida, et haldusakti andmine on kooskõlas seaduste ja määruste ning haldusorgani jaoks kohustuslike teiste haldusakti ning –lepingutega.

Teiseks peab õiguspärane haldusakt olema välja antud kehtiva õiguse alusel. See tähendab, et vajalik on seadusandja volitus – õiguslik alus haldusakti andmiseks.

Selgitamaks, kas õiguslik alus on olemas, tuleb kontrollida järgmisi asjaolusid:

  • Mis on haldusakti reguleerimisese, ehk millist küsimust haldusaktiga otsustatakse?
  • Kas on olemas norm, mis võimaldab taoliste juhtumite kohta haldusakti välja anda?
  • Kas juhtumi asjaolud vastavad normi õiguslikele eeldustele? Siinkohal võib olla vajalik nii normi tõlgendamine kui ka juhtumi asjaolude põhjalikum uurimine.
  • Kas volitusnorm, mis on õiguslikuks aluseks, on kehtiv ning põhiseadusega kooskõlas?

Kui eelnimetatud nõuded on täidetud, on haldusakti andmiseks õiguslik alus olemas.

Proportsionaalsuse osas sätestab haldusmenetluse seadus, et haldusakt peab olema kohane, vajalik ning proportsionaalne seatud eesmärgi suhtes. Proportsionaalsuse põhimõtte kohaselt ei tohi haldusakt piirata isikute õigusi ega tekitata neile kohustusi niisama, ilma põhjuseta, vaid ainult juhtudel, mil see on hädavajalik. See tähendab, et haldusorgan peab otsuse eelnevalt hoolikalt läbi mõtlema, et liigset ebameeldivust kodanikule vältida.

Haldusakti proportsionaalsust kontrollitakse järgmiste sammudega:

  1. Meetme kohasus – eksisteerima peab eesmärk, mida püütakse saavutada. Väljaantav haldusakt peab olema vajalik eesmärgi täitmiseks. Eesmärgi ja haldusaktiga teostatava meetme vahel peab olema põhjuslik seoses.
  2. Meetme vajalikkus – haldusakti väljaandmine peab olema vajalik. Valida tuleb kõige leebemad vahendid eesmärgi saavutamiseks.
  3. Meetme mõõdukus – kui eelnevalt on leitud, et meede on kohane ja vajalik, tuleb meede siiski jätta kohaldamata juhul, mil isikule põhjustatav koormav tagajärg on suurem, kui positiivsed tulemused, mida meetmega saavutatakse.

Haldusakt peab olema välja antud kaalutlusvigadeta. Kaalutlusõigus ehk diskretsioon on haldusorganile seadusega antud volitus kaaluda otsustuse tegemist või valida erinevate otsustuste vahel. Diskretsioonivead, mida haldusaktide andmisel sageli tehakse on järgmised:

  • haldusorgan ei kasuta üldse kaalutlusõigust;
  • haldusorgan ületab kaalutlusnormiga antud volituste piire;
  • haldusorgan lähtub sobimatutest või ebaõigetest kaalutlustest;
  • haldusorgan jätab mõne olulise asjaolu tähelepanuta.

Näiteid diskretsiooninormide kasutamisest:

Täiskasvanute koolituse seaduse § 6 lõike 1 kohaselt võib Haridus- ja Teadusministeerium täienduskoolitusasutuse pidajale kehtestatud majandustegevuse nõuete olulise rikkumise korral haldusaktiga peatada või keelata täienduskoolituse läbiviimise täienduskoolitusasutuse pidajana.

Põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse § 26 lõige 1 sätestab, et klassi täitumuse ülemine piirnorm põhikoolis on 24 õpilast. Sama sätte lõige 2 kohaselt võib kooli pidaja kehtestada käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud piirnormidest väiksema klassi täitumuse ülemise piirnormi.

Haldusakt peab vastama vorminõuetele. Haldusmenetluse seaduse kohaselt peab haldusakt olema antud kirjalikus vormis, kui seaduse või määrusega ei ole sätestatud teisi. Haldusakti võib anda muus vormis edasilükkamatu korralduse tegemiseks, mille all on mõeldud neid juhtumeid, mil haldusakt tuleb anda viivituseta, et vältida näiteks ohtu inimese elule, tervisele, varale jmt.

Kirjalikus vormis haldusakti võib anda elektrooniliselt. Elektroonilise haldusakti suhtes kohaldatakse kirjalikule haldusaktile esitatavaid nõudeid, arvestades dokumendi elektroonilisest vormist tingitud erisusi.

Haldusakti kohustuslikud osad on järgmised:

  • resolutiivosa ehk haldusaktiga kindlaksmääratavad õigused ja kohustused;
  • motivatsioon ehk põhjendus;
  • vaidlustamisviide.

Resolutiivosa

HMS § 55 lõige 1 sätestab nõude, et haldusakt peab olema selge ja üheselt mõistetav. See tähendab, et isik, kellele haldusakt on adresseeritud, peab seda lugedes selgelt mõistma, mida on haldusaktiga tema suhtes otsustatud, millised õigused ja kohustused tema jaoks kaasnevad. Haldusakti resolutiivosa on haldusaktiga kindlaksmääratavaid õigusi ja kohustusi sisaldav osa. Haldusakti resolutiivosast peab seega selguma, kellel on õigus millele, millistel tingimustel ning kes peab tegema mida ja millise tähtaja jooksul. Klassikalise haldusakti puhul on resolutiivosa sisuks käsk, keeld või luba.

Kehtiva haldusakti resolutiivosa on kohustuslik igaühele, sealhulgas haldus- ja riigiorganitele.

 

Haldusmenetluse seaduse kohaselt peavad kirjalik haldusakt ja soodustava haldusakti andmisest keeldumine olema kirjalikult põhjendatud. Seega peavad sisuliselt kõik haldusaktid sisaldama kirjalikku põhjendust. Sõltuvalt sellest, milline on haldusakti iseloom, võib ja peabki motivatsiooni ehk põhjenduse põhjalikkus erinema.

Põhjendus on reeglina kaheosaline:

  • haldusakti andmise õiguslik alus;
  • haldusakti andmise faktiline alus.

Õiguslik alus – see on viide konkreetsele õigusakti normile, mille alusel vastav otsustus on tehtud. Õiguslik alus peab olema haldusaktis välja toodud täpselt, selgelt ning asjakohaselt. Õigusakt tuleb välja tuua selliselt, et oleks selge, millise aktiga on tegemist – õigusakti nimetus (nt kutsehariduse seadus) ning määruste puhul ka õigusakti andja, andmise aeg, number jmt (nt haridus- ja teadusministri 20. detsembri 2013 määrus nr 40 „Kutseõppe riikliku koolitustellimuse koostamise kord Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas“).

Viide normile tuleb välja tuua paragrahvi lõike ja punkti täpsusega. Näiteks koolieelse lasteasutuse koolitusloa kehtetuks tunnistamisel ei ole õige viide vaid koolieelse lasteasutuse seaduse § 13 lõikele 1, vaid tuleb valida ka sobiv punkt neljast võimalikust variandist.

Faktiline alus – see on kirjeldus asjaoludest, mis on tinginud haldusakti andmise. Faktilised asjaolud ei tohi olla oletuslikud ega üldsõnalised ning haldusakti andja peab vajadusel suutma neid asjaolusid tõendada.

Seadus annab ka ühe erisuse faktilise aluse esitamisest haldusaktis. Nimelt ütleb HMS, et haldusakti andmise faktilist alust ei pea põhjenduses näitama, kui haldusakti adressaadi taotlus rahuldati ja kolmanda isiku õigusi ega vabadusi ei piirata. Seda näiteks juhtumil, kus ametnik on esitanud sooviavalduse teenistusest vabastamiseks ning see rahuldatakse.

 

Põhjenduses esineb reeglina ka nö kolmas osa, see on arutluskäik, miks kirjeldatud faktilised asjaolud toovad kaasa õiguslikus aluses toodud õigusnormi kohaldamise. Ehk sisuliselt seotakse omavahel faktiline ja õiguslik alus. Seejuures ei tohi faktiline ja õiguslik alus olla üksteist välistavad.

Faktiline ja õiguslik alus ei saa ega peagi haldusakti motivatsioonis olema selgepiiriliselt eristatud. Põhjenduse koostamisel seotakse faktiline ja õiguslik alus omavahel ning sageli on need üksteisest läbi põimunud. Oluline on vaid, et mõlemad eelnimetatud elemendid oleksid põhjendusest leitavad.

Põhjenduse pikkus ning põhjalikkus sõltub konkreetsest üksikjuhtumist ning selle keerukusest. Haldusakti väljaandmisel tuleb arvestada ka menetluse efektiivsuse nõuet. Nii on praktikas leitud, et rutiinsete haldusaktide puhul, mida ilmselgelt keegi ei vaidlusta, võib loobuda faktilise aluse väljatoomisest ning piirduda vaid viitega haldusakti andmise õiguslikule alusele. Ka Riigikohus on juba aastal 2003 oma lahendis 3-3-1-54-03 märkinud, et menetluse efektiivsuse põhimõte seab piirid haldusakti motivatsiooni põhjalikkusele. Ülemäärane on motivatsioon, mis on ebaproportsionaalselt mahukas, võrreldes haldusaktis lahendatava küsimuse tähtsuse ja keerukusega. Samas ei saa efektiivsuse põhimõte õigustada täielikku loobumist motiveerimisest.

Seega on põhjenduse koostamisel oluline saavutada optimaalsus.

Mõningad märksõnad, millest põhjenduse koostamisel lähtuda:

  • põhjendus peab olema lihtne ja arusaadav – inimene, kellele haldusakt on suunatud, peab haldusakti sisust aru saama, seega tuleks vältida kantseliiti, arvukalt erialatermineid ning seaduse teksti ümberkirjutusi. Haldusakti põhjal peab inimene selgelt ja lihtsalt mõistma, milline otsus ning miks on tema suhtes tehtud.
  • põhjendus peab olema eesmärgipärane – põhjendust lugedes peab olema arusaadav, miks vastava sisuga haldusakti andmiseni jõuti ning kuidas kujunes vastav otsustus.
  • kaalutlusõiguse alusel antava haldusakti puhul tuleb põhjenduses märkida konkreetsed kaalutlused, millest haldusorgan on lähtunud.

 

Haldusmenetluse seadus nõuab ka, et haldusaktis peab olema ära toodud viide haldusakti vaidlustamise võimaluste, koha, tähtaja ja korra kohta. Nimetatud nõue tuleneb haldusmenetluses kehtivast selgitamiskohustusest. Isikul, kelle õigusi haldusakt puudutab, peab olema info selle kohta, kuidas, kus ja millise aja jooksul ta oma õigusi kaitsta saab. Kui vaidlustamisviidet haldusaktis ei ole, siis see ei muuda haldusakti kehtetuks ega muuda ka vaidlustamise tähtaega. Küll ütleb seadus, et vaidlustamisviite puudumist võib pidada vaidlustamise tähtaja mõjuvaks põhjuseks, kui isik põhjendab, et laskis tähtaja mööda just sel põhjusel, et haldusaktis oli vaidlustamisviide esitamata.

Enamlevinud vaidlustamisviite kirjapilt on järgmine:

„Käesolevat käskkirja on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul käskkirja teatavakstegemisest, esitades kaebuse Tartu Halduskohtusse halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras.“

Lisaks eelnimetatutele peab haldusakt sisaldama veel:

  • haldusakti andnud haldusorgani nimetus,
  • haldusorgani juhi või tema volitatud isiku nimi ja allkiri,
  • haldusakti väljaandmise aeg;
  • muud õigusaktiga ettenähtud andmed. Muude andmetena on mõeldud siinkohal näiteks ettekirjutuste puhul asendustäitmist ja sunniraha puudutavad andmed.

Näidis haldusaktist ja selle osadest

Ragne Tsäkko, jurist

_____________________________________________________________

Artikli koostamisel on kasutatud Anno Aedmaa, Evelin Lopmani, Nele Parresti, Ivo Pilvingu ja Einar Vene koostatud „Haldusmenetluse käsiraamatut“.