Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri nr 8

Head kolleegid!

Uus personalitöö ja dokumendihalduse infokiri on pärast väikest pausi taas teie ees. Sellest infokirjast saate lugeda kolmel teemal:

  • dokumendihaldusest

Mait Kask ja Liina Lääne kirjutavad, miks otsustati sulgeda Eesti koolide haldamise infosüsteem (EKIS) ja arutlevad oma artiklis võimalike lahenduste üle ning räägivad uue elektroonilise dokumendihaldussüsteemi PINAL juurutamisest riigikoolides.

  • tööõigusest

Ragne Tsäkko kirjutab 2021. aasta muudatustest tööõiguses, töötervishoiu ja tööohutuse valdkonnas ning haigushüvitiste maksmise korras.

  • värbamisest ja valikust

Margot Saluse tutvustab virtuaalse värbamise võimalusi.

Toredat lugemist!


Personalimuudatustest ministeeriumis:

2020. aasta augustis moodustati Haridus- ja Teadusministeeriumis personali- ja dokumendihalduse osakonna ning haldusosakonna baasil üldosakond, mida juhib alates märtsist 2021. a Mait Kask.

Üldosakonda kuuluvad:

  • infohalduse büroo, mida juhib Aire Õismäe;

  • haldusbüroo, mida juhib Jaako Lindmäe;

  • õigusteeninduse büroo, mida juhib Ragne Tsäkko;

  • personalibüroo, mille tööd juhib personalijuht.

2020. aasta oktoobrist juhib ministeeriumi ja haldusala personalitööd personalijuht Kristi Mikiver, kes allub otse kantslerile.

Kõik vajalikud kontaktid leiate ministeeriumi kodulehelt www.hm.ee → ministeerium → kõik kontaktid.


Haldusala infokirja väljaandmise eest vastutab personalibüroo peaekspert Sören Jakobson.

 

Infohalduse taassünd haridusmaastikul

Haridus- ja teadusminister allkirjastas 7. aprillil 2021 käskkirja nr 100 “Eesti koolide haldamise infosüsteemi (EKIS) sulgemine“. Sellega seoses on kõiki asjaosalisi teavitatud, et alates 01.01.2024 EKISt edasi ei arendata ning seisuga 31.07.2024 võetakse süsteem lõplikult kasutuselt maha. Avame siinkohal otsuse tagamaid, arutleme võimalike lahenduste üle ning räägime uue elektroonilise dokumendihaldussüsteemi PINAL juurutamisest riigikoolides.

Miks nii otsustati?

EKIS loodi 2005. aastal eesmärgiga anda õppeasutuste juhtidele ja personalile vahend ressursside optimaalseks haldamiseks ning kvaliteetsete juhtimisotsuste tegemiseks. Plaanide kohaselt pidi EKIS pakkuma grupitöövahendeid ning täitma sh kommunikatsioonikanali rolli, kuid tänaseks leiab süsteemis peamiselt kasutust vaid dokumendihalduse funktsionaalsus.

EKISt kasutab ca 450 haridusasutust (koolid, erakoolid, lasteaiad, huvikoolid). Ainuüksi see number viitab asjaolule, et üks süsteem ei suuda katta kõigi soove ja vajadusi, rääkimata erinevate asutuste spetsiifilistest vajadustest. Sellest tulenevalt on süsteemi üldine kasutamine ebaühtlane ning mis peamine –  asutuste dokumendihalduse tase erinev, ehk need kes oskavad ei saa ja need kes tahaksid alati ei oska.

Haridus- ja Teadusministeerium (HTM) haldab korraga mitut elektroonilist dokumendihaldussüsteemi ning peab kesksete uuenduste juurutamisel tagama kõikide kasutajate koolitamise, mis ei ole nii suurele kasutajaskonnale enam mõistlik ega jätkusuutlik. Elektrooniline dokumendihaldus ning süsteem on kahtlemata iga asutuse orgaaniline osa ja peab pakkuma asjakohast tuge argisele toimimisele. HTM on haldusala infohalduse toimimise ühtlustamise planeerimisel lähtunud just sellest põhimõttest – EDHS peab olema piisavalt paindlik, et tulla toime ootamatustega ning käia kaasas asutuse vajadustega.

EKISe sulgemine, olgugi, et paljude jaoks ebameeldiv otsus, mis sunnib tahes-tahtmata praegusest mugavustsoonist kaugemale vaatama, võimaldab kõikidel haridusasutustel leida just endale sobiv dokumentide haldamise lahendus lähtudes asutuse spetsiifikast, võimalustest ja vajadustest. See on ka peamiseks EKISe sulgemise põhjuseks – keskne haldus ei saa ja tohi olla takistuseks mitte ühegi asutuse ambitsioonidele ega ka murede lahendamisele.

Kuidas edasi?

Nagu öeldud, lõpeb EKISelt uuele dokumendihaldussüsteemile üleminekuperiood 01.01.2024, mis on piisavalt pikk aeg, et kõik haridusasutused saaksid minna üle vabalt valitud infosüsteemile. Valikuid on mitmeid ja otsustamine võib olla keeruline, mistõttu toome välja olulisemad aspektid, millele otsuse tegemisel tugineda.

  • Inventuur ehk looge ülevaade infovaradest – asutuse tegeliku vajaduse väljaselgitamiseks on mõistlik esmalt kaardistada hetkeolukord. Uue EDHSi kasutusele võtmine loob suurepärase võimaluse hinnata asutuse tegevust tervikuna. Millist infot teie asutus loob ja töötleb? Kus te lisaks EKISele infot hoiate ja kas see vajaks muutmist. Siin on heaks aluseks asutuse liigitusskeem, teabehaldust reguleeriv jmt juhend ning kindlasti arutelud kolleegidega.
  • Ärge jääge üksi, konsulteerige koolipidajaga – mitmed kohalikud omavalitsused on alustanud või planeerivad oma haldusala dokumendihalduse terviklikku koordineerimist. Kui ülevaade hetkeolukorrast on loodud, uurige milline EDHS neil kasutusel on, kas see vastab teie vajadustele ning ehk saaks ka teie asutus sellega liituda.
  • Olge avatud ja kaaluge alternatiive – Uurige erinevatelt haridusasutustelt mida nemad kasutavad. Kas nad on rahul? Eestis leidub mitmeid EDHSi pakkujaid. Ülevaate enimlevinud dokumendihaldussüsteemidest leiab siit. Võtke aega ja pakkumisi, arutage ning kaaluge, milline lahendus võiks teile kõige paremini sobida.
  • Liidesed, liidesed, liidesed – EDHSi juurutamisel mängib suurt rolli olemasolevate tugisüsteemidega arvestamine ning hilisem omavaheline liidestamise võimalus. Veenduge, et kõik teile vajalikud protsessid saaksid erisüsteemidega kaetud või juurutamise käigus ühtlustatud.
  • Valmistuge EKISest lahkumiseks – lisaks üldisele kaardistusele veenduge, et teil on ülevaade EKISes olevatest andmetest, sh sellest, mis vajab uude süsteemi kaasa võtmist. Üldine reegel on, et kõik säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse vanas süsteemis, ehk mida vaja ei ole, kaasa ei võta. Vajadusel konsulteerige EKISe kasutajatoega (tööpäevadel: kell 9-17 e-posti teel ekis@webware.ee ja telefonil 5340 7767).
  • Kaasake kolleege! – lõppkasutajate kaasamine mõjutab EDHSi juurutamist olulisel määral. Isegi, kui kasutajaid kaasatakse vaid kindlates etappides on juurutamise protsess sellest mõjutatud. Kui aga EDHS juurutatakse asutusse kasutajaid kaasamata võib protsessi üldine tempo olla kiirem, kuid hilisemad kasutamisega seonduvad probleemid on sellisel juhul pigem garanteeritud.
  • Suhelge meiega! – Kui olete oma järgmistes sammudes selgusele jõudnud, andke HTMile sellest kindlasti teada saates asutuse juhi poolt digitaalselt allkirjastatud vastav lahkumise taotlus e-posti aadressile taotlused@hm.ee.

EDHSi juurutamine

Asutuse argist toimetamist suunavad organisatsioonis heaks kiidetud normid, mistõttu on nendega arvestamine tähtsal kohal. On oluline, et juurutatavat süsteemi tutvustataks piisavalt detailselt, õigeaegselt ning lõppkasutajale vastuvõetavas vormis. Uue süsteemi kasutusele võtmine on kohati vastuoluline tegevus, eeldades detailidesse süvenemist ja samaaegselt suure pildi või terviku hoidmist.

Kuivõrd infohalduse ümberkorraldamine toimub ka kõikides Haridus- ja Teadusministeeriumi hallatavates koolides, kus võetakse samuti kasutusele uus dokumendihaldussüsteem, saame siinkohal jagada juurutamisega seotud erinevaid etappe, millest saate ka oma üleminekul lähtuda.

  • Koosloome ja koostöö – protsessi elluviimiseks on komplekteeritud PINALi juurutamise meeskond, kellega koostöös ehitatakse üles ja võetakse järgmise kooliaasta alguseks (august 2021) kasutusele EDHS PINAL. Esmalt võtavad PINALi kasutusele sügisel õppetööd alustavad kaks uut riigigümnaasiumi – Tabasalu Gümnaasium ja Saaremaa Gümnaasium ning Jõhvi Gümnaasium, Põlva Gümnaasium, Rapla Gümnaasium, Tartu Tamme Gümnaasium, Valga Gümnaasium ja Võru Gümnaasium. Igale liituvale koolile on määratud HTMi infohalduse büroost kontaktisik, kes koondab kooliga koostöös kõik DHSi juurutamiseks vajalikud andmed ning on EDHSi juurutamise protsessis abiks. Samuti toimuvad regulaarsed videokohtumised, kus räägitakse läbi kõik DHSi juurutamisega seotud punktid ning vastatakse kõikidele tekkida võivatele küsimustele. Julgustame ja kutsume koole üles omavahel suhtlema, küsima, arutama ja häid praktikaid jagama.
  • Liigitusskeemi ühtlustamine ja kaasajastamine – kõige paremaks kooli dokumendihalduse korraldamise ja kirjeldamise aluseks on kindlasti liigitusskeem, mis annab ülevaate kooli ülesannete täitmisel tekkivast teabest. Juba eelmise aasta alguses avaldasid riigigümnaasiumid soovi, et tahaksid liigitusskeeme omavahel ühtlustada ja kaasajastada, millest lähtuvalt HTM koos koolide juhiabidega selle teekonna ka ette võttis. Tänaseks on esimesed kaheksa PINALiga liituvat kooli saanud ühtlustamise kasu ise kogeda, sest liigitusskeem on EDHSi selgroog, millele asutus üles ehitatakse. NB! Liigitusskeemi muudatused on mõistlik Rahvusarhiiviga kooskõlastada. Loe lähemalt
  • EDHSi juurutamiseks vajaliku info kaardistamine – DHSi kasutuselevõtu eelduseks on seni kasutusel oleva süsteemi analüüsimine. Selleks on kokku koondatud ja kaardistatud kasutatavad metaväljad, dokumendiliigid, töövood ja kindlasti õiguste süsteem, mis tagab turvalisuse ja muretu navigeerimise kogu loodavas teabes. Siinkohal ongi info kaardistamisel vajalik samaaegselt süveneda detailidesse ja samas oskus vaadata kooli asjaajamise ja dokumendi elutsükli tervikpilti.
  • Testkeskkonna seadistamine ja läbimäng – eelnevalt kokku koondatud andmete alusel seadistatakse testkeskkonnas iga kooli jaoks oma EDHS. On oluline, et iga kooli juhiabi saaks enda jaoks vajalikku süsteemi ise seadistada. See annab hea ülevaate süsteemi terviklikkusest ning oskused ja teadmised süsteemis toimetamiseks. Seadistamise lõpetab süsteemi baasfunktsionaalsuse läbimäng, ehk juhiabi loob erinevaid dokumendiliike veendumaks vajalike metaväljade kandumises dokumendile. Kontrollitakse menetluste kulgu ja korrektsust algusest lõpuni, teisisõnu mängitakse läbi kogu dokumendiga seonduv protsess.

Olenevalt tarkvarast ja selle pakkujast võib uue EDHSi kasutusele võtmise protseduur erineda. Seda enam on oluline koostöö ja võimalikult selge soovide väljendamine. Hiljemalt 31. juuliks 2024 juurutatakse kõikides HTMi hallatavates koolides EDHS PINAL. Nagu öeldud, on esimese kaheksa kooliga see protsess juba käimas. Koolide juhiabide ja HTMi IHB meeskonnaga koostöös ootab ees EDHSi seadistamine ja selle läbimäng. Liigume edasi ühise eesmärgi nimel ning loodame, et EKISe sulgemise otsusest tekkinud võimaluse valguses leiate endale parima võimaliku EDHSi! Soovime avatud meelt ning julgust unistada!

Liina Lääne, üldosakonna infohalduse büroo dokumendihaldussüsteemi spetsialist

Mait Kask, üldosakonna juhataja

 

 

 

 

Viimastest muudatustest tööõiguses

  • Töölepingu seaduses olulisi sisulisi muudatusi 2021. aastal jõustunud ei ole. Muudetud on tööandja vastutuse sätteid töölepingu seaduses sätestatud kohustuste rikkumise korral. Nimelt on oluliselt tõusnud karistusmäärad, mida rikkumiste korral rakendatakse.

Füüsiliste isikute karistusmäärad on tõusnud 100 trahviühikult 300 trahviühikule. Füüsilised isikud, kellele võib seesuguse väärteotrahvi määrata, on näiteks füüsilisest isikust tööandjad, tööandja juhatuse liikmed või muud tööandja volitatud esindajad, kellele oli rikutud kohustuse täitmise tagamine delegeeritud.

Juriidiliste isikute trahvimäärad tõusid hüppeliselt 1300 eurolt 32 000 eurole. Nimetatud muudatuse eesmärk on ühtlustada töölepingu seaduses sätestatud karistusmäärasid teistes töösuhteid reguleerivates seadustes (nt töötervishoiu ja tööohutuse seadus) määratletud karistusmääradega.

Karistusmäärade tõstmine ei tähenda muidugi, et nüüdsest igakordselt määrataksegi rikkumiste eest mõistetavaid karistusi maksimummääras. Konkreetse rikkumise eest karistuse mõistmisel arvestatakse iga juhtumi asjaolusid ning isiku süü suurust, kergendavaid ja raskendavaid asjaolusid jmt.

  • Tööturuteenuste ja -toetuste seaduse ning töötuskindlustuse seaduse muutmisega alates septembrist 2020 muudeti oluliselt paindlikumaks töötuna arvel olevate isikute võimalusi lühiajaliselt töötada ilma, et nad peaksid seetõttu loobuma neile makstavatest töötushüvitistest. Nn „tööampsude“ tegemise võimalus tähendab seda, et töötul on lubatud töötuna arveloleku ajal ajutiselt töötada kestvusega kuni 8 kalendripäeva kalendrikuus. Töötada tohib nii töölepingu ja töövõtu-, käsundus- või muu teenuse osutamiseks sõlmitud võlaõigusliku lepingu alusel, kui ka näiteks avalikus teenistuses. Töötuskindlustushüvitise ja töötutoetuse maksmise periood aga ajutise töötamise aja võrra ei pikene.

Olulised tingimused, mis seejuures peavad olema täidetud:

1) töötada tohib kuni kaheksal päeval kalendrikuus, kuid kõige rohkem 12 kalendrikuul 24-kuulise ajavahemiku jooksul ja

2) töö eest makstav tasu igakordse ajutise töötamise eest ühes kalendrikuus ei tohi kokku ületada 40% eelmise kalendriaasta kuu töötasu alammäärast (aastal 2021 on see summa 233,60 eurot).

See tähendab, et töötu võib teha tööd näiteks kuni kaheksa kalendripäeva järjest või üksikute päevade kaupa. Arvestus on seejuures päevapõhine ning töötamise tunde ei loeta. Ehk siis võib isik kaheksal päeval kuus töötada kas iga päev 2 tundi või ka 8 tundi – arvesse võetakse töötatud päevi.

Ühe kuu kohta tohib sõlmida nii ühe 8-päevase lepingu või ka kaheksa 1-päevast lepingut. Küll aga ei ole lubatud sõlmida lepingut näiteks üheks aastaks selliselt, et isik töötab igas kuus kaheksa päeva. Sarnaselt ei tohi sõlmida lepingut näiteks kestvusega perioodiks 23. aprill kuni 8. mai, mil küll nii aprilli kui maikuusse jääb lubatud kaheksa päeva, kuid lepingu kogupikkus ületab seejuures kaheksa lubatud päeva normi. Juhtumil, kus leping on sõlmitud pikema kestvusega kui kaheksa kalendripäeva, siis ei käsitleta seda ajutise töötamisena ning isiku töötuna arvelolek lõpetatakse töötamise esimesest päevast.

Eesti Töötukassa jälgib tööampsude arvestust töötamise registri vahendusel, seega tuleb jälgida, et kõik TÖR kanded on tehtud korrektselt.

Oluline on jälgida ka, et tööampse ei tehtaks rohkem kui 12 kalendrikuul 24-kuulise perioodi jooksul. Igakordsest ajutisest töötamisest vaadatakse tagasi 24 eelnevat kalendrikuud (kuid mitte kauem kui 1. september 2020, mil jõustus tööampse lubav seadusandlus), loetakse kokku kõik kuud, mil isik oli sel ajavahemikul töötuna arvel ja tegi tööampse. Kui ajutisi töötamisi on nimetatud 24 kuu jooksul vähem kui 12 kuul, on uue tööampsu tegemine lubatud.

Ajutise töötamise ajal isikul õigust töötuskindlustushüvitist saada ei ole. Samuti ei arvestata ajutist töötamist tööstuskindlustusstaaži kogumise perioodi hulka.

Muudeti ka töötuskindlustushüvitise suurust, mis 1-100 kalendripäevani moodustab nüüd 60% ning 101 kalendripäevast kuni töötuskindlustushüvitise perioodi lõpuni 40% isiku üheksa kuu keskmisest ühe kalendripäeva töötasust.

  • Mitmeid muudatusi on toimunud ning toimub 2021. aastal kohe veel töötervishoiu ja tööohutuse valdkonnas. Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse muudatuste märksõnadeks on kaasaegsus ja tööandjate halduskoormuse vähenemine.

2020. aastal võttis Tööinspektsioon kasutusele tööelu infosüsteemi TeIS. Käesoleva aasta seadusemuudatuse tulemusena on TeISist saanud Tööinspektsiooni tööohutuse tagamist puudutav peamine infosüsteem, mille abil asutus täidab oma põhiülesandeid, sh teeb järelevalvet ning nõustab töösuhte osapooli. TeIS sisaldab ka töökeskkonna iseteenindust, mis on mõeldud töövahendiks ettevõtjatele, et parandada oma ettevõtte töökeskkonda.

Ühe kohustusliku elemendina TeISi rakendamiseks tööandjatele näeb TTOS § 134 lõige 7 ette, et riskianalüüs, mis on kõigil tööandjatel kohustuslik koostada, tuleb kas koostada TeISis, laadida TeISi üles või edastada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Tööinspektsioonile.

Seadus näeb siinkohal ette ka tähtaja, öeldes, et kehtiva töökeskkonna riskianalüüsi, mis on koostatud enne 2021. aasta 1. märtsi, on tööandja kohustatud esitama töökeskkonna andmekogusse või edastama Tööinspektsioonile hiljemalt 1. septembriks 2021. a.

Seoses sellega muutub ka riskianalüüside säilitamise regulatsioon: alates 1. märtsist 2021. a säilitatakse kehtivaid riskianalüüse TeISis ning tööandjal lasub kohustus tagada, et infosüsteemis oleks kehtiv töökeskkonna riskianalüüs. Varasemaid riskianalüüse säilitab tööandja jätkuvalt enda juures tähtajaga 55 aastat selle koostamisest.

Muid olulisi muudatusi riskianalüüsi enese osas seadus ette ei näe. Küll on eraldi välja toodud ühe alusena, mis tingib riskianalüüsi uuendamise vajaduse, kui tööinspektor järelevalve käigus tuvastab, et riskianalüüsis ei ole piisavalt hinnatud töökeskkonnas esinevaid riske, sh ei ole mõõdetud ohutegurite parameetreid või ei ole ette nähtud abinõusid ohtude maandamiseks.

Kui varasemalt oli kohustus riskianalüüsi tulemustest teavitada nii töötajaid, nende esindajaid, töökeskkonnanõukogu ja töökeskkonnavolinikke, siis uus seaduse redaktsioon näeb teavitamiskohustuse ette üksnes töötajatele ja nende esindajatele.

Paindlikumaks on muutunud ka ohutusjuhendite koostamisega seonduv. Kui varasem seadus nägi ette tööandja kohustuse koostada ohutusjuhend tehtava töö ja kasutatava töövahendi kohta, siis uus redaktsioon seob ohutusjuhendi koostamise vajaduse riskianalüüsi ja selles sätestatuga. See tähendab, et kui riskianalüüsis on hinnatud konkreetse vahendi või seadme ohtlikkust ning leitud selle kasutamisel terviseriski olemasolu, siis on vajalik nimetatud vahendi või seadme kohta ohutusjuhendi koostamine. Kui riski tervisekahjustuseks ei ole, puudub ka vajadus ohutusjuhendi koostamiseks.

Alates 1. jaanuarist 2021. a muudeti seoses COVID19-pandeemiaga haigushüvitiste maksmise korda. Kui varasemalt oli tööandja kohustus maksta töötaja ajutise töövõimetuse korral haigushüvitist neljandast kaheksanda päevani ning edasi maksis hüvitist Eesti Haigekassa, siis nüüd alates 1. jaanuarist 2021. a ei saa töötaja hüvitist üksnes esimese haiguspäeva eest, teise kuni viienda haiguspäeva hüvitise tasub tööandja ning alates kuuendast haiguspäevast kompenseerib hüvitise Eesti Haigekassa. Arvestades, et ministeeriumi haldusala asutustest suurem osa on viimastel aastatel oma töötajatele teise kuni viienda haiguspäeva kulu kompenseerinud, siis olulist mõju see muudatus ministeeriumi haldusalas ei avalda.

Tähele tuleb aga panna, et seesugune muudatus kehtib üksnes perioodil 1. jaanuar kuni 30. aprill 2021. a. Alates 1. maist 2021. a jõustuva töötervishoiu ja tööohutuse seaduse uue redaktsiooniga taastatakse hüvitise varasema maksmise kord, st tööandja maksab taas haigushüvitist töötaja ajutise töövõimetuse neljanda kuni kaheksanda päeva eest ning edasi tasub hüvitist Eesti Haigekassa.

Muudetud on ka töötajate esindajate volituste kehtivusaega. Kui varasemalt oli töökeskkonnavoliniku volituste kehtivusaeg 4 aastat, siis nüüd otsustab volituste kehtivuse pikkuse üle töötajate koosolek. Seesugune võimalus on tööandjate jaoks oluliselt mugavam, sest volituste kehtivust on võimalik määrata ka tähtajatuks. Sellisel juhul tekib uue voliniku valimise vajadus üksnes juhtudel, kui volinik lahkub töölt, ei soovi ise enam ülesandeid täita või kui äärmuslikel juhtudel näiteks töötajad voliniku tagasi kutsuvad. Seesugused tingimused tuleks kõik kirja panna töökeskkonnavolinike valimisi reguleerivas dokumendis, mis lepitakse kokku tööandja ja töötajate vahel.

Sarnaselt töökeskkonnavoliniku volituste kehtivusega muutus ka töökeskkonnanõukogu liikmete kehtivuse tähtaeg. Töötajate esindajate volituste kehtivuse otsustab nagu volinikelgi nüüdsest töötajate koosolek. Tööandja esindajate volituste kehtivuse pikkuse otsustab aga tööandja.

Uus TTOSi redaktsioon lähtub ka põhimõttest, et kõikide tööd tegevate isikute ohutus ja tervise kaitse tuleb ühises töökeskkonnas tagada. Kui siiani tulenesid tööohutusalased kohustused TTOSist lisaks tööandjale üksnes füüsilisest isikust ettevõtjale, siis nüüd laiendatakse kohustusi ka juhtumitele, mil ettevõttes töötavad samal ajal nii töötajad kui teenuseosutajad (st võlaõiguslike lepingutega töötavad isikud) või üksnes teenuseosutajad.

Esmalt paneb seadusandja teenuseosutajale kohustuse tagada igas tööolukorras (mh juhtumil, kus samal ajal töötavad ettevõttes ka teised töötajad või teenuseosutajad) talle kuuluvate töövahendite, isikukaitsevahendite ja muude seadmete korrasolek ja nõuetekohane kasutamine. Ehk siis teenuseosutaja vastutab selle eest, et tema tegevus ei kahjusta töökohal ühtegi teist isikut.

Seadus näeb ette teavitamiskohustuse. Teenuseosutaja peab teavitama tööandjat või tööandja poolt määratud töid korraldavat isikut oma tegevusega seotud ohtudest, st kui tema töö võib kuidagi ohtu seada teised töökeskkonnas töötavad isikud. Teavitamise järel on tööandjal sel juhul vajadusel võimalik kasutusele võtta abinõud töötajate ohutuse kaitseks.

Teavitamiskohustus lasub teenuseosutajal ka juhul, mil töökohal töötab teine teenust osutav isik. Seesugune teavitus ei eelda, et teenuseosutajad peaksid riskianalüüsi koostama vmt. Sätte mõte on tekitada avatud infovahetus teenuseosutajate vahel, et vältida võimalikke tervisekahjustusi. Kui aga otsest ega vahetut ohtu teistele teenuse osutamise käigus ei teki, pole ka teavituskohustust. Nt koolis tunniajast loengut pidavad teenuseosutajad ei pea teineteist teavitama, kui nende tegevus teisi ei ohusta.

Tööandjal on teavitamiskohustus juhtudel, kui töökohal viibivad veel teiste tööandjate töötajad ja/või teenuseosutajad. Kui ühel töökohal töötavad mitme tööandja töötajad, siis tuleb tööandjatel omavahel ohtlike olukordade vältimiseks tehtav tegevus kooskõlastada. Tööandjad teavitavad vastastikku üksteist ning oma töötajaid võimalikest ohtudest töökohal, nende vältimise abinõudest, päästetööde ja esmaabi korraldusest.

Seadus näeb ette, et vajadusel tuleb tööandjal eelnimetatud asjaoludest teavitada ka töökohal töötavaid teenuseosutajaid. Teavitusvajadust hindab siinkohal tööandja ise, võttes arvesse, millised on töökeskkonnas esinevad riskid, millise teenusega on tegemist, kui palju puutub teenuseosutaja kokku teiste töötajatega, kui kaua teenust osutatakse jne. Hindamine peab seega andma vastuse, kas konkreetses olukorras on teenuseosutaja teavitamine vajalik tema ja teiste isikute tervise ning ohutuse kaitseks. Näiteks ei pruugi teavitamisvajadust tekkida juhul, kui tegemist on üksiku loengu andmisega koolis, mil tööd tehakse lühiajaliselt ja töö ei ole kõrge riskiga. Küll aga on oluline pikemaajalise teenuseosutamise puhul kindlasti teavitada teenuseosutajat asutuse päästetööde (nt evakuatsiooniväljapääsud) ja esmaabi korraldusest (nt kus on esmaabivahendid ja esmaabiandja), et ka teenuseosutaja saaks end õnnetuse tekkimise eest kaitsta.

Teavitamisele kohustuslikku vormi seadus ei kehtesta, seega võib selle läbi viia ka suuliselt. Lähtuda tuleb konkreetsetest asjaoludest ja sellest, mis on antud olukorras kõige mõistlikum.

Uuendusena on nüüdsest tööandjal kohustus uurida ka neid tööõnnetusi, mis on juhtunud teenuseosutajaga, kes töötab tema töötajatega samas keskkonnas. Tööandja peab tegema kõik tööõnnetusega seotud toimingud: uurima ja registreerima tööõnnetuse, seaduses ette nähtud juhtudel koostama raporti ning esitama selle vajalikele isikutele.

Ragne Tsäkko, üldosakonna õigusteeninduse büroo juht

 

 

 

 

Virtuaalse värbamise võimalused

Aasta 2020 jääb kõigile meelde kui massilise kodukontori praktiseerimise võimalus. Enamus organisatsioone olid väljakutse ees, kuidas kõik oma tööprotsessid korraldada selliselt, et igapäevatöö laabuks ja väline koospartner/klient/kodanik arugi ei saa, et midagi üldse muutunud on.

Selliselt tuli HTMil ka värbamise ja valiku valdkonnas mõelda teisiti kui varasemalt. Toon välja meie viimase aja muudatused värbamise ja valiku valdkonnas, mis on võimaldanud meil edukalt värvata ka siis, kui kellegagi ei ole võimalik mitme kuu vältel kordagi füüsiliselt kohtuda.

  • Muutsime oma kuulutustel „omalt poolt pakume“ rubriiki ning nimetasime „Meil on hea töötada, sest…“. Seda just seetõttu, et paljud asjad omistasid kaugtööl olles hoopis uue tähenduse. Me ei saanud enam rääkida võimalusel paindlikkest töövormidest, vaid need olid kujunenud meie igapäeva osaks ja ajutiselt ei olnud need enam ka vabatahtlikud vaid kohustuslikud.
  • Võtsime kasutusele uued värbamist ja valikud lihtsustavad/kiirendavad tarkvarad. Näiteks hakkasime me 2020. aasta lõpus kasutama värbamistarkvara Recrur, mis võimaldab meil kõik värbamise ja valiku erinevad osad koondada ühte kohta ning seeläbi ka kiirendada kogu protsessi. Recruri kaudu saame välja kuulutada konkursi, jagada seda erinevates kanalitest, levitada otse sotsiaalmeediasse, hallata kandidaate ning korraldada ka kogu konkursiga seotud infovahetust. Lisaks on Recrur′is olemas ka karjäärilehe funktsionaalsus, mille me samuti kasutusele oleme võtnud.
  • Samuti asusime kasutama videoCV keskkonda, sest saime suhteliselt kiiresti aru, et ainult ühest kohtumisest (intervjuu voor) kandidaadiga jääb väheks ning vajame veel mingeid täiendavaid võimalusi selleks, et kandidaati rohkem tundma õppida. VideoCV annab suurepärase võimaluse selleks, et esitada kandidaadile küsimusi ükskõik millises värbamise etapis ja paluda tal vastata videona. Nende videote vaatamine annab hea ülevaate inimese esinemisoskusest ja eneseväljendusest, kuid lisaks ka loovusest, leidlikkusest ning motivatsioonist panustada oma aega huvitava video loomisesse.
  • Selleks, et hinnata kandidaadi isiksust ilma, et Sa näeksid teda ja et sul oleks võimalus temaga kohtuda silmast-silma, võtsime suuremalt kasutusse ka Tripodi. Kui varasemalt oleme kasutanud Tripodi teste eelkõige juhipositsioonide puhul, siis nüüd võtsime me need laiemalt kasutusse ka teiste ametikohtade puhul. Suureks väljakutseks siinkohal on kujunenud testide tagasiside voorud, mis on nüüd samuti vajalik teha virtuaalselt või telefonis, samas hoiab see jälle hinnalist kandidaadi aega kokku, sest enam ei ole vajalik kohale tulla selleks, et testitulemusi tõlgendada.
  • Zoom, Teams, GoogleMeet, Skype, jt on saanud igapäevaseks võimaluseks vestluste läbiviimise juures. Kui varasemalt oli vajalik vestlusi virtuaalselt läbi viia vaid juhul, kui kandidaat asus teisel pool maakera, siis viimase aasta jooksul on kõik vestlused toimunud virtuaalse keskkonna kaudu. Mingil määral oleme muutnud ka vestluste formaati ja andnud värbajale suurema rolli vestluse juhtimise näol. Seda just seepärast, et mitme komisjoniliikme puhul oleks vestlus sujuv ja kandidaadile mugav. Näiteks on värbaja ülesanne teha põhjalik sissejuhatus, et kandidaat saaks end kaamera ees sel ajal mugavalt sisse seada, samuti tutvustab värbaja kõiki kohtumisel osalejaid ning sõlmib ka korralduslikud kokkulepped (mikrofonid sees/väljas, kaamera kasutamine jne).
  • Lisaks tavapärastele hindamismeetoditele, oleme saanud viimasel ajal olla eriti loovad. Näiteks oleme kasutanud viimases etapis (viimase paari kandidaadi puhul) meeskonna koosoleku formaati, kus kandidaadid saavad osaleda ühel tiimi koosolekul. Seda selleks, et mõlemad osapooled (kandidaat ja olemasolevad kolleegid) saaksid hinnata, kes ja mil määral sobitub tiimi kõige paremini. Samuti oleme mõned korrad kasutanud ka virtuaalse grupivestluse võimalust, kus kandidaadid zoomi keskkonnas ühiselt mingit probleemülesannet pannakse lahendama ning siis komisjon hindab vaatluse kaudu nende sooritust.

HTM on kohanenud muutuva olukorraga ning oleme suutnud värbamise ja valiku korraldada selliselt, et see annab meile pigem võimalusi teha uusi asju ning teisiti kui varem. Loodame iga päevaga järjest rohkem õppida ning õpitut rakendada selliselt, et kandidaadil oleks hea ja mugav ning et kandideerimine annaks talle positiivse emotsiooni olenemata konkursi tulemusest.

Margot Saluse, üldosakonna personalibüroo juhtivekspert

 

 

 

Haridus- ja Teadusministeeriumi ning tema valitsemisala hankekord on muutmisel

Seoses muudatustega haridus- ja teadusministeeriumi struktuuris on muutmisel ministeeriumi hankekord, mis osaliselt reguleerib ka valitsemisala tegemisi.

Ministeeriumi muutunud struktuuriüksuste nimed on asendatud uutega.

Lähtutud on põhimõttest, et valitsemisalale laienevate sätete osas valitseks konkreetsus, välja on toodud punktid, millest valitsemisala peab oma hankekorra kehtestamisel lähtuma.

Riigihangete korraldamine on lahendatud nõnda, et olulised sätted laienevad ka valitsemisalale, kuid oma hankekorras on valitsemisala vaba reguleerima kõiki hankeid (maksumusega alla 30 000, hankemenetlused, sots- ja eriteenused).

Eelnõu kohaselt laienevad valitsemisalale sätted, mis reguleerivad järgmist: hankeplaan, hankeplaani koostamine, hankelepingu sõlmimine (millal nõutud kirjalikku taasesitamist võimaldav vorm; nõue, et lepingut ei asuta enne selle sõlmimist täitma; kapitalirendilepingud) ja nõuded huvide konflikti ja korruptsiooni vältimiseks.

Alla piirmäära sotsiaal- ja eriteenuste läbiviimise korda on muudetud lihtsamaks, neid menetletakse nagu alla lihthanke piirmäära hankeid.

Hankekomisjoni koosoleku kvooruminõue on paika pandud.

Valitsemisala suhtes muutub kord paindlikumaks.

Hankekord on plaanis kehtestada lähiajal.

Urmas Jaagusoo, haridusvõrgu osakonna peaekspert (riigihanked)

 

Haridusvaldkonnaga seotud rõhuasetused AKI aastaraamatus

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) avalikustas 18. mail aastaraamatu „Avaliku teabe seaduse täitmisest ja isikuandmete kaitse tagamisest 2019.a“, millest leiab sarnaselt eelnevatele aastakokkuvõtetele mitmeid aktuaalsete probleemide käsitlusi õiguspraktikutelt, samuti ülevaate aasta jooksul toimunud olulisematest muutustest andmekaitseõiguses ja õigusloomes osalemisest ning sellestki, missugused olid kohtuvaidlused ja kuidas need lõppesid.

2020.a oluliste märksõnadena on AKI markeerinud andmete töötlemise infotehnoloogiliste vahendite abil läbiviidavates teadusuuringutes ning infosüsteemide ja e-keskkondade kasutuse meditsiini – ja haridusvaldkondade asutustes.

Hariduse valdkonnaga seonduvalt saab aastaraamatust välja tuua järgmised teemad, rõhuasetused ja juhtumid:

  • läbipaistmatu andmetöötlus – andmetöötlejate võrgulehtedel ei anta inimestele infot tema isikuandmete töötlemise kohta ehk asutuste kodulehtedel puudusid andmekaitse tingimused;
  • alaealiste isikuandmete töötlemine – üldine reegel, mida AKI soovitab järgida, on lähtuda isikuandmete töötlemisel põhimõttest, nii palju kui võimalik ja nii vähe, kui eesmärgi saavutamiseks on vajalik, aga nii, et midagi olulist ei jääks tegemata.
  • juhtumite lahendamine hariduse valdkonnas – käsitletud on küsimusi turvakaamerate kasutamisel koolis, õpilaste privaatsuse tagamist ühiselamus kui ka vilistlaste isikuandmete avalikustamist.
  • teabenõuetele vastamine ja sellega seonduvad probleemid – teabenõuetele ei vastata seaduses ette nähtud tähtaja (5 tööpäeva) jooksul.
  • dokumendiregistrite pidamine – 2019.a toimunud andmelekked ja juurdepääsupiiranguga dokumentide avalikuks saamine. Olulisena toob AKI välja soovituse, et asutused vaataksid järjepidevalt üle oma dokumendiregistri avaliku (nn kodaniku) vaate.

AKI jätkab ka edaspidi asutuste avalike dokumendiregistrite seiret ja kontrolli.

Ingrid Lehto, andmekaitse peaspetsialist

Tehingutest kasutatud vallasvaraga

Uue mööbli, tehnika või muu vallasvara ostmisel tekib koolidel tihtipeale küsimus, mida teha allesjäänud asjadega – kas selle võib ära müüa või anda taaskasutamiseks? Või tuleks kohe maha kanda ning hävitada? Käesolevas kirjutises annab riigivaraosakond näpunäiteid, millele pöörata tähelepanu tehingutes kasutatud vallasvaradega.[1] Lisatud on ka raamatupidamise kannete jaoks viited.

Alla 30 000 eurose väärtusega vallasvara

Kui asutuse vallasvara on hariliku väärtusega alla 30 000 euro, võib asutuse juht ise otsustada vara üleandmise, võõrandamise, kasutamiseks andmise või maha kandmise. Praktikas tekib tihtipeale esimese asjana küsimus, millest lähtuda kasutatud vara väärtuse kindlaks määramisel.

Kui tegemist on vallasasjaga, ei ole rangelt kindlaks määratud, kuidas hinnata vara harilikku väärtust. Tavapraktikas tähendab harilik väärtus turuhinda ning selle väljaselgitamiseks võib tugineda vallasasja puhul näiteks turupõhisele hinnavaatlusele. Unikaalsema vara puhul võib kasutada eksperdilt hindamise tellimist, samuti on teatud juhtudel otstarbekas lähtuda vara bilansilist jääkmaksumust.

Näide: Koolil on jäänud üle vanad arvutimonitorid, mis ei ole bilansis eraldi arvel. Monitoride hetke hariliku väärtuse välja selgitamiseks on üheks võimaluseks tutvuda kasutatud elektroonikat müüvate ettevõtete pakkumistega või vaadata oksjonikeskkonna osta.ee-s müüdud analoogseid monitore.

Vara vajalikkuse välja selgitamine

Kui kool ise vara ei vaja, tuleb esmalt välja selgitada, kas vara võib olla vajalik riigisektorile, eelkõige teistele Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalas olevatele asutusele. Vallasvara vajalikkuse välja selgitamiseks piisab, kui saata teavitused e-kirja teel või pöörduda ministeeriumi riigivaraosakonna poole, kes abistab vara vajaduse välja selgitamisel.

Samas kui vara on muutunud niivõrd kasutamiskõlbmatuks, mistõttu hindab kool, et vara ei ole vajalik ka kellelegi teisele, võib eeldada huvi puudumist ning korraldada koheselt sellise vara maha kandmise ning hävitamise lähtudes riigivara käsutamisel otstarbekuse põhimõttest.

Üleandmine

 Kui vara on kellelegi riigisektorist vajalik, tuleb see vara neile üle anda. Üleandmiseks tuleb vormistada üleandmise-vastuvõtmise akt ning kui vara on bilansis, saab üleandmine vormistada riigitöötaja infoportaalis. Vallasasja üleandmise kuupäevaks on akti allkirjastamine. Alles siis, kui on selge, et vara riigisektorile vajalik ei ole, võib otsustada vara võõrandamise või kasutamiseks andmise.

Näide. Eesti Lennuakadeemiale kuulub sõiduk Citroen Berlingo 2006 aastast, mille esistangel on mõra ning kerel on roostekahjustused. Kool teavitas mittevajalikust varast Haridus- ja Teadusministeeriumi riigivaraosakonda, kes saatis kirjelduse sõiduki kohta koos piltidega kõigile riigikutseõppeasutustele. Valgamaa Kutseõppekeskus hindas sõidukit endale vajalikus  ning soovis seda endale. Eesti Lennuakadeemia saatis vara üleandmise-vastusvõtmise akti Valgamaa Kutseõppekeskusele ning pärast akti allkirjastamist tehti toimingud raamatupidamises ja vormistati sõiduk ümber ARK-s.

Vara üleandmine (riigiraamatupidamiskohustuslase üksuste vaheline):

D: 15….          (põhivara kulum)

D: 710010       (mitterahalised antud siirded)

K: 15….          (põhivara soetusmaksumus)

Riigiasutusele üle andes on RV kood 15

Täielikult amortiseerunud põhivara üleandmine:

D: 15 …          (põhivara kulum)

K: 15 …          (põhivara soetusmaksumus)

Võõrandamine

Kui on välja selgitatud, et vara riigile vajalik ei ole, võib vallasvara võõrandada.  Üldjuhul võõrandatakse vallasvara müügi teel avaliku enampakkumise (elektroonilise enampakkumise) korras vähemalt selle harilikule väärtusele vastava tasu eest rahas. Enampakkumise võib läbi viia mõnes olemasolevas müügiportaalis.

Kui vara väärtus on alla 300 euro võib vara võõrandada otsustuskorras s.t ilma enampakkumiseta. Samuti võib alla 300 eurose väärtusega asja võõrandada oma asutuse töötajale. Oma töötajale võõrandamise korral, peab teavitama kõiki töötajaid võõrandatavast varast ning seadma ka mingi tingimuse, kes vara saab, kui soovijaid on mitu (nt kes esimesena teada soovist annab, loosiga vms).

Riigivara võib otsustuskorras tasuta või alla hariliku väärtuse võõrandada riigivaraseaduse § 33 lõikes 1 nimetatud juhtudel. Alla hariliku väärtuse võib vara näiteks võõrandada kohaliku omavalitsuse üksusele (nt kohalik põhikool), avalik-õiguslik  juriidilisele isikule (nt ülikoolid), riigi poolt asutatud MTÜ-le või SA-le tema seaduses või põhikirjas sätestatud ülesannete täitmiseks, muudele MTÜ-dele või SA-dele, kes täidavad ülesandeid avalikel eesmärkidel (nt haridusega või teadusega seotud ülesanded). Samuti võib riigivara tasuta võõranda, kui vallasasi on vajalik humanitaarabi osutamiseks või rahvusvahelises koostöös osalemiseks või arengukoostööprojekti elluviimiseks.

Kui soovija on leitud, tuleb koostada dokumendid, mille alusel saab vara bilansist välja kanda. Võõrandamise otsuses tuleb märkida riigivaraseaduse §  38 lõikes 2 märgitud info (võivad sisalduda ka RTIP-s, kui selle kinnitab volitatud asutuse juht) ning kirjalikus müügilepingus tuleb kajastada riigivaraseaduse § 49 lõikes 2 toodud andmed. Lisaks lepingule võib sõlmida ka vara üleandmise-vastuvõtmise akti, mis kinnitab vara üleminekut, aga see võib sisalduda ka lepingus. (täiendatud 10.03.2021)

Näide: Haridus- ja Teadusministeeriumil on jäänud üle 3 arvutimonitori, mis ei ole bilansis eraldi arvel. Ministeerium teavitas allasutusi, kuid keegi monitoride endale saamiseks soovi ei avaldanud. Seejärel pakkus ministeerium monitore kohalike omavalitsuste koolidele. Kuna soovi monitoride saamiseks avaldas 3 põhikooli, jagati monitorid soovijate vahel võrdselt. Monitorid võõrandati põhikoolidele tasuta, kuna tegemist on kohaliku omavalitsuse pidamisel olevate koolidega.

 Põhivara müük:

D: 103010       (müügihind koos käibemaksuga)

D: 15…           (põhivara kulum)

D: 3811..2       (müüdud vara jääkväärtus)

K: 15…           (põhivara soetusmaksumus)

K: 3811..0       (põhivara müügihind)

K: 203000       (käibemaks)

Müügi korral on RV 02

Maha kandmine

Vara, mis on hävinud, riknenud, varastatud, kadunud, muutunud kasutuskõlbmatuks või võõrandamatuks, saab tunnistada kõlbmatuks ja kanda maha. Riigivara kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise eeltingimus (kulumine, vargus, hävimine) peab olema dokumentaalselt tõestatud. Teatud juhtudel on vajalik tellida vara kõlbmatuks tunnistamiseks sõltumatu ekspertiisakt – seda vara puhul, mille vigastuse põhjust, suurust ja selle parandamise võimalikkust ja kasumlikkust ei osata ise määrata. Kuid varad, mille soetusmaksumus on alla 5000 euro või mis on vanem, kui 5 aastat sellise ekspertiisakti tellimise kohustust ei ole.

Täiendavalt lubab riigivaraseadus kõlbmatuks tunnistada ja maha kanda sellise vara, mis on muutunud mittevajalikuks või mille kasutamiseks andmise või võõrandamise kulud ületaksid sellest saadavat tulu, mistõttu ei ole majanduslikult otstarbekas vara kasutamiseks anda või võõrandada. Samas on vajalik hinnata igal üksikjuhtumil, kas vara võiks olla vajalik kellelegi teisele ning võimalusel selgitada välja vara vajalikkus teistele ning leida seeläbi varale uus omanik.

Kõlbmatuks tunnistatud asi hävitatakse võimalikult odavalt ja keskkonnasäästlikult. Raamatupidamislikult nõutud ei ole, et vallasvara mahakandmisel hävitamise kohta oleks utiliseerimise tõend, kuid on juhuseid olnud, kus näiteks riigikontroll on küsinud maha kantud varade saatuse kohta. Näiteks vana elektroonika puhul võib selline küsimus tõepoolest tekkida, kuna elektroonikat tuleb nõuetekohaselt utiliseerida. Kõlbmatuks tunnistatud  riigivara kantakse bilansist maha.

Näide. Haridus- ja Teadusministeeriumi dokumendihaldusosakonnal on jäänud üle 5 kasti värvilisi dokumendikaasi, mis olid soetud ca kümme aastat tagasi. Vara vajalikkuse väljaselgitamisel leidsid osad kaantest uue omaniku ning allesjäänud paberkaaned utiliseeriti paberikonteineris. Eraldi dokumente selle kohta ei vormistatud, kuna tegemist oli kulusse kantud asjadega.

Põhivara maha kandmine:

D: 15.…                      (põhivara kulum)

D: 611.. – 613…         (põhivara jääkmaksumus)

K: 15 …                      (põhivara soetusmaksumus)

Varade maha kandmisel kasutada RV 12

EL toetusega ostetud varad

 EL toetusega ostetud vara puhul tuleb järgida nõuet, et toetuse saaja tagaks vara säilimise 5 aasta jooksul projekti lõppemisest. Seega, isegi kui vara on koolile mittevajalik, siis vara võõrandamise, üleandmise või mahakandamise asemel tuleks probleemide ennetamiseks EL toetusega ostetud vara hoida kasutuses eeltoodud tähtaja jooksul, selle võimatuse korral asendada koheselt samaväärsega. Oluline on, et järelkontrolli tehes oleks kontrollijatel võimalik seadme asukoht tuvastada. Kui 5 aastat periood projekti lõppemisest arvates on möödunud, võib vara käsutada üldises korras.

Vara väärtusega üle 30 000 euro

Kui vara väärtus on üle 30 000 euro, tuleb pöörduda Haridus- ja Teadusministeeriumi poole taotlusega vastava riigivaratoimingu algatamiseks. Taotlus peab sisaldama vara kirjeldust, toimingu põhjendust ning muid olulisi andmeid. Samuti tuleks eelnevalt välja selgitada, kas vara on vajalik teistele riigiasutustele, kui soovitakse vara võõrandada või maha kanda.

[1]Lähtutud on haridus- ja teadusministri 22.11.2017 käskkirjaga nr 310 kinnitatud „Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisel oleva riigivara valitsemise korrast“ ning riigivaraseadusest, mida peavad oma tegevuses jälgima kõik riigikoolid.

Alates 20.01.2021 on kehtestatud haridus- ja teadusministri käskkirjaga nr 27 Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisel oleva riigivara valitsemise kord uues redaktsioonis. Käskkiri nr 310 on tunnistatud kehtetuks. (info lisatud 10.03.2021)

Kerttu Ilvesmets

riigivaraosakonna ekspert

Üldised soovitused riigiasutustele viiruse levimise tõkestamiseks (vol 2)

Soovituste eesmärk on ühtlustada riigiasutustes kasutusele võetavaid meetmeid, et taastada järk-järgult eriolukorra eelne töökorraldus ning vältida viiruse uut levikut. Soovitused asendavad üldiseid suuniseid riigiasutuste toimepidevuse tagamiseks viiruse levimisel, mis saadeti 17. märtsil 2020. a.

1. Kõigi asutuste toimimine ja avalikud teenused peavad olema tagatud. Avalike teenuste ja funktsioonide koha ja kanalite üle otsustab riigiasutuse juht, andes vastavad kirjalikud korraldused ja informeerides avalikkust.
2. Ametiruume võivad kasutada vaid haigussümptomiteta (köha, nohu, palavik) inimesed.
3. Ametiruumides tuleb tagada tavapärased hügieeni- ja desovahendid. Korraldada tuleb tööpindade ja –ruumide regulaarne puhastamine. Koosolekuruume tuleb tuulutada või tagada neis muul viisil õhuvahetus ja puhastada neid ruume päeva jooksul regulaarselt.
4. Lubada kaugtööle kõik teenistujad, kelle tööiseloom seda võimaldab. Korraldada kontoris töötavate teenistujate töökohad selliselt, et teenistujad oleksid teineteisest vähemalt 2 m kaugusel. Vahetut kontakti teiste isikutega võimalusel välditakse.
5. Kõik välislähetused ja üritused lükatakse võimalusel edasi või jäetakse ära. Välisministeerium soovitab vältida reisimist, kui see ei ole tungivalt vajalik.
6. Külalisi vastu ei võeta, v.a vältimatu vajaduse korral, ja ekskursioone vms ei korraldata.
7. Koosolekuid ja kohtumisi peetakse sidevahendite kaudu. Kui see pole võimalik, siis korraldatakse koosolek või kohtumine ruumis, kus on inimeste vahel võimalik hoida 2m distantsi. Vältida tuleb kätlemist jmt otseseid kontakte. Koosolekul või kohtumisel viibijad peavad järgima head respiratoorset ja kätehügieeni. Koosoleku või kohtumise kestvus peab olema võimalikult lühike.
8. Koolitused korraldatakse võimalusel interneti teel, kasutades sobivat suhtlustarkvara, või lükatakse edasi. Kui see pole võimalik, siis järgitakse eelmises punktid kirjeldatud koosolekute korraldamise reegleid.
9. Sotsiaalsete ürituste korraldamist tuleb vältida.
10. Teenistuja nakatumiskahtluse korral tuleb rakendada viivitamata Terviseameti suuniseid ja teavitada asutuses nakkusjuhtumistega tegelevat teenistujat, kes korraldab vajadusel nakatunu lahkumise hoonest, ruumide puhastamise, asutusesiseselt kokkulepitud isikute informeerimise jms.
11. Asutuse juhil kehtestada ajutised töökorralduse reeglid, millega reguleeritakse asutuse tööspetsiifikast ning käesolevatest suunistest lähtuv töökorraldus.
12. Kõik eeltoodud soovitused kehtivad kuni uute soovituste andmiseni.

Täiendav info:
1) Terviseameti juhendmaterjalid:
https://www.terviseamet.ee/et/COVID-19-trukised#JUHENDID

2) Tööinspektsiooni soovitused tööandjale ja töötajale:
https://www.ti.ee/est/koik-uudised/uudised-detailne/?tx_news_pi1%5Bnews%5D=636&cHash=a7cd1949c8ad9c4538b6ded563b8a729

3) Koroonaviirust ja eriolukorda puudutav info:
https://www.kriis.ee/et

4) Välisministeeriumi reisiinfo ja piirangud:
https://vm.ee/et/koroonaviirus-2019-ncov

Üldised suunised riigiasutuste toimepidevuse tagamiseks viiruse levimisel

Head kolleegid!

Edastame Riigikantselei väljatöötatud suunised, mille eesmärk on võtta asutuses kasutusele meetmed, millega tagatakse asutuse ülesannete täitmine COVID-19 tõttu tekkinud hädaolukorra ajal.

1. Kõigi asutuste toimimine ja avalikud teenused peavad olema tagatud. Avalike teenuste ja funktsioonide koha ja kanalite üle otsustab riigiasutuse juht, andes vastavad kirjalikud korraldused ja informeerides avalikkust.

2. Tagada ametiruumides inimestele tavapärased hügieeni- ja desovahendid. Korraldada tööpindade regulaarne puhastamine.

3. Kõik lähetused ja üritused lükatakse edasi või jäetakse ära. Välisriigist puhkuselt või lähetusest naasnud teenistuja jääb 14 päevaks kaugtööle. Samuti jääb 14 päevaks kaugtööle teenistuja, kes on olnud lähikontaktis kellegagi, kes on naasnud välisriigist või kellel on viiruse sümptomid (palavik, kuiv köha ja väsimus, raskematel juhtudel hingamisraskus).

4. Keelata puhkusele minejatel välisriiki reisimine.

5. Koolitused korraldatakse interneti teel, kasutades sobivat suhtlustarkvara, või lükatakse edasi.

6. Külalisi vastu ei võeta, v.a vältimatu vajaduse korral, ja ekskursioone vms ei korraldata.

7. Asutuses rakendatakse suurimal võimalikul määral kaugtööd. Kontoris viibivad ainult need teenistujad, kelle töö on kriitilise iseloomuga ning kel ei ole võimalik oma tööülesandeid kaugtööl olles täita.

8. Avatud kontoris töötavatele teenistujatele tagada töölaudade vahe 1–1,5 m ja vältida samaaegset viibimist ühiskasutuses olevates suletud ruumides. Olla võimalikult vähe teise isikuga mis tahes vahetus kontaktis.

9. Kontorist pikemaks ajaks lahkudes (nt õhtul töölt koju) võtta alati sülearvuti kaasa.

10. Kaugtööle minnes suunab teenistuja oma lauatelefoni mobiiltelefonile, COVID-19 tõkestamisega seotud teenistuja hoiab mobiilitelefoni 24/7 sisselülitatuna.

11. Võimaluse korral korraldab asutus andmesideühenduse, et saaks teha kaugtööd.

12. Kontoris on keelatud pidada rohkem kui 5 inimese osavõtuga koosolekuid või muid kogunemisi, mis pole vajalikud asutuse kriitiliste ülesannete täitmiseks. Pidada koosolekuid interneti teel, kasutades sobivat suhtlustarkvara.

13. Ruume, kus toimuvad koosolekud, tuulutada või tagada neis muul viisil õhuvahetus ja puhastada neid ruume päeva jooksul regulaarselt.

14. Juhtidel ja kriitliste ülesannete täitjatel peab olema vähemalt üks asendaja ning paika pandud töökorraldus, mis võimaldab vajaduse korral teha tööd vahetustega.

15. Teenistujatele, kes peavad töötama kontoris ja tavapärasest suurema koormusega, tagada võimaluse korral toitlustamine, puhkamisvõimalus, vajaduse korral transport kontorisse ja koju.

16. Võimaluse ja vajaduse korral hüvitada teenistujatele, kes ei saa tehnilistel vm põhjustel olla kaugtööl, taksoteenus tööle ja koju sõitmiseks, et vähendada ühistranspordi kasutamist.

17. Olla vajaduse korral valmis rakendama töötamist graafiku alusel, et tagada teenistujatele võimalus puhata ning vältida kurnatust ja läbipõlemist.

18. Teenistuja nakatumiskahtluse korral rakendada viivitamata Terviseameti suuniseid.

19. Määrata asutuses teenistuja, kes tegeleb võimalike nakkusjuhtumitega – peab nakkusjuhtumite üle arvestust, korraldab vajaduse korral teenistuja lahkumise hoonest, ruumide puhastamise, asutusesiseselt kokkulepitud isikute informeerimise jms.

20. COVID-19 positiivse diagnoosi saanud isikutel tuleb:

a. jääda sõltumata haigussümptomite ilmnemisest isolatsiooni ning vältida igasugust lähikontakti teiste inimestega kuni negatiivse diagnoosi saamiseni;

b. järgida raviarsti ja Terviseameti antud juhiseid;

c. korraldada kõigi temaga vähemalt päev enne haigussümptomite ilmnemist kontaktis olnud, sh samadel koosolekutel viibinud, isikute teavitamine positiivse diagnoosi saamise kohta.

21. COVID-19 positiivse diagnoosi saanud isikutega lähikontaktis olnud isikutel tuleb:

a. teavitada oma otsest juhti võimalikust lähikontaktist COVID-19 positiivse diagnoosi saanud isikuga;

b. teha kahe nädala jooksul kokkuleppel otsese juhiga maksimaalselt kaugtööd;

c. vältida COVID-19 tõkestamisega seotud tegevustes (sh koosolekud) osaledes lähikontakti teiste inimestega;

d. jääda haigussümptomite ilmnemisel isolatsiooni;

e. järgida raviarsti ja Terviseameti antud juhiseid.

22. Leppida kokku, kuidas asutuses teavitatakse teenistujaid töökorralduse muudatustest.

23. Asutuse juhil kehtestada ajutised töökorralduse reeglid, millega reguleeritakse eriolukorrast tulenev ja asutuse tööspetsiifikast lähtuv töökorraldus.

24. Kõik eeltoodud suunised kehtivad kuni uute suuniste andmiseni.

Täiendav info:

1)     Patsiendi koduse ravi juhend COVID-19 korral Terviseameti lehel.

2)     Soovitused koduses isolatsioonis või karantiinis olevale inimesele.

3)     Koroonaviirust ja eriolukorda puudutav info asub SIIN.

Personalitöö ja dokumendihalduse infokiri vol 7

Head kolleegid!

Uus personalitöö ja dokumendihalduse infokiri on taas teie eest! Värske, arvult seitsmenda infokirjaga toome teieni kuus postitust järgmistel teemadel:

HTMi riigivaraosakonna riigihangete peaekspert Urmas Jaagusoo on koostanud kokkuvõtte Riigikontrolli poolt läbiviidud hanketegevuse korralduse auditi tulemustest ning jagab teiega soovitusi, mida hangete planeerimisel ja korraldamisel silmas pidada.

Sarnaselt eelmisele korrale jätkame uute kolleegide tutvustamist, kes on infokirjade ilmumise vahelisel ajal tulnud tööle ministeeriumi perre või ministeeriumi haldusalasse personali- või dokumendihalduse valdkonda.

Arendamisel oleva riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) uue mooduli – “Isikuandmed” sisust ning valmimise etappidest annab ülevaate HTM haldusala personalitöö koordinaator Karit Eensoo.

Rubriigis “tööõiguse põhimõisted” oleme varasemalt selgitanud, mis on summeeritud tööaeg ning kuidas seda arvestatakse, oleme rääkinud põhjalikumalt töölepingu lõpetamisest, selle alustest, protseduurist ning asjaoludest, mida tööandja sel puhul silmas peab pidama, samuti tähtajalistest töölepingutest ning nende sõlmimise lubatavusest, vormistamisest ja pikendamisest. Käesolevad infokirjas võtame vaatluse alla tasaarvestuse teema töösuhetes. Teema kohta teeb ülevaate jurist Ragne Tsäkko.

Head tutvumist!